Abre la puerta a horarios de trabajo más flexibles con Slack

Trabajar de forma asíncrona ha dejado de ser una rareza reservada a los viajes de empresa transcontinentales o a la colaboración con alguien del equipo de APAC. Resulta vital para el éxito de los equipos distribuidos y remotos: lo cierto es que el sentimiento de pertenencia de los trabajadores que asisten a reuniones semanales sobre el estado se resiente con respecto al de aquellos que reciben actualizaciones del estado de forma asíncrona a través de canales digitales.

Pero también aporta otras ventajas. Según Harvard Business Review, la probabilidad de que los empleados aporten ideas y acepten comentarios de buen grado en las etapas iniciales es mayor cuando trabajan de forma asíncrona, ya que la presión para presentar un trabajo pulido es menor.

Averiguar la forma de trabajar y las preferencias de cada uno de los miembros de tu equipo puede llevar un tiempo. No obstante, si pones en práctica desde ya en Slack estos cinco consejos, conseguirás que la colaboración sea más fluida, independientemente del huso horario.

1. Informa a los demás de tu disponibilidad

Según un estudio de Future Forum, uno de los factores más decisivos para que la experiencia con el teletrabajo resulte positiva es la capacidad para despojarse de la rigidez del horario de oficina y, en su lugar, trabajar con un horario más flexible. Sin embargo, para que el horario flexible funcione, tienes que avisar a los demás de cuándo estás disponible (y cuándo no).

Los ajustes de No molestar de Slack representan una de las formas más eficaces de definir las expectativas con tus compañeros. Los demás podrán seguir enviándote mensajes directos o mencionándote en los canales, pero verán un indicador de que estás ausente y no se te interrumpirá automáticamente. También puedes pausar temporalmente las notificaciones desde tu menú de usuario siempre que necesites tiempo para centrarte en los proyectos.

Aplicaciones como Google Calendar y Calendario de Outlook también puede ayudarte a organizarte el tiempo y a informar a tu equipo de las franjas horarias en las que no estarás disponible. Ambas aplicaciones actualizarán automáticamente tu estado en Slack durante todos los eventos programados en cuanto estos concluyan. Además, te enviarán un recordatorio por la mañana que te mostrará tu agenda para todo el día y te mandarán notificaciones si cambian los detalles de alguna reunión.

2. Traslada las reuniones de sincronización a Slack

Las reuniones de sincronización diarias ayudan a los equipos a permanecer al tanto del trabajo que está haciendo todo el mundo, pero no requieren reuniones formalizadas. Al trasladar a Slack la reunión de sincronización diaria o semanal mediante el creador de flujos de trabajo, una herramienta gráfica que permite a cualquier usuario de Slack automatizar procesos rutinarios, los miembros del equipo desde Ciudad de México hasta Valencia pueden publicar lo que están haciendo en hilos de la conversación ordenados como mejor les venga.

Todo el mundo puede examinar a su propio ritmo los quehaceres que tienen ocupados a sus compañeros, y dispondrás de un historial consultable de las tareas de todos, gracias a lo cual te asegurarás de que nadie esté trabajando en lo mismo.

3. Recibe comentarios sin necesidad de reuniones

Recibir comentarios sobre tus últimos diseños, recabar ideas para un artículo, pedirle a tu equipo que revise tu nueva presentación de marketing..., todo eso suele traducirse en más reuniones, pero se puede obtener toda la información que necesitas usando únicamente Slack. Prueba a usar el creador de flujos de trabajo para reunir comentarios continuamente, de manera que todos puedan opinar al mismo tiempo sobre lo que les pareció mejor, y favorecer al mismo tiempo la toma de decisiones.

El mecanismo es simple: cuando alguien reacciona a un mensaje con el emoji que elijas, se le enviarán instrucciones paso a paso (mediante un formulario básico) para que comparta su opinión. Cada vez que alguien envía sus comentarios, la persona que los pidió inicialmente recibe las nuevas respuestas de forma automática por medio de mensajes directos.

4. Convierte las reuniones más grandes en un vídeo a la carta

Las reuniones generales de todo un departamento o las puestas al día generalizadas con colaboradores interdisciplinares resultan difíciles de planificar, incluso sin husos horarios que entren en conflicto. En lugar de eso, si la reunión se centra en escuchar las novedades de los líderes y exige una interacción mínima por parte del público, prueba a grabarla.

Comparte la grabación con un resumen por escrito en el canal de Slack pertinente y programa una “franja horaria de visualización” opcional en los calendarios de todo el mundo, pero déjales decidir si prefieren verla durante el intervalo asignado, leerse el resumen o ver el vídeo en otro momento.

¿Quieres incluir un turno de preguntas? Pídeles que planteen todas las preguntas en un hilo derivado del mensaje original y contéstalas allí.

5. Comparte instrucciones o demostraciones mediante grabaciones de pantalla

Cuando no puedas pasarte por el escritorio de algún compañero de equipo para ofrecerle ayuda o contestarle alguna pregunta, recurre a Loom. La aplicación de Loom para Slack es excelente para enviar extractos de vídeos como, por ejemplo, sobre un concepto nuevo que hayáis estado comentando en un canal de Slack o una breve demo de una función nueva de algún producto.

Imagínate que le quieres enseñar a alguien que está en Dublín el complejo proceso de darle formato a una publicación de blog mediante tu sistema de gestión de contenidos. En lugar de buscar un hueco en el calendario que os venga bien a ambas partes, puedes simplemente grabar tu pantalla y una cámara que te enfoque a ti al mismo tiempo a medida que narras el proceso. Comparte el vídeo resultante en Slack y tus compañeros podrán volver a ver el tutorial tantas veces como deseen y en su propio huso horario.

¿Buscas otras formas de reinventar la manera de trabajar de tu equipo? Consulta nuestros consejos para mejorar la inclusividad y crear vínculos.