チームミーティングは、チーム単位で仕事を進めていくために必要な業務です。チームミーティングを行うだけであればメンバーを招集すれば開催できますが、スムーズに進めるのは意外と難しいケースが多いようです。
今回は、チームミーティングの目的や、スムーズに進めるためのポイントをわかりやすく解説します。チームミーティングの効果をより高めるためのアジェンダの作り方にもふれていますので、ぜひ役立ててください。
チームミーティングの目的
会社の業務として、普段当たり前のように行っているチームミーティングですが、そもそも、なぜ行う必要があるのでしょうか。チームミーティングの主な目的について整理しておきましょう。
重要情報の共有
プロジェクトや業務に参加しているチームメンバーに必要な情報を周知・共有することはチームミーティングの重要な目的のひとつです。メールなどで周知した場合、情報にアクセスして内容を確認しているかどうかまではわかりません。しかし、チームミーティングを行えば、参加したメンバーには確実に重要な情報を伝えられるメリットがあります。
チームが納得する意思決定
自社やプロジェクトにとって重要な意思決定を行う場合にも、チームミーティングが活用される場合があります。単に決定事項を伝えるのではなく、懸念事項や現場の意見を取り入れ、チームメンバーに納得してもらえる形で意思決定するには、チームミーティングが重要です。
業務の進捗状況の共有
チームメンバーが進捗状況を報告し合い、チーム全体の進捗状況を共有することも、チームミーティングの目的です。同じチームに所属していても、担当業務が異なるとほかのチームメンバーの進捗状況が見えにくくなる場合があります。全員の進捗を知る機会を設けることで、人員の調整やリソースの追加が必要かどうか判断しやすくなるのです。
ブレインストーミング
ブレインストーミングを行うことも、チームミーティングの目的になります。新たなアイデアや改善策を検討する際には、一人で考え込むよりも多くの人の意見を検討するほうが効果的です。アイデアの化学反応が起き、想定していなかった斬新な案が出てくることもあり得るでしょう。また、方向性などに行き詰まった際に、ほかのチームメンバーの考えや意見を聞くことで、刺激を受ける場としても活用できます。
課題の解決
チームが抱えている課題や問題点について話し合い、解決に導く際にもミーティングが活用されます。解決策を導き出した経緯を含めて全員で意識を共有できるため、チームメンバーが納得したうえで解決策を実行できるのです。
フィードバック
リーダーからチーム全体に対するフィードバックを実施したり、反対にチームメンバーがチームや組織に対して感じていることを伝えたりする場として、チームミーティングが活用される場合があります。複数名が参加している場でオープンに議論を交わすことで、チームメンバーの意見を尊重していることがわかる効果もあるでしょう。
コミュニケーションの向上
プロジェクトなどについて、自由に発言できる場があることは、チームのコミュニケーション向上にも寄与します。業務の進め方について日頃感じていることを伝え合ったり、お互いの考え方への理解を深めたりする場としてチームミーティングを活用することで、チームの結束やメンバー間の信頼関係を強化する効果も期待できます。
チームミーティングが不要な時
チームミーティングはさまざまな面でメリットのある手段ですが、どのような場面でも有効とは限りません。次に挙げるようなケースでは、チームミーティングを開催するまでもないでしょう。
情報共有のみの時
単純な連絡事項など、チームミーティングで取り上げる議題が情報共有のみであれば、コミュニケーションツールを活用して周知するだけで十分です。わざわざチームミーティングの日時を設定して会議室を予約し、参加するチームメンバーに予定を調整させたうえでチームミーティングを開催する必要はありません。
資料などの準備が整っていない
アジェンダや議題に関する資料などの準備が整っていない場合、チームミーティングを開催しても十分な効果が得られないでしょう。チームミーティングはメンバーにとって拘束時間となるため、準備不足の状態で開催するのは避けるべきです。
チームミーティングをスムーズに行うポイント
チームミーティングをスムーズに行うには、どのような点を意識しておくべきでしょうか。特に押さえておきたいポイントとして、次の6点が挙げられます。
チームミーティングの目的に合わせたアジェンダを作る
チームミーティングを開催する目的に合わせて、事前にアジェンダを準備しましょう。チームミーティングで決めるべきゴールなどを明確に記載したうえで、話し合うトピックについて優先順位をつけておくことが大切です。アジェンダを用意していない状態でチームミーティングに臨むと、話し合いが迷走しやすく結論が曖昧になりかねません。
チームミーティングの目的などを共有する
チームミーティングで起こりがちな事態として、話題がそれてしまい目的がぼやけてしまうパターンが挙げられます。事前にチームミーティングの目的を周知しておき、チームメンバーが参加目的について共通認識を持った状態で話し合うことが大切です。目的が共有されていれば、話題が本題からそれかけた際にお互いに注意し合うことができます。
チームミーティングの制限時間を決める
ミーティングは長時間行えば有意義な場になるものではありません。制限時間を明確に決めておき、時間内に目的を達成するという意識を持つことが重要です。一般的に、チームミーティングであれば30分程度で開催するのが適切でしょう。30分程度であれば、話題がそれたり不要な雑談を挟んだりしにくくなります。
発言を必要とするメンバーで構成する
チームミーティングに参加する以上、チームメンバーは極力全員が発言するのが望ましいでしょう。一言も発言しないメンバーが出ないよう、発言を促すなどの工夫が進行役に求められます。逆に、議事録を確認するだけで発言の必要がないチームメンバーは、参加させる必要がありません。
質疑応答・討論の時間を設ける
チームミーティングが一方的な伝達や連絡の場にならないよう、質疑応答や討論の時間を設けるようにしましょう。形式的に「何か質問はありますか？」と尋ねるのではなく、進行役がチームメンバーを指名して意見を求めるなど、参加者の発言を促すことも大切です。
チームミーティングの内容を議事録などにまとめて共有する
チームミーティングで話し合った内容は、議事録にまとめて記録に残しておく必要があります。記憶に頼るとチームミーティングでの決定事項が曲解され、いつの間にか変更されてしまう可能性もあります。議事録には発言内容をそのまま記載するのではなく、話し合ったテーマと結論を要約してまとめるのがポイントです。
チームミーティングのアジェンダに記載すべきこと
チームミーティングの効果を高め、話し合いや情報共有のための有意義な場とするには、アジェンダの作成方法を工夫することが大切です。アジェンダに必ず記載するべき項目について確認しておきましょう。
チームミーティングに関する基本情報
当たり前のことですが、アジェンダにはいつどこの会議室で開催されるチームミーティングなのかを、わかるようにしておく必要があります。複数のチームミーティングに参加する管理職などの場合、アジェンダを参照するだけでさまざまな情報を取得できると便利ですし、間違いも起きにくくなります。特にリモートワーク（テレワーク）の場合、使用ツールやアクセス情報が間違っていれば、チームミーティングに参加できません。勘違いに気づいてから、ミーティングのメールやカレンダーなどを確認するよりも、アジェンダそのものに記載があれば、よりスムーズに正確な情報へとアクセスできるでしょう。
チームミーティングを行う目的と目標
チームミーティングをなぜ開催するのか、何を決定する場なのかを、アジェンダに明記しましょう。目的が共有されていれば、話題がそれたり目的が曖昧になったりするのを防ぐことができます。また、チームミーティングで目指すべきゴールを記載しておくと、結論に向けて建設的に話し合いを進めていけます。
進行役と参加メンバー
進行役と参加メンバーは、必ず全員記載しましょう。参加メンバーは自身がチームミーティングに必要とされていることを認識できるだけでなく、欠席時には誰にチームミーティングの内容を伝えればよいのかを把握できるからです。また、後日チームミーティングの内容を振り返る際にも、その場に誰が参加していたのかを確認することにも役立ちます。
チームミーティングの議題
チームミーティングの目的だけでなく、話し合うべき議題もアジェンダに記載しましょう。特に議題が複数ある場合には、優先順位を見極めて重要度の高いものから取り上げていくことが大切です。議題が示されていることで、チームミーティングの全体像をより把握しやすくなります。
議題ごとにかける想定時間
各議題に何分間かけることを想定しているのか、アジェンダに記載しておくことをおすすめします。議題ごとの所要時間をイメージしやすくなると同時に、全体の時間が長引くのを防げるからです。また、想定時間を決めた際に全体の時間が長すぎるのであれば、チームミーティングを2回に分けて開催するといった対応もとることができます。
チームミーティングに役立つ Slack
チームミーティングをスムーズに行うには、ビジネスチャットとしても人気の Slack が役立ちます。Slack をチームミーティングに活用するメリットは次の通りです。
豊富なコミュニケーションの方法を選択できる
Slack には 1 対 1 のダイレクトメッセージのほか、チャンネルを活用したグループチャットやハドルミーティング、動画共有といった豊富なコミュニケーション方法が用意されています。ハドルミーティングでは画面共有機能を活用することで、お互いに資料を見ながら話し合うことも可能です。状況に合わせて適切なコミュニケーション手段を選択できるため、チームミーティングをより手軽に、かつ効果的に進められます。
また、動画クリップやテキストメッセージを活用すれば非同期のミーティングも実現可能です。参加者全員の予定が合わない場合や、タイムゾーンの関係で同期開催が難しい場合に便利な機能と言えます。同期・非同期コミュニケーションを適宜使い分けることで、チームミーティングの機会を柔軟に設定できるでしょう。
チャンネルを活用してチームミーティングに関するトピックやアジェンダを整理
ミーティング準備用の専用チャンネルを作成することで、チームミーティングの準備に必要なトピックの整理やアジェンダ作成を共同で進められます。また、ポスト機能を活用すれば Slack 上でアジェンダを作成し、参加メンバーに共有することも可能です。プライベートチャンネルであればミーティング参加メンバー限定で情報を公開できるため、秘匿性の高いプロジェクトなどにも活用しやすいでしょう。
議事録の作成や保存・管理も可能
Slack canvas を活用することで、重要な情報の作成・整理・共有をすべて、Slack の中で行えるようになります。。チームミーティング終了後に議事録を共有する際にも、Slack 上で参加メンバーに共有可能です。また、後日議事録を確認したい場合にも、検索機能を使って必要な情報をすぐに見つけられます。議事録の共有・管理に Slack を活用してみてはいかがでしょうか。
チームミーティングの効果を向上させメンバーの結束を促そう
チームミーティングは、チームメンバー間の情報共有やアイデア創出、コミュニケーションなどの場として非常に有効です。ですが、スムーズに進行するための工夫が不足していると、話題がそれたり目的が曖昧になったりと、混乱しやすい面もあります。
ご紹介したチームミーティングをスムーズに行うポイントや、アジェンダの作成方法などを参考に、ぜひチームミーティングをより有意義な時間にしてください。チームミーティングの効果が向上すれば、チームとしての結束やメンバー同士の信頼関係がいっそう強化されていくはずです。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。