Mit Slack flexiblere Arbeitszeiten unterstützen

Asynchrones Arbeiten ist keine Seltenheit mehr, die nur bei transkontinentalen Geschäftsreisen auftritt oder wenn man mit Kollegen und Kolleginnen aus anderen Zeitzonen zusammenarbeitet. Für geografisch verteilte Projekt-Teams und Remote-Teams ist asynchrones Arbeiten der Schlüssel zum Erfolg. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an wöchentlichen Statusmeetings teilnehmen, fühlen sich weniger zugehörig als jene, die asynchron Status-Updates über digitale Kanäle erhalten.

Es gibt noch weitere Vorteile. Der Harvard Business Review zufolge ist es wahrscheinlicher, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die asynchron arbeiten, neue Ideen mit anderen teilen und frühzeitiges Feedback begrüßen, da der Druck geringer ist, perfekte Ergebnisse zu liefern.

Es kann zwar eine Weile dauern, die individuellen Arbeitsstile und Vorlieben der einzelnen Teammitglieder herauszufinden, aber die folgenden fünf Dinge, die du sofort in Slack umsetzen kannst, gestalten die Zusammenarbeit über mehrere Zeitzonen reibungsloser.

1. Kollegen und Kolleginnen informieren, wann du verfügbar bist (und wann nicht)

Studien des Future Forum zeigen, dass einer der größten Faktoren für eine positive Erfahrung mit Remote-Work die Möglichkeit ist, sich von geregelten Arbeitszeiten zu verabschieden und stattdessen flexiblere Arbeitszeiten einzuführen. Aber damit dieser flexiblen Arbeitszeiten funktionieren, müssen die anderen wissen, wann du verfügbar bist und wann nicht.

Die Einstellungen für Bitte nicht stören in Slack gehören zu den effektivsten Methoden, um bei Kolleginnen und Kollegen die richtigen Erwartungen zu schüren. Sie können weiterhin DMs senden oder dich in Channels erwähnen, aber ihnen wird angezeigt, dass du abwesend bist, und du wirst nicht automatisch bei dem unterbrochen, was du tust. Wenn du Zeit brauchst, um dich auf Projekte zu konzentrieren, kannst du Benachrichtigungen auch vorübergehend über dein Benutzermenü pausieren.

Apps wie Google Kalender und Outlook-Kalender können ebenfalls dabei helfen, deine Arbeit zu organisieren und dein Projekt-Team darüber zu informieren, wann du nicht verfügbar bist. Beide Apps aktualisieren während und nach einem geplanten Ereignis automatisch deinen Slack-Status. Zusätzlich erhältst du eine morgendliche Erinnerung mit dem gesamten Zeitplan des Tages und Benachrichtigungen, wenn sich Meeting-Details ändern.

2. Stand-up-Meetings zu Slack verlegen

Tägliche Stand-up-Meetings helfen Projekt-Teams dabei, zu wissen, woran alle arbeiten, sie sind aber keine formellen Meetings. Verlege dein tägliches oder wöchentliches Stand-up-Meeting zu Slack. Nutze dafür den Workflow-Builder, ein visuelles Tool, mit dem alle Slack-Benutzerinnen und -Benutzer Routineprozesse automatisieren können. So können Teammitglieder von München bis Berlin in einem übersichtlichen Thread posten, woran sie gerade arbeiten.

Alle können in ihrem eigenen Tempo nachschauen, was ihre Kolleginnen und Kollegen gerade tun, und du hast einen durchsuchbaren Verlauf aller Aufgaben, um sicherzustellen, dass niemand an derselben Sache arbeitet.

3. Feedback ohne Meeting

Wenn du Feedback zu deinen neuesten Designs erhältst, Ideen für einen Artikel einholst oder dein Projekt-Team bittest, dein neues Pitch Deck zu überprüfen, führt das normalerweise zu mehr Meetings – aber du kannst die benötigten Informationen auch einfach in Slack erhalten. Verwende Workflow-Builder, um laufend Feedback zu sammeln, damit alle dann teilnehmen können, wenn sie Zeit haben, und so in den Entscheidungsprozess eingebunden sind.

Es ist ganz einfach: Wenn eine Person auf eine Nachricht mit einem Emoji deiner Wahl reagiert, erhält sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung in Form eines einfachen Formulars, um Feedback zu geben. Sobald das Feedback eingereicht wurde, erhält die Person, die es ursprünglich angefordert hat, automatisch neue Antworten über eine Direktnachricht.

4. Aus großen Meetings On-Demand-Videos machen

Die Planung von abteilungsübergreifenden Mitarbeiterversammlungen oder der aufwendigen Abstimmung mit funktionsübergreifenden Partnern ist selbst ohne große Zeitunterschiede oft schwierig umzusetzen. Wenn sich das Meeting auf Updates von Führungskräften konzentriert und nur minimale Interaktion mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern erfordert, solltest du es lieber aufzeichnen.

Teile die Aufzeichnung mit einer schriftlichen Zusammenfassung im entsprechenden Slack-Channel und plane eine optionale „Zeit zum Ansehen“ in den Kalendern aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein. Aber überlasse es ihnen, ob sie sich die Mitarbeiterversammlung im empfohlenen Zeitraum oder später ansehen oder ob sie nur die Zusammenfassung lesen.

Möchtest du Fragen und Antworten hinzufügen? Erkundige dich, ob es Fragen gibt, und beantworte diese in einem Thread zur ursprünglichen Nachricht.

5. Anleitungen oder Demos mithilfe von Bildschirmaufnahmen teilen

Wenn du nicht zum Schreibtisch eines Teammitglieds gehen kannst, um Hilfe anzubieten oder eine Frage zu beantworten, solltest du Loom in Erwägung ziehen. Die Loom-App für Slack eignet sich hervorragend zum Versenden von Video-Snippets, z. B. eines neuen Konzepts, das in einem Slack-Channel besprochen wurde, oder einer schnellen Demonstration einer neuen Produktfunktion.

Angenommen, du bringst jemandem im Büro in Dublin bei, wie man in deinem Content-Management-System einen Blog-Beitrag formatiert. Anstatt lange nach einem gemeinsamen Termin im Kalender zu suchen, kannst du einfach deinen Bildschirm und deine Frontkamera gleichzeitig aufnehmen, während du den Vorgang erklärst. Teile das entstandene Video über Slack, und der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin kann sich dein Anleitungsvideo so oft wie gewünscht ansehen, und zwar in der eigenen Zeitzone.

Willst du wissen, wie dein Projekt-Team noch besser zusammenarbeiten kann? Sieh dir unsere Tipps für mehr Inklusivität und zur Stärkung zwischenmenschlicher Beziehungen an.