ビジネスシーンでは「会議」と「ミーティング」のどちらも用語として使われます。ですが、両者がどう違うのか明確に説明できる方は少ないかもしれません。実は、会議とミーティングには明確な違いがあるのです。
今回は、ミーティングを実施する目的や効率的な進め方について解説します。会議とミーティングとの違いを押さえて、ミーティングの時間を有意義なものにしていきましょう。
会議とミーティングはどう違う？
初めに、会議とは何か、ミーティングとは何かを整理します。両者の違いを理解するためには、異なる点や共通する点を押さえておくことが大切です。
会議とは結論を出す多めの議論
会議とは、今後の方針を定め結論を出すために議論を交わすことを指します。話し合うべき議題に対して意思決定を求められるのが会議の大きな特徴です。そのため、会議には意思決定権を持つ人が参加するケースが多く見られます。
なお、会議にはさまざまな種類があります。主な例は次のとおりです。
ミーティングとは情報共有などを目的とした話し合い
ミーティングとは、関係者間で情報共有を図ったり、コミュニケーションをとったりすることを主な目的とする話し合いのことです。何らかの意思決定をするケースもありますが、意思決定が必ずしも目的ではない点が、会議との大きな違いと言えます。基本的には、チームやタスク単位の少人数で、現状報告や意思統一を図るための場ととらえてください。
なお、ミーティングの例としては、次が挙げられます。
会議とミーティングの共通点
会議とミーティングは目的が大きく異なるとはいえ、両者には共通点もあります。主な共通点は「目的を明確にして実施すること」「時間を決めて行うこと」「話し合った内容を記録に残すこと」の 3 点です。
ルールを守りながら会議とミーティングを目的に応じて使い分けていきましょう。
ミーティングの具体的な目的
ミーティングの主な目的は情報共有やコミュニケーションですが、実際のミーティングではもう少し具体的な目的があります。ここでは、ミーティングを行う具体的な目的を確認しておきましょう。
アイデアを引き出す
複数のメンバーが集まって話し合うことで、新たなアイデアが生まれやすくなります。1 人では思いつかなかった発想から、さらに新しいアイデアが生まれるケースもあるでしょう。各メンバーのアイデアを引き出すことは、ミーティングを実施する目的の 1 つと言えます。
進捗報告や情報共有を行う
タスクの進捗状況や現状の情報共有を行うことも、ミーティングの重要な目的です。その場に集まったメンバーには情報が確実に伝わるため、チーム内での周知を徹底したい場合にも役立ちます。
意思決定をする
チーム内での作業の進め方など、小さな意思決定であればミーティングで行うケースがあります。特に実作業に関する意思決定は、実務担当者が集まってミーティング内で決定されるケースが多いでしょう。
課題について意見交換をする
チームや部署が抱えている課題について、メンバーが意見交換を行う場としてミーティングが活用されることがあります。ほかのメンバーの意見を聞くことによって相互理解を深めるとともに、より良い解決方法を各自が考えるきっかけにもなるでしょう。
ミーティングを効率的に進めるには？
ミーティングは、単にメンバーを招集して話し合えばいいというものではありません。効果的にミーティングを進めるには、次の点を押さえておくことが重要です。
参加メンバーを厳選する
ミーティングに参加するメンバーは、話し合うテーマに直接関係する人に絞りましょう。テーマと関わりの薄い人が含まれていると、話が脱線しやすくなったり、話を聞いているだけの時間になったりするおそれがあります。
ミーティングの目的を明確にする
何のためにメンバーを集めて何を話し合うのか、目的を明確にしておくことが大切です。情報共有を図りたいのか、アイデアを出し合いたいのか、あるいは意思決定をしたいのかなど、目的が参加者に伝わっていないと雑談に終始してしまう可能性があります。
アジェンダを共有する
短時間のミーティングであっても、何を話し合うのかを簡単なアジェンダを準備しましょう。準備したアジェンダを事前に共有しておくことで、参加者は意見や考えをまとめたうえでミーティングに臨めるからです。
進行役を用意する
ミーティングを効率的に進めるには、あらかじめミーティングの進行役を決めておきましょう。テーマに沿って話し合いが進んでいるか、話題が逸れていないか、予定時間内に収まっているかを進行役が管理することで、目的に沿ったミーティングを実施しやすくなるからです。
意見交換をしやすくする
ミーティングでは各メンバーが自由に意見や考えを述べ合うことが大切です。ほかのメンバーの意見を否定しないようルールを定め、意見交換をしやすい環境を整えておきましょう。
報告や共有は事前に済ませる
ミーティング中に報告や情報共有をせず、可能な限り事前に報告や共有をしておくことをおすすめします。ミーティングだからこそ可能な話し合いに時間を使いましょう。
議題から脱線しない
あらかじめ決めた議題から脱線しそうになったら、進行役が中心となって話題を戻しましょう。話が脱線し続けてしまうと、何のための話し合いだったのかが不明確になりやすくなってしまいます。
ビデオ会議も活用する
離れた場所で就業しているメンバーと効率よくミーティングを行うには、ビデオ会議を活用するのが得策です。ミーティングのためにメンバーが移動する時間やコストを削減できます。
開催時間を決める
ミーティングは開催時間を決め、時間内に収まるように実施しましょう。だらだらと話し合いが続くようでは、ミーティングの効果が薄れてしまいます。時間を必ず守り、メリハリのあるミーティングにしましょう。
議事録を作成する
ミーティング終了後、簡易的でもいいので議事録を作成してください。議事録がミーティングで話し合った事項のエビデンスとなり、後日振り返りをする際に役立ちます。議事録は参加メンバーや関係者に共有し、いつでも見られるようにしておくことが大切です。
Slack を活用してミーティングを効率的に進めよう
ミーティングを効率よく進めるには、ビジネスチャットとしても知られるインテリジェント プロダクティビティプラットフォーム「Slack」の活用がおすすめです。Slack の具体的な活用方法を紹介します。
報告や共有は事前準備としてチャンネル投稿やクリップで行う
ミーティング前の報告・共有事項は、Slack のグループ投稿やクリップ機能を活用してメンバーに知らせましょう。事前に情報共有を図っておくことで、ミーティングの場では意見交換やアイデア出しに集中しやすくなります。
ワークフローやアプリ連携を活用する
Slack ではワークフロービルダーやアプリ連携を活用することにより、定型的なプロセスを自動化できます。定例ミーティングや定型業務を Slack に置き換えることにより、ミーティングの開催回数を減らせるでしょう。
突発的な対応や簡易的な相談はハドルミーティングで行う
業務上、即座に対応する必要がある状況や簡易的な相談事項が発生した際には、Slack のハドルミーティングで音声通話やビデオ会議を活用すると便利です。課題によってはミーティングを開催する必要がなくなり、スピーディに対応しやすくなります。
クリップやテキスト投稿などでさまざまなメンバーとコミュニケーションをとる
離れた場所や時差のある場所で働くメンバーとは、クリップ機能やテキスト投稿を活用して非同期のコミュニケーションを図りましょう。ミーティングは同じ時刻・同じ場所に集まらなければ開催できませんが、Slack を活用することで時間的・空間的な制約を受けることなく意思疎通を図れます。
議事録やリソースなどは canvas に集約し、社内のナレッジとして蓄積する
ミーティングの議事録や資料などは Slack の canvas に集約し、関係者に共有しましょう。canvas は文書内も含めて検索できるため、後日見返したい場合にも必要な情報を素早く探せます。議事録や資料を社内のナレッジとして蓄積するのに最適です。
生産性や業務効率化につながる有意義なミーティングを実践しよう
ミーティングと会議は異なりますが、開催する目的や時間を決めて実施すること、話し合った事項を記録に残すことなど共通点もあります。今回紹介したポイントを参考に、生産性や業務効率化につながる有意義なミーティングを実践しましょう。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。