メールに慣れた人のための Slack ガイド

厄介なメールのワークフローをチャンネルベースのシンプルなやり取りに置き換える方法

Slack は社内メールに代わって、チームで仕事をよりスムーズに進める改善方法として設計されました。利用場所の制限もありません。Slack に切り替えるのは簡単です(そして切り替えた方がいい理由をこのあとご紹介します)。また、重要なメールワークフローのほとんどは Slack でも対応することが可能です。この記事ではワークフローを作り直すだけではなく、もっと使いやすくするにはどうすればいいのかご紹介していきます。

初めて Slack を使う方へ
本題に入る前に、Slack の基本チュートリアルで次のような基本をぱぱっと学びましょう。次の内容を学ぶことができます。

  1. Slack を設定する
  2. チームメンバーを見つけて会話を始める
  3. チャンネルを使って、アイデアを共有したり、意思決定を行ったり、仕事を進めたりする
  4. ほかにも色々!

1.ごちゃごちゃと連なるメールからチャンネルへ

メールが主なコミュニケーションツールになっていると、延々と連なる返信を掘り返してファイルや最新情報を探すのが「仕事の一部」になります。 一般的な受信トレイのデフォルト設定では直近 50 件のメールが表示され、それがすべてのように見えてしまいます。

Slack では、すべての仕事と会話がチャンネルごとで整理されます。各チャンネルは、トピックに関するメッセージやファイル、重要な意思決定を 1 カ所でグループに共有できる場です。自分でメールを分類するフォルダを作るのと同じように、プロジェクト、トピック、チームに関するチャンネルを作ることができます。

Slack でチャンネルを見つける、または作成する

組織内の人は誰でもチャンネルに参加できます。例えば人事からのお知らせなど、これまでならメールにフィルターをかけて探していたようなトピックでも、Slack の専用のホームから簡単に見つけやすくなります。

特定のトピックやプロジェクトのチャンネルがまだない場合は、#プロジェクト-ブランド-キャンペーンといったチャンネルを作りましょう。

そしてそのチャンネルに必要なメンバーや、重要なファイルを追加しましょう。プロジェクトに関する決定事項も、最新情報も、すべてがこの場所で簡単に見つかるため、関係者が一緒になって仕事を進められるようになります。

2.CC 要らずで関係者にすべてを見える化

人は、自分がメールの CC に入っていないせいで何か重要な情報を逃しているのではないかと思うことがあるもの。このため、「念のために」と思ってやりすぎと感じながらも、進めている業務のほんの一部分に関わるメールの CC にチームのメンバー全員を入れてしまうものです。

でも Slack チャンネルでメッセージを共有すれば、チャンネル内のすべてのメンバーが同じ内容を見ることができます。

Slack チャンネルでのやり取り

デザインに関して次のような質問があるとしましょう。「最新のブランドガイドラインはどこにありますか?」#デザイン-チームチャンネルにこう投稿すると、社内のデザイナーなら誰でもそれに返信して答えることができます。

チャンネルを使うと、会話とファイルは検索可能なアーカイブになります。将来、同じような質問がある人がいても、#チーム-デザインチャンネルで「ブランドガイドライン」で検索すれば答えが見つかるのです。

3.カスタムキーワードのハイライトで最新情報を見逃さない

メールを使って仕事をしている人は、メッセージを分類するために件名に含まれたキーワードを使うことがよくあります。例えば、Xanadu というコードネームのプロジェクトを進めているとしましょう。このキーワードのフィルターを作成すると、このワードを含むメールがすべて自動的に Xanadu フォルダに振り分けられます。

一方 Slack でキーワードを設定すると、そのキーワードがメンションされるたびにハイライト表示され、通知が届きます。たとえこのプロジェクトに関するすべての会話を集約した #プロジェクト-xanadu チャンネルがあったとしても、ほかの人がほかのチャンネルで Xanadu プロジェクトの名前をメンションすると、必ず通知が届くのです。

自分のキーワードを作る

ワークスペースメニューの「環境設定」を選択すると、通知設定を確認できます。見逃したくない分野に直接関連するキーワードを追加してみましょう(無関係のメッセージが頻繁に通知される場合はワードリストを見直すことをおすすめします)。

4.メッセージを「未読」にしてあとで確認する

メインのメール受信箱はよく To-Do リストとして使われます。その際によく使われているのが、メールの内容に対応するまで、重要なメッセージを「未読」にしておくという方法です。Slack でも同じことができます

Slack でメッセージを「未読」にする

重要なメッセージが届いて、あとでまた読み直したい場合、モバイルではメッセージを長押しし、タップして未読としてマークします。デスクトップではメッセージメニューをクリックします。

また「リマインダーを設定する」オプションから、あとでまた通知されるようにリマインダーを設定することもできます。

5.不在(あるいは単に忙しいとき)を同僚に知らせる

「休暇のため 2 週間不在にしております。お急ぎのご用件がありましたら、弊社チームまでご連絡ください」。メールを使っていればこんな自動返信はお馴染みですよね。

Slack ではカスタムステータスを設定することで、まさにそれと同じことができます。このステータスを活用すれば、間近に迫った休暇の予定や、いつ離席していつ戻るのかを知らせることが可能です。

Slack で表示されるステータス

ミーティングは 📅、体調不良は 🤒、休暇は 🌴 など、デフォルトで 5 つのステータスがあるほか、カスタムステータスも作成できます。ステータスを表示しておくと、チームメンバーがあなた宛てにダイレクトメッセージを書こうとした際に、すぐに返事をもらえるかどうかを予めわかったうえでメッセージを書くことができます。また、あなたが対応可能になったときにフォローアップするようにリマインダーを設定しておくことも可能です。

6.下書きでメッセージを練る

浮かんだアイデアをさっとメモしたり、重大発表の文言を練っていたりするときは、「新規メッセージ」ボタンをクリックして、下書きを作成できます。メッセージエリアをクリックしてメモ帳として利用し、あとで送る文章を練り上げましょう。

メッセージが完成してから、都合のよい時にメッセージを投稿するチャンネルや送り先の同僚を決めればよいのです。下書きは、常にメニューの「下書き」に表示されます。

7.1 行のメールの代わりに絵文字を活用

たいていのオフィスには、次のような格言めいた言葉があります。「送信されなかったメールが最良のメール」。では最悪なメールというのはどんなものでしょうか?ぶっきらぼうに、「OK」、「いいですね」、「今から見てみます」と返すだけのメールです。Slack では絵文字リアクションを使って、クリック 1 つでこのようなこと伝えることができるため、相手の受信トレイをあふれさせるようなことはありません。

絵文字リアクションを使う

#team-legal チャンネルで、契約内容のレビューを頼まれたとします。レビューする準備ができたら、メッセージに対して 👀 絵文字でリアクションします(ほかの人がこの絵文字にマウスポインタを合わせると、誰がマークしたかを確認できます)。その後レビューが完了したら、メッセージに ✅ でマークを付けます。変更が提案された場合は、変更をドキュメントに書き残したり、返信としてメッセージスレッドに残しておいたりすることができます。

使うことで時間の節約になる絵文字リアクションはほかにもあります。

  • ➕ = 賛成です
  • 👌 = OK、または了解
  • 🎯 = まさにそのとおり、やったね!
  • 👏 = さすがです!またはお疲れさまでした!

Slack がメールより優れている点

Slack を使うと、メールと同じようなことができるだけでなく、チームにとって新しいことが色々できるようになります。

即戦力となってすぐに仕事に取り組める

プロジェクトに参加したばかり、あるいは入社したばかりの時に、誰かがそれまでの仕事の流れを教えてくれるのをただ待っているのはよくあること。Slack でチャンネルに参加すると、上にスクロールするだけでこれまでの流れ、会話、アイデア、決定事項のすべてを見ることが可能です。

すぐに要点を把握できる

Slack のメッセージでは、一般的なあいさつ文や件名、結びの言葉は必要ありません。ただ相手にやってほしいことを入力するだけです。毎日何百ものやり取りを繰り返していることを考えると、要点のみを伝えることで 1 年間に従業員全体のかなりの時間を節約できるとすぐ気付くでしょう。

コンテキストの切り替えが減る

Slack は会話とファイルのハブであるだけではありません。2,000 種類以上の他のアプリと連携することができるのです。そのなかにはあなたが普段使っているものもあるでしょう。Slack 上でそうしたアプリを使って、ファイルをプレビューしたり、ほかの人にアクセス権を割り当てたり、タスクやマイルストーンが完了したときに Slack 上で報告したり、カレンダーの最新情報を受け取ったり。ウィンドウやタブを切り替えずにあらゆることが行えます。

関係者を最初から巻き込む

メールの内容は To と Cc フィールドに含まれている人しか見ることができませんが、チャンネルならそこにいる人全員が同じ会話を見ることができます。つまり、グループ内の人は立ち寄るだけで、現在の進捗状況や、最新のドラフトやモックアップ、未処理の承認などを確認できるのです。これにより、毎週の定例会議では、より大きなマイルストーンや課題を話し合うことができるようになります(または会議をなくしてしまうこともできるでしょう)。

重要な情報を常に把握できる

重要な情報が受信トレイの中に埋もれるようではいけません。Slack では、自分用にメッセージを保存しておくことができるほか、全員に見えるようチャンネルにメッセージをピン留めすることもできます。このどちらかの方法を使えば、重要な情報をしっかり把握したりハイライトしたりしておくことが可能です。

チームメンバーにすばやく連絡できる

どこで働く場合でも起こりがちな問題は、情報を知りたいときにどこに行き、誰に尋ねればいいのかがわからないことです。特にプロジェクトに新しく参加した時や新しく入社した時には困るもの。Slack では、全員のプロフィールを見ることができるほか、最近の投稿内容から各自の専門分野をつかみ、ダイレクトメッセージで連絡を取ることができます。メッセージが急ぎの場合は、相手を直接メンションして、通知で気づいてもらえるようにしましょう。

社外パートナーとのコミュニケーションを効率化

有料版の Slack では、社外の組織を共有されたチャンネルに招待すれば、ここで紹介した Slack のメリットをすべてその仕事にも活用できます。共有されたチャンネルを使うと、クライアント、顧客、代理店、パートナーを巻き込み、全員で進捗状況や成果を共有できるようになります。

このような方法を使えば、社外の人に連絡したいときに SMS、WhatsApp、メール、Facebook Messenger のどれ使うべきかに悩む必要もなくなります。それどころか、仕事に関するすべてのコミュニケーションが 1 カ所にきちんとまとまるようになるのです。その場所こそ、Slack です。

メールから Slack に移行する準備はできましたか?ここから始めましょう!

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了解です!

ご意見ありがとうございました!

うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。