リモートマネジメントは、リモートワーク環境下で社員をどのように管理していくかという課題を解決するものです。
今回は、リモートマネジメントの概要や目的のほか、効果的に進めるためのポイントについて解説します。リモートマネジメントの効果を高めるツールもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
リモートマネジメントとはリモートワークを活用した業務マネジメントのこと
リモートマネジメントとは、リモートワークを活用した業務に従事するメンバーのマネジメントのことを指します。
リモートワーク環境下では、オフィスに出社するワークスタイルには見られなかった課題が発生するケースが少なくありません。対面でのコミュニケーションや業務管理、勤怠管理などを、リモートワーク環境に合ったスタイルへと移行していく必要があります。
そのため、リモートワーク環境に適したマネジメントの手法も必要となり、リモートマネジメントという考え方が生まれたのです。
リモートマネジメントが注目される背景
リモートマネジメントが注目されるようになったきっかけは、リモートワークが広く普及したことにあります。お互いが物理的に離れた場所で就業するため、上司は部下が働いている様子や、現在取り組んでいる業務状況を確認できません。このような環境下でどうすれば適切なマネジメントが可能になるのか、多くの企業が悩みを抱えています。
また、リモートワークに限らず、働き方の多様化が進んでいることもリモートマネジメントが注目される要因のひとつと言えます。時差勤務や時短勤務、業務委託先などを適切に管理していくには、関係者全員が同じ場所、同じ時間に就業していなくてもマネジメントが可能な方法を確立しなければなりません。こうした背景から、リモートマネジメントの必要性が高まっているのです。
リモートマネジメントの目的
リモートワーク環境下においても、マネジメントに求められる機能や役割は通常のマネジメントと基本的には同じです。従来のマネジメントに求められる機能や役割に、「リモートワークにおいて」という条件が付加されるととらえてください。リモートマネジメントの目的として、主に次の 3 点が挙げられます。
従業員が安心して働ける場を提供
リモートワーク環境下では一人で仕事を進めることになるため、報告、連絡、相談などをしやすい仕組みを提供することが重要です。自分では判断できないことやわからないことを、ほかの従業員や上長に相談できる環境を整える必要があります。
従業員が成長できる場を提供
リモートワークであっても、通常の業務形態と同様に従業員が成長できる場を提供する必要があります。従業員にとって「今取り組んでいる業務が今後の成長につながる」と実感できるかどうかは、重要なポイントなのです。
今後のキャリアプランについて一緒に考える機会を設けたり、研修などの場を設けてスキルアップを図ったりすることで、従業員の成長を支援してください。
従業員の努力を正当に評価
リモートワーク環境下で、従業員の努力を正当に評価する方法を考える必要があります。業務に取り組む様子や成果に至るプロセスが見えにくくなることから、業務の成果を基準に評価する成果主義に偏ってしまうおそれがあります。結果による評価は一見すると公平な評価方法ですが、業務の特性によっては努力がすぐには成果につながらないケースもあるため注意が必要です。
リモートマネジメントの課題
リモートワークにおいては、対面のワークスタイルとは異なる課題が発生します。特に代表的な課題としては次の 6 つが挙げられますので、リモートワーク導入時にご注意ください。
コミュニケーションが減る
リモートワークでは、お互いが常に顔を合わせているわけではないため、コミュニケーション量が減少しがちです。最低限の業務連絡であればメールや電話でやりとりができるものの、あえてメールや電話で知らせるまでもない相談や確認事項、雑談などが交わしにくくなる点が課題と言えます。
チームに一体感がなくなる
リモートワーク環境下では、自分以外のメンバーがどのような状況で就業しているのか、直接目にすることがないため、チームの一体感が失われがちです。
意識的にオンライン会議の場を設けるなど、お互いの状況を伝え合うための工夫が求められます。
生産性やモチベーションが低下
従業員のモチベーションをどう管理していくかも、リモートワークにおけるマネジメントの課題と言えます。リモートワークに必要な環境をどの程度整えられるかは、人によって異なります。自宅のインターネット回線の速度が遅かったり、仕事用のデスクやチェアが設置されていない環境だったりすると、オフィスで仕事をする場合と比べて生産性が下がりかねません。また、一人で黙々と仕事をしていると、気が滅入ってしまうという人もいます。
業務プロセスが把握できず、労務管理や人事管理が困難
リモートワークでは、業務プロセスの把握が難しいため、労務管理や人事管理が困難になるおそれがあります。
例えば、ひとつの業務にどれだけの時間がかかっているのか、きちんと休憩時間が確保できているのか、確認する手段を用意しておく必要があるでしょう。
新入社員の支援が難しい
新入社員の支援をどのように進めるかも、リモートマネジメントにおける重要な課題です。新入社員が入社直後からリモートワークに従事した場合、研修や OJT といった業務支援が困難になる可能性があります。
結果として、「わからないことを聞きたくても聞けない」「放置されているように感じる」と新入社員が感じることは十分に想定できるでしょう。
部下の体調や業務中の行動を把握できない
上司が部下の様子を直接確認できないことも、リモートマネジメントで生じやすい課題のひとつです。体調不良で部下が十分なパフォーマンスを発揮できずにいるのか、単に手を抜いているのか判断できないことも想定されます。
部下にとっても業務が遅れれば、「サボっていると思われるのではないか」といった不安を感じてしまうかもしれません。リモートマネジメントでは、どのようにしてお互いの信頼関係を築いていくかが問われるのです。
リモートマネジメントを適切に行うためのポイント
リモートマネジメントを適切に行っていくには、どのような点を押さえておく必要があるのでしょうか。実践したいポイントをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目標や業務内容の明確化
リモートマネジメントを適切に行うには、リモートワークに従事する従業員の目標や業務内容を明確にしておくことが大切です。業務全体のプロセスや各自のパフォーマンスを総合的に評価するのは容易ではないため、各自が「何を」「いつまでに」進めるのかを詳細に決めておき、進捗管理を行う必要があります。
経営方針の浸透
オンライン会議などで従業員が経営方針に触れる機会を設けることも、リモートマネジメントには必要です。コミュニケーションの機会が少ないリモートワークでは、従業員が経営方針を現場に浸透させる機会は少なので注意してください。
業務分担や進捗状況の共有
リモートマネジメントを適切に行うためには、業務分担や進捗状況を随時共有する仕組みを整えておく必要があります。お互いが離れた場所で就業していると、誰がどのような業務を進めているのか、直接確認できません。チャットや業務管理ツールを活用し、従業員の状況をできるだけリアルタイムに近い形で確認できるようにしましょう。
情報セキュリティの管理
情報漏洩を防ぐための仕組みの構築と従業員への意識付けを徹底することも、リモートマネジメントには大切です。業務で使用する端末には必ずウイルス対策ソフトをインストールしておくことや、機密情報はクラウド上で管理し私物の端末には保存しないようルール化するなど、リモートワーク環境に即した情報セキュリティの管理を検討しておく必要があります。
リモートマネジメントの具体的な施策
リモートマネジメントを適切に行うポイントがわかったところで、具体的な施策に落とし込んでいきましょう。ここでは、リモートマネジメントの具体的な施策をご紹介します。
仮想オフィスに出社させる
リモートワークにおけるコミュニケーション不足の解決策として、仮想オフィスを活用する方法が挙げられます。仮想オフィスとは、社員がアバターとして出社し、仮想空間内でコミュニケーションをとることができるツールのことです。参加メンバーは「声かけOK」「声かけNG」といったステータスを設定することで各自の状況を伝えられるため、コミュニケーションがとりづらい問題の解決に役立ちます。
業務進捗を共有する
離れた場所で就業していて、誰が何をしているのかが目に見えないリモートワークでは、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを活用して、業務進捗を共有しましょう。
現在取り組んでいる業務とその進捗度合いが可視化されることで、進捗に遅れが見られるメンバーにチャットやビデオ通話で状況をヒアリングすることができます。これにより、大幅な遅延の発生を未然に防ぐことも可能です。
1 on 1 ミーティングの実施
直近の業務進捗や困っていることの相談は、上司と部下によるオンライン 1 on 1 ミーティングを定期的に実施することで解決できます。
1 on 1 ミーティングで認識の相違やモチベーションの低下を防止し、今後取り組みたいことやキャリアプランなどをキャッチアップしていくといいでしょう。
業務プロセスのログを残す
部下を正当に評価するために、どのようなプロセスで業務を進めているのか、履歴を確認できる仕組みを取り入れるのがおすすめです。どのように業務に取り組み、成果を出したのかが確認できれば、正当な評価ができます。
ですが、部下が「上司に監視されている」と感じることのないよう、趣旨や目的をきちんと説明する必要があるでしょう。
勤怠ログを取得して部下の業務過多を防ぐ
リモートワーク環境下では、仕事とプライベートの境界が曖昧になりやすいことから、働きすぎてしまう部下が現れる懸念があります。勤怠ログを取得し、勤務時間の実態を正確に把握していくことがリモートマネジメントでは重要です。
勤怠ログを確認して長時間労働の傾向が見られる部下に対しては、必要に応じて業務量の調整をするなどの配慮ができるようになります。また、オフィスに出社している時と同じように、手の空いているメンバーには適宜作業を割り振ることも可能です。
明確な評価制度の導入
既存の評価制度を見直し、リモートワーク環境に適した評価方法にしておくこともリモートマネジメントでは大切です。
評価項目や評価基準を明示することにより、従業員が「何にどれだけ取り組めば評価が上がるのか」を把握できるようにしておく必要があります。
適切なフィードバック
リモートマネジメントでは、評価制度と併せて定期的にフィードバックを実施する仕組みを取り入れることをおすすめします。
リモートワークでは、基本的に一人で仕事に取り組むため、自身がチームに貢献できているのか不安に感じる従業員も少なくありません。各自の役割と貢献できている点、今後の課題を定期的に共有することで、モチベーションの低下を防ぎましょう。
業務以外の交流の場を増やす
意識的に従業員同士の交流の場を増やしていくことも、リモートマネジメントでは必要です。オフィス出社時とリモートワークの違いのひとつに、ほかの社員と交流する機会が極端に少なくなります。同僚と言葉を交わすのが業務連絡のみといった状況では、お互いがどのような考えで仕事をしているのか見えなくなりがちです。そこで、業務以外の会話を交わす、「雑談タイム」などを設けるのもいいでしょう。
オンラインチャットツールの活用
短文でやりとりしやすいオンラインチャットツールを活用することも、リモートマネジメントに役立ちます。リモートワーク時の連絡手段がメールや電話に限られていると、コミュニケーションのハードルが高くなりかねません。チャットであれば気軽にコミュニケーションをとりやすくなりますし、絵文字やリアクション機能を活用して感情面も伝えられます。文字ベースのやりとりがメインになりやすいリモートワークでは、こうした感情を伝えるツールがコミュニケーションの潤滑油になり得るのです。
リモートマネジメントに Slack を活用しよう
リモートマネジメントを円滑に進めるには、インテリジェント プロダクティビティプラットフォームの Slack がおすすめです。Slack には、チャット以外にもさまざまな活用方法があります。
業務に関係する報告や共有は、チャンネル投稿やクリップで行う
日々の業務進捗など、報告や共有事項については Slack のチャンネル投稿やクリップで行うとリモートマネジメントに便利です。あらかじめ報告する項目や頻度を決めておくことで、報告する側や報告を受ける側の双方の負担を軽減できます。また、クリップには画像や動画をアップロードできるため、文字では伝わりにくい状況についても詳細に伝えられるため、リモートマネジメントには最適でしょう。
突発的な対応や簡易な相談は、ハドルミーティングを使って対応する
リモートワーク中に突発的な対応や、簡易な相談事が発生することも十分に想定できます。Slack のハドルミーティングを活用すれば、聞きたいことや伝えたいことを気軽に音声やビデオ通話で伝えられるでしょう。
チャンネルやダイレクトメッセージ（DM）から簡単にハドルミーティングに移行できるため、急ぎの対応が求められる際、有効なコミュニケーション手段となるはずです。
また、ハドルミーティングは 1 on 1 やフィードバックにも活用できます。
場所や働く時間帯が異なる従業員とも円滑にコミュニケーションをとる
Slack のクリップやテキスト投稿は非同期コミュニケーションのため、相手の状況が見えないリモートワーク時に適したコミュニケーション手段と言えます。連絡事項や確認事項を投稿しておくことで、相手が都合の良いタイミングで返信できるからです。
稼働する時間帯や曜日が異なる従業員とも、円滑にコミュニケーションをとれるでしょう。
マニュアルなどは canvas に集約し、社内のナレッジとして新入社員に共有する
業務マニュアルなどは canvas に集約していくことにより、社内のナレッジとしていつでも閲覧しやすい形にまとめられます。リモートワーク環境下で課題となりやすい新入社員の教育に関しても、マニュアルがそろっていれば基本的な事項は各自で調べられるでしょう。
検索機能を活用することで canvas に埋め込んだ文書ファイルを検索できるため、過去に作成・共有したマニュアルについても素早く見つけられます。
適切なリモートマネジメントを実践することで、業務効率の向上につながる
リモートマネジメントは、リモートワークを円滑に進めていくうえで必要な手段です。
部下にとって働きやすい環境を整え、チームとしてのパフォーマンス向上を図るためにも、リモートマネジメントのスキルを高めていきましょう。きっと、今回ご紹介したポイントが参考になるはずです。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。