コラボレーション

テレワーク社員の従業員エンゲージメントを高めるには?

時差を越えてチームをつなぎ、パフォーマンスを高めるためのシンプルな方法

執筆者 : Slack Team2018年11月21日イラスト: Josh Cochran

テレワーク社員という言葉はかつて、距離が離れたオフィスにいる社員や、組織の中心とのつながりがほとんどない社員について使われていました。しかし、テクノロジーの進歩と新たなコラボレーションツールの誕生により、テレワークは個人とビジネスの双方にとって便利で生産的な選択となりました。よく引用される Gallup の調査によると、アメリカ人の 43% はテレワークを行っており、週に 4 ~ 5 日間テレワークをする社員の数は 2012 年から 2016 年までの間に 24% から 31% に増加しました。このことからわかるのは、テレワーク社員は働く場所にかかわらず、チームの中心にさえなりうるものだということです。

テレワークはとても合理的です。テレワークできるということは、もっと自由に働けるということです。例えば、社員が数日多く自宅で過ごしたり、フリーランサーが複数の企業のプロジェクトの間でバランスを保ったり、ほかの国や時間帯で働く社員やチームが連携したり。さらに、企業が世界中の有能な人材とつながることができるということは、雇う側と雇われる側の両方にとってメリットです。

テレワークには多くのメリットがある一方、スタッフを孤立させてしまうリスクもあります。スタッフが孤立すると、チームのパフォーマンスや社員の定着に深刻な悪影響を与えかねません。そこで今回は、テレワーク社員やチームの意欲を効果的に保つためのヒントを紹介します。

テレワークにおける課題

本質的に、テレワーク環境は会社活動の中心から物理的な距離があります。そのため、チームランチ、同僚の誕生日のお祝い、たわいもない会話など、メンバーがチームとしての意識を持つきっかけとなる非公式な場面に身を置く機会が少なくなります。つまり、組織内で本来感じられる意識が持てないということです。最近の調査でも、社員の 85% がリモートの仲間との距離を縮めたいと思っていることがわかっています。孤立による影響は社内の人間関係だけにとどまりません。従業員エンゲージメントも打撃を受けるのです。

Gallup の説明によると、エンゲージメントの高い社員は「仕事や職場に自分が深く関わっていると感じ、熱意を持ち、コミットして」います。これらすべては、会社や社員間に透明性があるという確信から生まれるものです。しかし残念ながら多くの組織において、社員はリーダーによる情報共有が十分でないと感じています。実際、55% の経営者が「自社の透明性はとても高い」と思っているのに対し、そう思う社員はたったの 18% でした。

明確さや文脈が欠けていると社員は自分が蚊帳の外にいるように感じ、最終的にはエンゲージメントを失い、自分の意見を言わないようになってしまいます。『ダイアローグスマート : 肝心なときに本音で話し合える対話の技術』の共著者である Joseph Grenny 氏と David Maxfield 氏は研究のなかで、職場に関する懸念を上司に伝える前に数日間溜めているテレワーク社員が 84%、問題について 1 週間以上共有しないと答えた人が 47% いることを発見しました。

コミュニケーションにおけるこのような隔たりは、長い目で見ると生産性や社員の気力を低下させるおそれがあります。マネージャーからのフィードバックが十分でない場合、社員は「感謝されていない」と感じ、仕事を辞めたいと思う可能性が 2 倍になります。また、テレワークのチームとスムーズに連携できないと、ビジネスの最終的な利益に影響するでしょう。毎年、労働者がエンゲージメントを失い生産性が低下する(仕事に頻繁に遅刻する、シフトを完全に休む、ほかの人にネガティブな影響を与えるなど)ことで、アメリカ経済は最大 6,050 億ドルもの損失をこうむっています。

テレワーク社員をチームに巻き込むには

テレワーク社員がオフィス内にいるスタッフと同じように大切にされていると感じられるようにするためには、組織内のコラボレーションを増やす仕組みが必要です。情報へのアクセスやコミュニケーションしやすい方法を用意することは、エンゲージメントの促進に欠かせません。そしてこれは、想像するほど難しいことでもありません。

オープンなコミュニケーションを優先させる

テレワークチームのエンゲージメントを向上させる簡単な方法の 1 つは、社員がマネージャーや同僚からすばやい対応を得るためのコミュニケーションチャンネルを使用することです。しかし、定期的にチェックインすることは社員だけに求めることではありません。テレワーク社員の 46% は、最もよいマネージャーは頻繁にチェックインする人だと考えています。これでもかというほどコミュニケーションを取り、コラボレーションツールを活用して会話がオープンに流れるようにしましょう。

グループ内で頻繁に情報をアップデートしたり、匿名のフィードバックアンケートを実施したりすれば、テレワーク社員はタイミング悪く発言してしまうのではという無駄な心配をせず自分の意見を伝える機会が得られ、仲間の一員だという感覚を持つことができるようになるでしょう。

おしゃべりの時間を作る

ビデオ通話はちゃんとした会議の時だけ設定しがちですが、電話やビデオでの会話は仕事以外のトピックについてテレワーク社員と話す、またとない機会です。趣味や興味について話したり、あまり公式ではない場面で会社のプロセスについて意見を聞いたりすれば、デジタルな職場においてコミュニティという感覚を生み出す助けになります。オフィスにいる社員にビデオ会議にするよう頼むことも、テレワーク社員の疎外感を取り除く助けになります。

成功を褒める

毎日挨拶をすることや、共有のコミュニケーションチャンネルで定期的にチェックインすることは、テレワーク社員に感謝を示す効果的な方法です。その際、具体的で意義あるフィードバックや評価をもとにして貢献や成果を褒めるなら、その効果を最大化することができます。

誕生日や仕事での記念日などの個人的なマイルストーンを覚えておき、簡単でも親切なメモやカードを社内チームから送ることは非常に効果があります。ちょっと珍しい社内イベント(GitHub の社内 #toasts フォーラムなど)と一緒に面白いニュースを共有するのもよいでしょう。社内の文化をデジタルの職場へと広げていくことは、テレワーク社員にチームの一員であると感じさせ、エンゲージメントを保つために不可欠です。また、職場の文化にこのようなちょっとした楽しみを加えることで、すべての人が居心地よく感じます。

うまく一緒に働く方法を考え、共有する

別の大陸や時間帯にいるチームメンバーとコミュニケーションを取ることは、締め切りのあるプロジェクトに取り組んでいる場合はとりわけ難しいかもしれません。しかし、リモートのチームとコラボレーションをする効果的な方法があります。そのためには何よりも、デジタルの職場の期待値を設定すること。チームメンバーの稼働に関するガイドラインやスケジュールを作成し(コラボレーションツールによっては個別のプロフィールやステータスを作成し、自分の場所をみんなに伝えることができます)、テレワーク社員が質問に必ずしもすぐに返答できるとは限らないことをチームにリマインドしましょう。そしてもちろん、会議のメモ、ビデオやその他の共有用ドキュメントを専用チャンネルで共有して、従業員が自分の時間に確認できるようにすることもできます。

場所を問わず、チームはチーム

会社は、その文化によって説明できます。そして、テレワーク社員がその文化から疎外されていると感じてしまうと、従業員エンゲージメントと生産性に深刻な悪影響を与えてしまうおそれがあります。遠くにいる社員とつながることに圧倒されることがあるかもしれません。しかし、チームに「チーム」という感覚を持たせるのに役立つ、職場向けコラボレーションツールやエンゲージメントについてのテクニックはたくさんあるのです。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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