情報整理を適切に行うことは、膨大な量の情報が飛び交う近年のビジネスシーンで重要な能力です。そこで、情報整理をどのように進めれば良いのか、コツを知りたいという方は多いのではないでしょうか。
今回は、情報整理を行うメリットや効率的な進め方、情報整理に取り組む際の注意点についてわかりやすく解説します。情報整理に役立つツールも併せて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
収集した情報を整理する理由
情報は収集することが目的ではなく、活用することが本来の重要な目的です。収集した情報を適切なタイミングで有効活用できなければ、収集した意味がありません。
保有している情報を活かして成果につなげるには、収集した情報を整理して保管しておくことが重要なのです。
情報整理を行うメリット
情報整理をすべきことは必要だと理解ししていても、なかなか実行は難しいものです。ですが、実際に情報整理を行うことで得られるメリットがわかれば、始めるきっかけになるのではないでしょうか。ここでは、情報整理を行うメリットをご紹介します。
仕事の質が上がる
収集した情報を整理された状態で管理しておくことで、物事の背景や因果関係を把握しやすくなります。結果として的確な判断や意思決定ができるようになり、仕事の質が向上するメリットがあります。
情報を論理的にとらえられる
情報が整理されていれば、情報を論理的にとらえられるため、緊急度や重要度の優先順位をより的確につけられます。一見バラバラに見える情報と情報の関わりやつながりが、情報整理によって理解しやすくなるのです。
必要な情報が残る
情報整理を行うことにより、必要な情報を残して不要な情報を排除できるようになります。収集した情報のなかには、当面不要なものや優先順位の低い情報も含まれています。情報整理をすれば、シンプルでクリアな判断ができるようになるのです。
情報を視覚化できる
自身が把握している情報を人に伝えたり、説明したりする際に役立つことが大きなメリットです。収集した情報を整理することで理解度が高まり、表やグラフなど視覚的にわかりやすい表現へと変換することも可能になります。
業務効率が上がる
同じ時間に処理できる仕事量が増え、生産性の向上に寄与することも情報整理のメリットです。情報の取捨選択や優先順位付けを適切に実施できれば、効率良く業務を進められます。
社内資産になる
個々の従業員が収集した情報を社内資産として活用でき、チームや組織全体の仕事の質を高められることが大きなメリットです。情報が整理された状態で保管されていれば、収集した本人以外にも活用しやすくなります。
業務の属人化を解消
業務の属人化を解消し、組織的に業務を遂行していくためにも、情報整理が必要です。整理された情報にもとづいて業務を進められるようになれば、業務フローの標準化も実現しやすくなります。
イノベーションのきっかけになる
新規事業の立ち上げや新商品の企画など、イノベーションのきっかけにもなることも情報整理のメリットです。多くの情報を有効活用できる環境があれば、過去の知見や経験を活かして新たな発想を生み出せる可能性が高まります。
効率的な情報整理の方法とは？
情報整理を効果的に進めるにはどうしたら良いのでしょうか。それには、情報整理に役立つ取り組みを知り、適宜活用できるようにしておくことが大切です。
情報収集の範囲を決める
情報は集めれば良いというものではありません。収集すべき情報の範囲を決めておき、該当する情報を集めていくことが大切です。自身や組織にとって重要度の高い情報を意識する必要があります。
情報収集の目的を決める
収集する情報を何に活用するのかを事前に決めておくことも重要です。目的が明確になっていれば、収集すべき情報の種類や分野も自ずと絞られていきます。
例えば、特定の業務に利用することが目的であれば、条件に合致する情報かどうかが見分けやすくなるでしょう。
整理後のイメージを決める
情報整理が完了した後のイメージを決めておくことも大切です。あらかじめフォルダをカテゴリー分けしておくことで、これから収集すべき情報の種類が可視化されます。
収集すべき情報の全体像もつかみやすくなるため、整理後のイメージを先に決めておきましょう。
情報を取捨選択する
情報を取捨選択し、必要とする情報のみを選り分けて収集していくことも重要です。不要な情報の整理や分類に時間や労力を費やすことがなくなり、情報を効率良く収集・活用できます。
ルールを統一する
情報整理のルールを、統一しておくことをおすすめします。例えば、ファイル名のつけ方を統一することで、収集した日付や情報の概要を一目で把握できます。また、ルールが統一されていれば、情報を迅速に検索することも可能です。
利用者のフィードバックをもらう
情報を利用した、ほかのメンバーからフィードバックをもらうことも大切です。活用しづらいと感じた点や改善点を挙げてもらうことにより、誰もが利用しやすい管理・運用方法へとアップデートできます。
ツールを活用する
情報整理に役立つツールを活用するのもおすすめです。情報の保管場所やファイル名の付け方などを逐一ルール化しなくても、手順に従って作業すればツール上で情報を整理された状態で保管します。
表を使用してまとめる
収集した情報を文章化するだけでなく、表にまとめるのも情報整理に効果的です。表にすることで情報が一覧化されることに加え、数値などの意味や関係性がわかりやすくなります。
情報を収集した本人だけでなく、第三者にも理解しやすい形でまとめておきたい場合に有効です。
ロジックツリーを使用する
複数の情報をまとめるには、関連する項目を枝分かれした関係性で示すロジックツリーを使用することをおすすめします。情報と情報の関わり合いが可視化され、全体像を把握しやすくなるからです。同じカテゴリー内に大小さまざまな情報が混在しているような場合に有効な整理方法と言えます。
情報のタグやカテゴリーを最適化
情報のカテゴリー分けを決めておき、カテゴリーごとに統一されたタグをつけて保存することで、検索性が向上します。同一カテゴリーの情報を探しやすくなるため、関わりの深い情報を効果的に探すことが可能です。
暗黙知も集約
現状では言語化されていない個人の経験などにもとづくノウハウ「暗黙知」に関しても、できるだけ整理していくことが大切です。
個人が経験則として把握している情報のなかには、組織全体にとって有益なものが少なくありません。情報整理の推進をきっかけに、暗黙知を言語化してみてはいかがでしょうか。
情報整理を行う際の注意点
情報整理を進める際には、いくつか注意しておきたい点があります。情報整理を効果的に実践するためにも、下記の注意点に注意しておくことが重要です。
情報を集めすぎない
情報整理そのものに時間を要してしまい、ほかの業務を圧迫するようでは本末転倒です。情報収集の目的や必要な情報の種類を明確にし、対象を絞って情報収集を進めましょう。
分類を増やしすぎない
情報を分類して整理することは重要なポイントですが、細分化しすぎてしまうとかえって探しにくくなりかねません。情報を活用するシーンを想定し、適切な単位で分類しておくのがポイントです。
情報整理に利用可能なツール
続いては、情報整理に役立つツールを紹介します。各種ツールを活用して、情報整理を効率的に進めましょう。
Dropbox
「Dropbox」は、ファイルを安全に共有できるクラウドストレージです。フォルダ共有機能や通知機能を活用することにより、新たに追加・更新された情報を見分けやすくなります。複数名で情報を共有したい場合におすすめです。
Evernote
「Evernote」は、テキスト情報をはじめ、画像や文書ファイルなどを共有できるクラウドツールです。ノートごとにタグを追加できるため、情報の検索性や一覧性を向上させる効果が期待できます。
flouu
「flouu」は、情報共有や文書管理が可能なクラウドツールです。ディレクトリ管理やラベル管理といった多彩な文書管理機能を備えているため、単に情報を集約するだけでなく、後から利用しやすい形でまとめられます。
Google Keep
「Google Keep」は、Google アカウントで利用可能なクラウドメモツールです。カレンダーアプリと連動させることでリマインダーを設定したり、ラベル機能を利用して情報をカテゴリー分けして整理したりできます。
Scrapbox
「Scrapbox」は、メモやノートを保存・整理できるクラウドツールです。作成したメモを URL で共有できるほか、複数名での共同編集にも対応しているため、情報を追加・更新しながら活用していきたい場合に活用できます。
Stock
「Stock」は、ノート機能・タスク管理機能・メッセージ機能が集約されたクラウドツールです。社内の情報を Stock に集約することにより、情報を一元管理できます。ノートはカテゴリーごとにフォルダ分けできるため、チームやプロジェクト単位で情報を整理したい場合にも効果的です。
ナレカン
「ナレカン」は、社内のナレッジを一元管理できるクラウドツールです。社内 Wiki や FAQ、マニュアルなど、さまざまな用途に活用しやすい形でナレッジを蓄積できます。社内メンバーに質問できる機能もあるので、暗黙知も含めてナレッジを活用したい事業者さまにおすすめです。
Slack
インテリジェント プロダクティビティプラットフォームの「Slack」も、情報整理のツールとして役立ちます。情報整理には Slack の canvas というスペースを活用すると効率的です。議事録や資料などのリソースを canvas に集約していくことによって、必要なタイミングで素早く情報を見つけられます。
チャンネルやダイレクトメッセージ内で専用の canvas を作成することもできるため、チーム内での情報共有にも最適です。
情報整理のレベルアップで仕事の質向上を図ろう
情報整理は、仕事の質の向上を図るうえで、重要なポイントと言えます。情報整理の仕方にはさまざまな方法がありますが、情報整理そのものにできるだけ時間や手間をかけずに、後から活用しやすい形で情報を保管していきましょう。
今回ご紹介した情報整理の方法や注意点を参考に、ぜひ情報整理のレベルアップを図ってください。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。