コラボレーション

マネージャーのためのリモートワークマニュアル

オフィスの外でも信頼を築き、すべてを見える化するための実践ガイド

Slack チーム一同作成2020年3月12日イラスト: PeteRyan

リモートワークというのは一見、働き方の理想郷のように思えます。通勤時間は短くなり(あるいはなくなり)、柔軟性が増し、生産性さえも高まるように見えるからです。

しかし、まさにこれからリモートワークを始める場合や、一時的にリモート体制に移行しているという場合は、慣れるまである程度の時間がかかります。マネージャーの場合は特にそうです。メンバーの状況が把握できるのかと心配になるかもしれません。一方でメンバーは、オフィスにいれば自然に起こる対面でのコミュニケーションがなくなるため、孤立感を強めてしまう可能性があります。

でも心配はいりません。ちょっとした対策と計画で、マネージャーはリモートチームをうまく管理することができます。今 Slack でも世界中のチームが日々リモートワークをしています。そのなかには当然ベテランマネージャーもいます。私たちはそんなマネージャーたちから、メンバーの居場所に関係なく信頼や透明性、パフォーマンスを高めるヒントを集めました。チームのリモートワーク移行をスムーズなものにするために、ぜひ参考にしてください。

1.つながる機会を作る

リモートワークに慣れないうちは、「コーヒー買いにいかない?」と言ってくれる同僚がいないことや、静まりかえった自宅にいるのは落ち着かないもの。こんな状況でもチームのまとまりを感じられる方法があります。

  • 雑談用に #team-random という Slack チャンネルを作る。これで雰囲気が和やかになるだけでなく、何でも共有する文化が作れます。チーム内の業務用チャンネルだと、たとえ雑談が発生してもトピックに合う内容に留めておくべきですが、#team-random 内であれば冗談を言い合っても大丈夫です。
  • チーム会議を個人的な共有から始める。メンバーの自宅をバーチャルツアーでまわったり、大事にしているものの写真を見せたり、思い出の品をお披露目したり。お互いを知るちょっとした機会を作ることで、太く大切な絆がチームのメンバー間に芽生えます。
  • 小さな成功を祝う。在宅勤務になったからといって、仕事の成果を称えたり、誕生日を祝ったり、楽しい時間を一緒に過ごそうとするのを控えなければいけないということはありません。おすすめは、1 日の終わりにバーチャルハッピーアワーとして「Zoom で乾杯」の時間を作ること。各自が好きな飲み物を用意して Zoom 会議に参加し、それぞれが達成した仕事を順番に披露してみましょう。簡単な方法ですがみんなのモチベーションアップにつながります。

上に挙げた方法はオフィスにいる時は不自然に感じてしまうことかもしれませんが、リモートワークではメンバーを安心させるのにとても有効です。また、定例の 1 対 1 での確認やチーム会議は続けるようにしましょう(ただし、その会議が不要なことに気づいたらすぐにキャンセルを!)。

2.メンバーのリモートワークが順調か確認する

メンバーにとって、長期に及ぶリモートワークは未知の領域です。リモートで行う最初の 1 対 1 の会議で少し時間を取り、メンバーがどんな調子でいるかを確認しましょう。その際におすすめなのは次のような質問です。

  • リモートワークで楽しんでいることは?
  • 不安に思っていることは?
  • リモートワークのどんな面が自分にとっていい機会になりそうか?
  • この期間中、マネージャーからのどんなサポートがあれば一番役に立ちそうか?
  • リモートでの働き方について、マネージャーに誤解されていると感じることは?

3.常に連絡を取れるようにする

リモートワーク中のメンバーには、定例の進捗共有以外の場面でもサポートされているとわかっておいてほしいもの。オフィスにいた時、マネージャーのデスクに立ち寄って気軽に質問していたのであればなおさらです。Slack では業務時間帯を設定できるので、その間メンバーがマネージャーのところに気軽に「立ち寄って」Zoom で話すことができるようになります。プライバシーを確保したければ Google カレンダーのアポイントメント機能を使えますし、Zoom のリンクを使って、誰でも参加できる会議を設定することも可能です。

ほかにもやりたいのは、毎日話しかけたい相手、つまりオフィスであれば日常的に顔を合わせる人たちをチェックリストに入れること。朝一番やお昼の休憩時などに、「調子はどう?」とメッセージしてみましょう。

4.わかりやすさを追求する

「やりすぎ」ぐらいにコミュニケーションして、誤解をなくしましょう。自分には当然のことでも、相手も同じだと想定するのは危険です。たとえちょっとくどいと思っても、自分の意図はわかりやすく丁寧に説明しましょう。みんながあなたと同じ情報を持っているわけではありません。チームメンバーにもリモート移行前より密なコミュニケーションが求められることを考えると、マネージャーが率先することは大切です。その際に役立つポイントをまとめました。

  • 見直し、見直し、見直し。自分の意図がきちんと伝わるかどうか、メッセージを送信前に何度も読み直しましょう。
  • 投稿の最後に、不明点を残さないための質問をする。例えば、「何か抜け漏れはありますか?」「ほかに情報を追加したい人はいますか?」などと聞いてみましょう。
  • 1 対 1 の Slack チャンネルを使う。ダイレクトメッセージの通知は集中したい時に邪魔になることもあるため、必要なときにだけ使うようにしたいもの。そんな時におすすめなのが 1 対 1のチャンネルを作ること。そうすれば、それほど急ぎではないメッセージをいつでも残しておくことができます (サイドバーには「未読」と表示されますが、うんざりするほど通知が来ることはありません)。
  • 具体的に。「確認しましょう」とか「いいですね、進めてください」などというフレーズが出てきたときは、物事をはっきりさせるベストなタイミングです。確認するのは誰でしょうか?それはいつ、どこで?あらゆるアクションアイテムについて、オーナー、チャンネル、期限をはっきりさせることをおすすめします。

5.時間ではなく、成果を重視する

リモート管理の際は、メンバーが費やした時間よりも成果を重視するよう考え方を変える必要があります。メンバーが日中どこにいるかを心配する代わりに、離れていても評価しやすい明確な目標を与えるようにしましょう。

  • Slack で進捗を共有するメンバーにはチームのチャンネルで、その週の成果を投稿したり、障害や関連業務を共有したり、完了報告をしたりしてもらいましょう。そうすれば、チーム全体で各自の作業が見えやすくなり、重複を避けることができます。
  • Slack でカスタムステータスを設定する周りが騒がしくて電話を取れないかもしれない時は、その状況が他の人にもわかるようにしましょう。また邪魔されたくないときには、集中モードに入っていることをチームのメンバーに知らせることもできます。

6.いつでも電話できることを忘れずに

オフィスで一緒にいる時、私たちは言葉以外でも大事なコミュニケーションを取っています。スレッドやディスカッションが複雑になってきたり、感情がヒートアップしたり、あるいは会話に入るべき人が取り残されたりしていたら、会話をいったん「休止」して、対面でのやり取りに切り替えましょう。すぐに通話を始めるには以下のショートカットを使うのが便利です。

  • /call と入力すると、Slack 通話を相手またはチャンネルにかけることができます。
  • /zoom と入力すると、Zoom の会議用リンクが作成され、該当のチャンネル内またはダイレクトメッセージ内のユーザーが誰でも参加できます。

なんだかんだ言っても、マネージャーがチームのことを一番よくわかっています。チームの原動力やメンバーの働き方についてこれまで見てわかってきたことを総動員し、一番有効だと思う方法でメンバーをサポートしてください。

この記事で取り上げた情報は、Slack の Sar Warner、Amy Dearking、Jen Mingo、Rob Campbell によって提供されました。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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