Slack で仕事のスケジュールをもっと柔軟に

非同期的に仕事を進めることは、もはや海外出張時や海外拠点のメンバーと仕事をする場合に限った話ではありません。そうした仕事の進め方は、働く場所が多様化したチームやリモートチームが成功するためにも重要です。実際、毎週の定例会に参加している人の帰属意識は、デジタルチャンネルで非同期的に進捗報告を受けている人よりも低いことがわかっています。

メリットはほかにもあります。Harvard Business Review によると、非同期的に仕事を進めると、アイデアを早い段階で共有し、積極的にフィードバックを受ける傾向にあることがわかりました。これは、完成したものを出すというプレッシャーが減るためです。

メンバー 1 人ひとりの働き方や好みを把握するのは時間がかかりますが、それを待たずにできることもあります。そこでこの記事では、タイムゾーンに関係なくスムーズにコラボレーションを行うために Slack で今日からできることを 5 つ紹介します。

1.自分の状況をメンバーに知らせる

Future Forum の調査によると、ポジティブなリモート体験を構成する大きな要因の 1 つは、「9 時 5 時」の定時概念から解放された柔軟なスケジュールで働けることだとわかりました。ただし柔軟なスケジュールでうまく働くには、いつ仕事しているのか（いないのか）をチームに知らせる必要があります。

Slack のおやすみモードの設定は、チームにステータスを共有するための最も効果的な方法の 1 つです。こうすれば、あなたが離席中で通知が届かないことを示すステータスアイコンが表示されます。ほかのメンバーがあなたに DM を送信したりチャンネル内でメンションしたりすることは可能です。実際に離席しているわけではなくても、プロジェクトに集中したい時はいつでも、ユーザーメニューから通知を一時停止することもできます。

Google カレンダーや Outlook の予定表などのアプリを連携させてスケジュールを管理し、状況をチームに知らせることもできます。どちらのアプリも、予定の最中や終了時に Slack のステータスを自動更新します。また、1 日のスケジュールを知らせるリマインダーが毎朝届くほか、会議の詳細が変更された際に通知を受け取ることも可能です。

2.スタンドアップ・ミーティングを Slack 上で行う

毎日のスタンドアップ・ミーティングは、メンバー全員がそれぞれの状況を把握するのに役立ちます。でも、わざわざ正式な会議を開く必要はありません。視覚的な操作で定型的なプロセスを自動化できるワークフロービルダーを使えば、毎日または毎週のスタンドアップ・ミーティングを Slack 上で開催できます。そうすれば、パースから東京まで世界中にいるメンバーがそれぞれ都合のよい時に、整理されたスレッドに各自の状況を投稿できるようになります。

誰もが自分のペースで、ほかメンバーの状況を確認できるほか、全員のタスクをあとから検索できるので、仕事の重複が発生することもありません。

3.会議をせずフィードバックをもらう

デザインの最新案に対するフィードバックを受ける、記事のアイデアを募集する、チームメンバーに新しいプレゼン資料の確認を依頼するなどの場合は会議が増えがちです。でも Slack なら、会議を開かなくても必要な情報が手に入ります。例えばワークフロービルダーを使ってフィードバックを集めてみましょう。そうすれば各自が都合のよいタイミングでレビューできるため、効率よくフィードバックを集めて仕事を進めることができます。

使い方は簡単。レビュワーがあらかじめ指定された絵文字でメッセージにリアクションすると、フィードバックの手順が基本的なフォームで届きます。フィードバックが終わると、依頼したメンバーは自動のダイレクトメッセージを受け取ります。

4.大規模な会議をオンデマンド視聴に切り替える

部門の全体会議や、さまざまな部門の関係者が参加する大きな会議を計画するのは、同じタイムゾーンでもスケジュールの調整が大変です。会議の内容が主にリーダーからの共有や報告であり、参加者とのやり取りが最小限で済む場合は、録画という手もあります。

関連する Slack チャンネルで、録画を会議のまとめとともに共有し、全員のカレンダーで任意の「視聴タイム」を設定します。ただし、その時間に視聴するかどうかや、まとめを読むかどうか、または別の時間を取るかどうかは本人に任せましょう。

よくある質問を追加する場合 : 元のメッセージのスレッドで質問を募集して、回答しましょう。

5.画面の録画を通して手順やデモを共有する

メンバーのデスクまで出向いて問い合わせへの回答やサポートができない時は、Loom の出番です。Slack 用 Loom アプリは、Slack チャンネルで話し合ってきた新しいコンセプトを説明したり、新しい製品機能の簡単なデモを共有したりする時にビデオスニペットを作って送信できます。

例えば、ダブリンオフィスのメンバーに、コンテンツ管理システムでブログ記事のフォーマットを設定する複雑な手順を教えるとしましょう。こんな時でも、カレンダーでお互いの都合が合う時間を探すのではなく、手順を説明しながら画面とパソコンのカメラを同時に録画するだけです。録画したビデオを Slack で共有すれば、相手は都合のよい時にそのチュートリアルを何度でも確認できます。

ほかにも、チームの働き方を見直す方法を知りたいですか？インクルーシブな職場環境を実現し、つながりを生み出すヒントを参照してください。