コラボレーション

オンライン会議の究極ガイド 2020

離れているチームメンバーと効果的なオンライン会議を行う方法

執筆者 : Deanna deBara2021年1月2日

最近はオフィス内の別の場所にいる人と同じくらい、国内の別の場所(または世界の別の場所)にいる人と仕事をすることが多くなりました。そのため、オンライン会議を行う方法や、オンライン会議が効果的な理由、さらに自分のチームで効果的なオンライン会議を行う方法についてしっかり理解しておくことは大切です。

オンライン会議がすでにチームの日常ワークフローの一部になっているとしても、その効率を最大限に高めるのは難しいものです。最適なオンライン会議ツールを選ぶ方法は?会議が終わる前に、話し合うべきことすべてを網羅できたことをどう確認すれば?オンライン会議がうまくできるのか不安でも心配はいりません。ここではメンバーの働く場所がバラバラのチームで効果的なオンライン会議を行うためのポイントをすべて紹介します。

自分のチームに合うオンライン会議ツールを選ぶ

オンライン会議をパッと簡単に、よりコラボレーションを促進するようなものにするためのテクノロジーはたくさんあります。大切なのは、自分のチームにとって最適化なツールを見つけることです。

オンライン会議ツールを選ぶ時は、次の点を考えてみましょう。

このオンライン会議を成功させるために必要な機能は?

新製品についてのアイデア共有では、全員の反応が見えるようにしたい?ビデオ会議ソフトウェアを試してみましょう。プレスリリースのために全員が共同で作業する必要がある?Google ドキュメントのようなツールがよいでしょう。プレゼンテーションやデモを全員リアルタイムで見たい?それなら、画面共有ソフトウェアは必須です。

重要なのは、「適切な」ツールはチームのニーズに応じて異なるということです。ただすべてのチームは異なるとはいえ、少なくともビデオと音声の両方の機能を持つオンライン会議ツールはどのチームにも役立ちます。調査によれば、コミュニケーションの 55% はボディーランゲージで、38% は声の調子で伝わります。どちらの点も、オンライン会議で協調的な雰囲気を作り出すのに必要です。

オンライン会議に参加する必要がある人数は?

1 対 1 のバーチャルチャットに最も効果的なツールが、異なる時間帯で働く 20 人のリモートワーカーとの会議にもぴったりとは限りません。そんな時は大勢のメンバーがスムーズに会議に参加できるようなソフトウェアを選びましょう。

テクノロジーによってオンライン会議の効率を高めるには?

職場のテクノロジーは、プロセスを円滑にして情報にアクセスしやすくしたり、メンバーが重要な仕事に集中したりするためのものであるべきです。そこで、オンライン会議用ツールを選ぶ時には、画面共有や録画など役立つ機能があるかを確認しましょう。こうした機能によって、会議後に会議の内容をメンバーと共有できるだけでなく、会議中にメモ取りに必死で集中できないということも避けられます。

効果的なオンライン会議の基盤を築く

対面のチームで仕事をする場合は、手を止め、雑談をし、関わりを持つ機会が 1 日の中でたくさんあります。そのようなちょっとした会話やつながりによって一体感が築かれると、会議の雰囲気にも影響します。メンバーは自分も関わっているという実感が得られ、安心して意見を伝えたり、建設的なフィードバックを提供したりできるようになります。ある研究によれば、自分の笑い話や失敗談をチームに話した社員は、そうしなかった社員に比べ、ブレインストーミングでアイデアを出す確率が 26% も高くなりました。職場のメンバーと友達になるとよい影響があることも、十分証明されています。

しかし、リモートメンバーにはそのような機会があるとは限りません。そのため、リーダーやマネージャーは積極的にそうした機会を作り出す必要があります。チームメンバーのほとんどが話したり会ったりしたことのない場合、皆の前で発言や議論をしづらいものです。そのため、定期的なオンライン会議をチームのワークフローに組み入れる前に、皆が気軽にコミュニケーションを取り合えるようにすることが重要です。

そのためにおすすめなのが、「バーチャル雑談」の場を作ること。決められた会議とは別に、チームメンバーがお互いに知り合い関わり合うことができるオンラインの共有スペースです。リモートチームにオンラインで交流するためのスペースを提供することで得られるメリットには次のようなものがあります。

  • 直接顔を合わせたことがない人と、デジタルチャンネルを通じて気軽に(少なくとも、前ほど気まずくなく)コミュニケーションできる
  • チームメンバーや、その専門知識を知ることができる
  • 地理的な場所に関係なく、それぞれ対等なメンバーであり、チームに不可欠な一員であると感じられる
  • 会議の前に、コミュニケーションスタイルや視点の違いで起こりかねない問題を見極められる

バーチャル雑談は、特定の場所(Slack チャンネルなど)や、定例イベント(毎日のビデオチェックインや毎週のバーチャルハッピーアワーなど)で行ってもよいでしょう。会議の前にチームがつながり知り合うことができれば、スムーズなオンライン会議の基礎を築くのに役立ちます。

スケジュールを調整してリモート会議を設定する

リモートスタートアップの組織戦略およびバーチャル職場文化の拡大に特化した、コーチング・コンサルティング企業 CollabsHQ の CEO 兼共同創業者 Bryant Galindo 氏は、「オンライン会議は、誰もがそれぞれの状況においているべき場所から参加できます」と言います。とはいえ、会議の場に全員を集める方法を探すのは簡単でないかもしれません。特に、複数のタイムゾーンにまたがるリモートチームと会議を行う場合はなおさらです。

全員が同じ時間に集合するには、全員のタイムゾーンに合った時間枠を探します(例えば、ロンドン、ニューヨーク、ロサンゼルスにメンバーがいる場合、理想的な時間はアメリカ西海岸時間の午前 9 時です。ニューヨークでは午後 12 時、ロンドンでは午後 4 時になるからです)。リモートチームに最適な時間枠を選択するのに役立つツールはたくさんあります。

  • Every Time Zone では、便利なスライダーを使って、異なるタイムゾーンの時刻を確認することができます。
  • Timeanddate.com の World Clock Meeting Planne では、それぞれのメンバーがいる場所を入力すると、会議時間を提案する表が作成されます。
  • Worldtimebuddy では、自分とチームメンバーの場所を追加すると、それぞれの場所の時刻を示す表が作成されます。

可能であれば、前もって会議のスケジュールを決めておくのがベストです。連絡がしっかり行き渡れば、スケジュールがかち合うことは少なくなるでしょう。それでも、ぎりぎりになって会議を開く場合に備えて、チーム全員が重なる時間帯を空けておくようにします。そうすることで急遽会議を開くことになった時、何千マイル離れていても同じ(バーチャル)スペースに集まることができます。

アジェンダを設定して、オンライン会議のガイドラインをまとめる

予定したオンライン会議を効率的、また効果的に行うには、アジェンダを作る必要があります。

「成功しているオンライン会議には前もってアジェンダが設定されていて、出席者は話し合う内容をわかっています。アジェンダがなければ、何を行おうとしているかを把握するだけで 15~20 分過ぎてしまうでしょう」と、Galindo 氏は指摘します。

どんなオンライン会議でも、次の内容を含む、明確な会議アジェンダを作成することが重要です。

  • 主なテーマ
  • 会議の流れ(各テーマをいつ、どのくらい話し合う予定か)
  • 出席予定のチームメンバーやチーム
  • 各チームメンバーや各チームが会議のために準備しておくこと
  • 関連ドキュメント、ファイルまたは調査結果

会議のアジェンダと同じくらい重要なのが会議のガイドラインです。これは、オンライン会議の際にチームに求められるルールと期待値を定めたものです。

「会議では、全員が求められていることに関する明確なガイドラインを把握し、会議の場で行うことや、バーチャルスペースを管理する方法についてわかっているようにしましょう」(Galindo 氏)。

例えば、皆が自由に発言できるのか、それともリーダーが発言する人を指名するのか。常に全員がカメラに映る必要があるのか、それともプレゼンテーションする人だけでいのか。ほかの人が発言している間、マイクをミュートにすべきなのかどうか。

会議のアジェンダとガイドラインを明確に決めておく(そして、それを最低でも 24 時間前にチームに送る)ことで、オンライン会議を開く前に全員が同じ認識を持てるようになるでしょう。

オンライン会議のエチケット

会議によって「ルール」は異なるとはいえ、スムーズにオンライン会議を行うために皆が守るべき基本的なエチケットがあります。

次のようなルールは、オンライン会議エチケットの基本項目と考えましょう。

  • 会議で全員を紹介して、全員が関われるようにする
  • ほかの人がプレゼンテーションを行っている最中にスマホを見ない
  • ほかの人が発言しているときに遮らない(または割り込もうとしない)
  • 会議の前にすべてのテクノロジー(カメラ/ビデオ、Wi-Fi、画面共有など)をテストしておく
  • アジェンダを読んでおき、準備して出席する
  • オンライン会議中にほかのタスク(メールチェックなど)を行わない
  • すべての通知をオフにし、スマホがサイレントモードになっていることを確認する
  • すべてのメンバーが、不必要な邪魔が入らない静かな場所にいるようにする

迷ったらとにかく礼儀を示すようにしましょう。オンライン会議ではほかの場合と同じように、誰もが聞いて欲しい、見て欲しい、尊重して欲しいと思っているのです。

オンライン会議でリモートメンバーの積極的な参加を促す

スケジューリングからアジェンダの設定、適切なエチケットまで、ここまでで取り上げた点すべては、オンライン会議を進める上で重要です。それでも、実際の会議にチームが積極的に参加していないのなら、こうしたことはすべて無駄になってしまいます。

そこで、チーム全体が初めから終わりまでオンライン会議に積極的に参加できるようにするためのヒントを紹介します。

気さくに会話をする時間を取る

会議を始める前に数分間、気兼ねないやり取りをすることで、会議を効果的に行うために必要な親近感を築くことができます。ビジネスの話し合いに移ってからも、チームが積極的に参加するようになるのです。

Galindo 氏は次のように言います。「バーチャル環境では、顔を合わせたやり取りがなく、信頼や親近感を生み出すために倍の努力が必要になることをしっかり意識する必要があります」。

会議の最初の数分を使って、全員の状況を尋ねたり、情報を伝えたり、オフィスの様子について話したりしましょう。これはエンゲージメントを高めるだけではなく、文化を強化し、チームとの関係を深めることができます。

全員に自己紹介してもらう

会議の出席者が多い場合、1 人ひとりを把握するのが難しくなるかもしれません。開始時点(特に誰かが発言やプレゼンテーションをする前)で全員に自己紹介してもらえば、異なるチームのメンバーでもお互いを把握し、会議での役割を知ることができます。

全員に自己紹介してもらう

会議に出席して、なぜ自分が呼ばれたのかわからなかったという経験があるかもしれません。

各出席者に明確な目的が与えられていないなら、チームのエンゲージメントは簡単に損なわれてしまいます。会議の前に、チーム全員に仕事が割り当てられていることを確認します。例えば、チームメンバーの 1 人にはブレインストーミングで挙がる質問を書き出してもらい、別のメンバーには話し合いの要点をメモしてもらい、さらに別のメンバーにはプレゼンテーション中のスライドの進行を管理してもらうとよいでしょう。

会議中にリモート社員の参加を促すのに役立つタスクとは次のようなものです。

  • インタラクティブなもの。リアルタイムに貢献し、会議やほかのメンバーと関わり合う必要のあるタスク。
  • わかりやすいもの。タスクが複雑すぎると、チームは会議に実際に参加することよりも、タスクの理解に時間が奪われてしまいます。
  • やり続けるもの。各メンバーのタスクは、会議中にやり続けなければならないものが理想的です。そうすることで、「一度やったら終わり」という任務を割り当てられるよりも、最初から最後まで参加し続けることができます。

全員に仕事を与えれば、メンバーは会議で積極的に役割を果たすことができ、アクションの一部に加わっていると感じられます。受け身の聞き手になるだけでは、想像通り退屈でつまらない時間になるでしょう。

オンライン会議で内向的な人を取り込む

積極的に発言するタイプでない人も含め、すべてのメンバーがオンライン会議に参加できるようにすることは大切です。

「進行者の役目は、全員を励まして自信を持たせることだけでなく、発言の苦手な人に安心感を与えるスペースを作ることでもあります」と、Galindo 氏は言います。

会議で発言の苦手なメンバーがいる場合、意見を述べる平等な機会を全員に与えるような形式がよいでしょう。例えば、議題についての見解や経験を全員がそれぞれ 5 分ずつ発表するといった方法です。

チームの誰かが発言しようとしているものの、外交的なチームメンバーに埋もれてしまっていることに気づいた場合、発言する時間を分配します(そして、チームのほかのメンバーが耳を傾けるようにします)。それでもオンライン会議で発言したがらないチームメンバーもいることでしょう。その場合は 1 対 1 の話し合いの時間を作り、オンライン会議を参加しやすい場とするにはどうしたらよいか、その人の意見を尋ねることができます。さらによいのは、会議のあとにアイデア、意見、提案を書き込むことのできる、オンラインの共有スペースやドキュメントを用意することです。

内向的な人の声もほかの人と同じように価値があるものの、オンライン会議でそれを引き出すには進行役にいくらか努力が必要になるでしょう。

オンライン会議のフォローアップ

会議を効果的なものとするには、会議が終わったときに全員が明確な目標を持っている必要があります。全員がわかっておくべきことは次の点です。

  • 提出物と次のステップ
  • 各項目やタスクをフォローアップする責任者
  • 提出物の期限
  • 次回の会議や進捗確認の日程

主催者なら、会議がうまくいったかどうか出席者に確認することは、フォローアップの大事な一部を忘れないようにしましょう。カジュアルに 1 対 1 で話してもいいですし、簡単な匿名のフィードバック調査を行ってもよいでしょう。出席者の意見を聞くことで、今後会議を全員にとって参加しやすい効率的なものとする方法について、幅広いアイデアを得ることができます。

リモートチームとのオンライン会議のプロになる

オンライン会議を効果的に行うことはとても難しく思えるかもしれませんが、心配はいりません。このガイドに従えば、2 人チームでも 10 人チームでも、チームメンバーが 5 マイル先にいても 5,000 マイル先にいても関係ありません。ここで紹介した情報を活用すれば、自信を持って、生産的なオンライン会議を行えるでしょう。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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