Un emploi du temps plus flexible avec Slack

Désormais, travailler de manière asynchrone n’est plus réservé aux déplacements professionnels internationaux ou aux échanges avec l’équipe de la zone Asie-Pacifique. C’est un facteur de succès essentiel pour les équipes à distance : les salariés qui assistent à des réunions hebdomadaires ont un sentiment d’appartenance plus faible que ceux qui sont informés en différé via les canaux numériques.

Il y a aussi d’autres avantages. Selon Harvard Business Review, les salariés ont tendance à partager leurs idées dès le début et à bien accueillir les premiers retours lorsqu’ils travaillent de manière asynchrone, car cela réduit la pression liée à la présentation d’un travail impeccable.

Connaître les méthodes et habitudes de travail de chaque membre de votre équipe peut prendre du temps, mais voici cinq conseils que vous pouvez appliquer dès aujourd’hui dans Slack et qui simplifieront la collaboration, quel que soit votre fuseau horaire.

1. Faites savoir si vous êtes présent ou absent

Les recherches de Future Forum indiquent que la possibilité de se libérer des horaires de travail traditionnels et d’adopter un emploi du temps plus flexible est l’un des aspects les plus appréciés dans le télétravail. Mais pour que ces horaires plus flexibles fonctionnent, vous devez faire savoir à vos collègues si vous présent(e) (ou absent(e)).

Les paramètres Ne pas déranger de Slack sont très utiles pour limiter les attentes et éviter la frustration chez vos collègues. Ces derniers peuvent continuer de vous envoyer des messages directs (MD) ou de vous mentionner dans les canaux de conversations, mais un indicateur leur signalera que vous êtes absent(e). De votre côté, vous ne serez plus interrompu(e) automatiquement. Vous pouvez également suspendre temporairement les notifications depuis le menu Utilisateur lorsque vous avez besoin de temps pour vous concentrer sur vos projets.

Les applications telles que Google Agenda et Calendrier Outlook vous aident à garder un œil sur vos onglets lorsque vous travaillez et à faire savoir à votre équipe que vous êtes occupé(e). Les deux applications mettront automatiquement à jour votre statut dans Slack pendant et après un événement planifié. De plus, elles vous enverront un rappel le matin pour vous montrer votre emploi du temps de la journée ainsi que des notifications en cas de changement d’horaire des réunions.

2. Organisez vos points d’équipe dans Slack

Les points d’équipe quotidiens aident les équipes à rester coordonnées en fonction du travail de chacun, mais elles n’ont pas besoin d’être formelles. Utilisez le Générateur de flux de travail pour transférer vos points d’équipes dans Slack. Il s’agit d’un outil visuel qui permet aux utilisateurs Slack d’automatiser les tâches quotidiennes. Aux quatre coins du monde, les collaborateurs peuvent ainsi publier dans un canal Slack l’avancée de leur travail quand ils sont disponibles.

Tout le monde peut suivre l’avancée du travail de ses collègues, et vous disposerez d’un historique consultable des tâches de chacun afin de veiller à ce que personne ne travaille sur la même chose.

3. Collectez les retours d’expérience sans organiser de réunion

Vous organisez des réunions pour avoir l’avis de collègues sur votre dernier graphisme, recueillir des idées pour un article ou demander à votre équipe de vérifier votre nouvelle présentation. Or, vous pouvez simplement utiliser Slack pour obtenir les informations dont vous avez besoin. Essayez d’utiliser le Générateur de flux de travail pour collecter les avis en continu afin que chaque collaborateur puisse vérifier en même temps ce qui lui convient le mieux tout en continuant à prendre des décisions.

C’est simple : lorsqu’un collaborateur réagit à un message avec un émoji que vous aurez prédéfini ensemble, il reçoit un formulaire pour donner son avis. Une fois ce dernier envoyé, la personne à l’origine de la demande recevra automatiquement les réponses dans ses messages directs.

4. Enregistrez vos réunions importantes pour qu’elles puissent être visionnées

Les réunions générales à l’ensemble d’un service ou avec des partenaires pluridisciplinaires sont difficiles à programmer, même lorsque les fuseaux horaires sont identiques. Si la réunion consiste à écouter les dirigeants présenter des changements récents et nécessite peu d’interaction avec le public, essayez plutôt de l’enregistrer.

Partagez l’enregistrement ainsi qu’un récapitulatif écrit dans le canal Slack pertinent, et proposez un « horaire de visionnage » sur le calendrier de chaque personne concernée. Laissez-les décider si elles souhaitent visionner la réunion générale pendant le créneau horaire alloué, lire le récapitulatif ou bien trouver un autre moment pour regarder la vidéo.

Vous souhaitez inclure des questions-réponses ? Posez des questions et répondez-y dans un fil de discussion à partir du message d’origine.

5. Partagez des instructions ou des démonstrations via des enregistrements

Lorsque vous ne pouvez pas passer au bureau d’un collègue pour l’aider ou répondre à sa question, utilisez Loom. L’application Loom pour Slack convient parfaitement à l’envoi d’extraits vidéo. Il peut s’agir d’un nouveau concept dont vous avez discuté dans un canal Slack ou d’une démo rapide d’une fonctionnalité sur un nouveau produit.

Imaginez : vous expliquez à l’un de vos collègues de Dublin les étapes de mise en forme d’un article de blog dans votre système de gestion des contenus. Au lieu de chercher un créneau horaire qui vous convient à tous les deux, enregistrez simplement votre écran avec votre caméra frontale pendant que vous décrivez chaque étape. Partagez la vidéo sur Slack, et votre partenaire pourra visionner votre tutoriel autant de fois qu’il le souhaite et à l’heure qui lui convient.

Vous cherchez d’autres idées pour réinventer les méthodes de travail de votre équipe ? Consultez nos conseils pour améliorer l’intégration et créer des liens.