会議や商談の日程を調整するのは、手間と時間がかかるもの。メールで社外の人と調整を行う場合は、ビジネスマナーに気をつけることも求められます。一方、社内の会議などの日程調整なら、日程調整ツールやビジネスチャットを活用して、もう少し気楽に調整を進めているという人も多いのではないでしょうか。このようなツールを活用して日程調整することは、時間の無駄をなくし、業務を効率的に進めるうえでも賢明なやり方です。
ここでは、日程調整に必要なビジネスマナーや配慮すべき点、日程調整を依頼する際のメールの書き方について解説します。また、日程調整ツールやビジネスチャットを使った、スムーズな日程調整方法についても見ていきましょう。
ビジネスの現場で日程調整が必要な場面とは？
ビジネスで日程調整が必要になるのは、どのような場面でしょうか。まずは、代表的な例をご紹介します。
社内外の会議やミーティング
日程調整で最も頻度が多いのは、社内の複数のメンバーを集めて行う会議やミーティングの調整ではないでしょうか。最近は対面だけではなく、ウェブ会議を開く機会も増えています。
1 対 1 での打ち合わせなら 2 者間のみの調整で済むため、都合も合わせやすいはずです。しかし、複数人が参加する会議やミーティングでは、全員の都合を聞きながら調整するため、やりとりの作業も増えてしまいます。
一方、取引先など社外の人も加わる会議は、できるだけ社外の人の都合を優先するなどの配慮も必要です。 3 社間の調整ともなれば、さらに煩雑さが増します。
クライアントとの商談
営業部門では、商談やセールスなどの日程調整も重要な業務です。クライアントに不快な印象を与えないよう、言い回しに配慮しながら、都合の良い日時について伺いを立てる必要があります。
面識のない相手や重役クラスの人との調整となれば、より一層の気配りが求められます。また、クライアントの都合が二転三転することで、日程変更やキャンセルなどが発生しやすく、日程調整業務の負荷が大きくなりやすい傾向もあります。
採用活動の面接
採用活動では、複数人の応募者との面接の日程調整が必要です。日程調整が首尾よくできなければ、優秀な人材を獲得するチャンスを逃したり、採用活動が長期化したりするケースも考えられます。また、日程調整に時間がかかりすぎてしまえば、採用担当者が本来行うべき業務に支障が出るような事態になりかねません。
メールを使った日程調整のコツ
日程調整によく使われているメール。ここでは、スムーズな日程調整を行うための、メールの書き方の例をご紹介します。
ひと目で内容がわかる件名を書く
メールの件名は、ひと目で内容がわかるものにしましょう。本文を読まなければ要件がわからない件名のつけ方は NG です。
下記は、クライアントに営業訪問の日時調整を依頼する際の件名の一例です。
本文には端的に、目的・所要時間・候補日がわかるように書く
メールの本文には、目的・所要時間・候補日時を明記して伝える必要があります。クライアントに営業訪問の日時調整を依頼する際には、下記のような文面にするといいでしょう。
候補日時はあらかじめ複数用意し、相手の都合に配慮を
候補日時は、 3 つ程度を必ず挙げるようにしましょう。日時を 1 つだけ指定するのは、相手の都合を考えていないように受け取られかねません。
日時を 1 つだけ指定すると都合が合わない可能性が高くなり、再度候補日時を調整して知らせなければならず、手間も余計にかかってしまいます。
日程調整の依頼は余裕を見て、2週間前くらいに連絡
提案する候補日がメールを送信した日からあまりに近いと、日程の都合がつかない可能性も高くなります。相手がメールを確認するのがいつになるのかわかりませんし、近々の日程だとすでに予定が入っている可能性もあるためです。
少なくとも翌週、一般的には翌々週くらい先を候補日として挙げるようにしましょう。あまり先すぎるのも問題ですが、多忙な相手にお伺いを立てる場合は、 1 ヵ月後くらいがちょうど良いケースもあります。
また、日程の調整が完了した後は、必ずお礼と日時決定を知らせる返信をします。さらに、前日までにリマインドのための確認メールを送ることも忘れないようにしましょう。
日程調整ツールを使いこなそう
社内会議やイベントの日程調整を行う際、メール以外の方法としてよく利用されているのが、日程調整ツールです。日程調整ツールとは、会議など複数人が参加するイベントの日程調整を自動化するツールです。
日程調整ツールにはさまざまな種類があり、料金体系や機能も少しずつ異なります。パソコンやスマートフォンを使って指定された URL にアクセスし、指定された、あるいは自動的に抽出された候補日に対して、自身の都合を◯✕形式で入力すると、全員の都合が合う日時が決定されるのが一般的で、どのツールも概ね類似した機能を持っています。
ほかにも、「 Google カレンダーなどと連携して日程候補日のリストアップを自動化できる」「 Web 会議ツールと連携してスケジュール確定後、 URL が自動発行される」といった機能を持つツールもあります。
なお、日程調整ツールを利用するメリットには、下記のようなものがあります。
日程調整ツールは、社内の会議の調整に便利
日程調整ツールは、社内の会議やミーティングの日程を決めるのによく使われています。 Web 会議も含めて、定期・不定期の会議やミーティングを頻繁に行う者同士の日程調整には非常に使い勝手が良いためです。
社内のやりとりでは、議事や会議のテーマ・目的がすでに共有されていることも多く、社外への打診ほど形式張った文面も必要ありません。ですから、会議のたびにメールで工数をかけてやりとりするのは時間の無駄になりがちです。
その点、日程調整ツールを使えば簡単に参加者の都合を確認でき、調整にかかる時間も減らせて効率的です。
なお、商談のアポイントメントなどに日程調整ツールは使えないのかといえば、そういうわけでもありません。メールに、下記のような一文を載せて日程調整を依頼することができます。
ただし、相手によってはこうしたツールを使い慣れていないケースも想定されます。商談のお願いをする側の都合を押しつけるのは、ビジネスマナーとしても失礼にあたる場合があります。
依頼する相手の状況を勘案し、通常のメールでのやりとりにするか、日程調整ツールを使うかを決めるといいでしょう。
ビジネスチャットも日程調整にうまく活用すると便利
頻繁に開催される会議や打ち合わせの日程調整には、メールを使うよりもビジネスチャットを使ったほうがコミュニケーションをとりやすく簡単です。
参加者が少ないイベントの日程調整なら、チャンネル内のメッセージで候補日時を複数挙げて、それぞれの都合を聞くだけでも事足りるかもしれません。挨拶文なども不要で、複数人で同時コミュニケーションができるので、日程を決めるのにも手間がかかりません。あるいは、候補日時ごとに違う絵文字をつけてメッセージを送り、参加者は絵文字のみで返事をするという、ごく簡単なリアクションで決を採る方法もあります。
なお、 Slack には、外部ツールとの連携機能があります。 Slack 上で Google カレンダーなどのスケジュール管理ツールや、 Simple Poll などのアンケートツールと連携して日程調整をすることも可能です。
社外の人を含む大勢の参加者がいる場合も、やはり日程調整ツールを使うと便利な場合もあります。 Slack 内に社外の人が参加するチャンネルを作成し、そのチャンネルの中のチャットで日程調整用の URL を知らせてやりとりするような方法です。
メッセージを送って呼びかけながら日程調整作業を進められるので、スピーディーかつスムーズに日時が決まります。会議やミーティングだけではなく、飲み会やゴルフコンペなどの、業務以外の日程調整にもカジュアルに使うことができるでしょう。
日程調整ツールやビジネスチャットを活用して、日程調整をスムーズに
ビジネスの日程調整にはメールを使うのが一般的ですが、頻繁に調整を要するものは、日程調整ツールやビジネスチャットを利用するほうが簡単かつ効率的です。
日程調整にいつも時間や手間がかかりすぎるというお悩みがあるなら、メール以外の方法も積極的に取り入れてみてはいかがでしょうか。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。