トレーニング

メールを使い慣れている人のための Slack ガイド

面倒なメールのワークフローをシンプルなチャンネルベースのメッセージングに置き換える方法

Slack は社内のメールに代わるツールとして、チーム作業の進め方を改善するために開発されました。Slack に切り替えるのは簡単です (ここでは切り替える理由としておすすめのものを紹介します)。また、Slack は重要なメールワークフローのほとんどに対応する機能を備えています。ワークフローを作り直すだけではなく、機能も強化するにはどうすればよいか見ていきましょう。

Slack を使うのは初めてですか?
これから詳しく Tip を紹介しますが、その前に、Slack の基本チュートリアルをささっと片付けてしまいましょう。次の内容を学ぶことができます。

  1. Slack を設定する
  2. チームメンバーを見つけて会話を始める
  3. チャンネルを使って、アイデアを共有したり、意思決定を行ったり、仕事を進めたりする
  4. 他にも、色々な機能があるんです!

1.ごちゃごちゃと連なるメールに別れを告げて、チャンネルを使いましょう

メールをコミュニケーションのメインツールとしている方は、長々と連なる返信を掘り返してファイルや最新情報を探す、という作業が「仕事の一部」になっていることでしょう。 一般的なメールの受信ボックスのデフォルトでは、最近 50 件のメールが表示されますが、ともすると、それが世界のすべてであるかのように扱いがちです。

Slack では、すべての仕事と会話がチャンネルごとでまとめられています。各チャンネルは、1 つの場所からメッセージやファイル、トピックに関する重要な意思決定をグループで共有できる場です。自分でカスタムのメールフォルダを作るのと同じように、プロジェクト、トピック、チームに関するチャンネルを作ることができます。

Slack でチャンネルを見つける、または作成する

組織内の人は誰でもチャンネルに参加できます。これまでだったらメールにフィルターをかけて探していたような、人事からのお知らせといったトピックを見つけるための専用のホームが Slack にはあらかじめ用意されています。

特定のトピックやプロジェクトのチャンネルがまだない場合は、#プロジェクト-ブランド-キャンペーンといったチャンネルを作りましょう。

作ったチャンネルに必要な参加メンバーを追加して、重要なファイルを追加します。プロジェクトに関する決定事項も、最新情報も、すべてがこの見つけやすい場所にあるので、協力しながら仕事を進められます。

2.適切なメンバーが閲覧でき、CC はもう不要!

メールの CC に入っていなかったら、重要な最新情報を見逃したのではないかと感じるものです。念のためにと思って CC を意図的にたくさん付け、仕事の一側面についてのメールにチームのメンバー全員を入れたりしてしまいます。

しかし、Slack チャンネルでメッセージを共有すると、チャンネルのすべてのメンバーが同じ内容を見ることができます。

Slack でのしくみ

デザインに関する次のような質問があるとしましょう。「最新のブランドガイドラインはどこにありますか?#チーム-デザインチャンネルに質問を投稿すると、社内のデザイナーがそれに返信して答えてくれます。

チャンネルを使うと、会話とファイルは検索可能なアーカイブになります。将来、同じような疑問を抱いた人が現れた場合、その人が#チーム-デザインチャンネルで「ブランドガイドライン」で検索すると、答えが見つかります。

3.カスタムキーワードのハイライトで最新情報を見逃さない

多くの場合、メールを使って仕事をしている人は、件名にあるキーワードを使ってメッセージを絞り込んでいます。例えば、Xanadu というコードネームのプロジェクトに参加しているとしましょう。このキーワードのフィルターを作成すると、このワードを含むメールがすべて、自動的に Xanadu フォルダーに振り分けられます。

Slack では、キーワードを設定すると、そのキーワードがメンションされるたびにハイライト表示されて、通知が届きます。このプロジェクトに関係したあらゆることを話し合う #プロジェクト-xanadu チャンネルがすでにある場合でも、ほかの人がほかのチャンネルで Xanadu プロジェクトの名前をメンションすると、必ず通知が届きます。

自分独自のキーワードを作成する

ワークスペースメニューの「環境設定」を選択すると、通知設定を確認できます。注目する分野に直接当てはまるキーワードを追加します (無関係のメッセージが頻繁に通知される場合は、ワードリストを見直しましょう)。

4.後でメッセージに戻って確認したい場合はメッセージを「未読」とマークする

多くの人が、メインのメール受信箱を To-Do リストとして使っています。メールに書かれているリクエストが完了するまで、重要なメッセージを「未読」にしておくという方法です。Slack でも同じことができます

Slack でのしくみ

重要なメッセージが届いて、後でまた戻りたい場合は、モバイルではメッセージを長押しし、タップして未読としてマークします。デスクトップではメッセージメニューをクリックします。

また、「後でリマインドする」オプションから、後でまた通知されるようにリマインダーを設定することもできます。

5.不在のとき (あるいは単に忙しいとき) は同僚に知らせる

メールを使っている人は、「休暇のため 2 週間不在にしております。お急ぎのご用件がございましたら、弊社チームまでご連絡ください」といった自動返信を見慣れているはずです。

Slack では、カスタムステータスを設定することで、まさにそれと同じことができます。このステータスを活用して、間近に迫った休暇の予定や、いつ離席していつ戻るのかを知らせることができます。

Slack でチームメンバーに表示されるもの

Slack のデフォルトではステータスの選択肢が 5 つあります。ミーティングは 📅、傷病休暇は 🤒、休暇は 🌴 などですが、カスタムステータスも作成できます。チームメンバーがあなた宛てにダイレクトメッセージを書こうとしたときに、あなたのステータスが目に入れば、返事をもらえるまでにどの程度の時間がかかるかを見込んでメッセージを書くことができます。また、あなたが戻ってきたときにフォローアップするようにリマインダーを設定しておくこともできます。

6.下書きでメッセージを推敲する

浮かんだアイデアをさっとメモしたり、重大発表を練っているときなどは、「新規メッセージ」ボタンをクリックして、下書きを作成できます。メッセージエリアをクリックして、メモ帳として使い、メッセージに練り上げて後で送信できるようにします。

準備ができたら、都合のよいときに、メッセージの宛先にするチャンネルや同僚を決めます。下書きは、常にメニューの「下書き」に表示されます。

7.1 行のメールの代わりに絵文字を使う

多くのオフィスには、次のような格言めいた言葉があります。送信されなかったメールが最良のメール。では最悪なメールというのはどんなメールでしょうか?ぶっきらぼうに、「OK」、「いいですね」、「今から見てみます」と返すだけのメールです。Slack では、絵文字リアクションを使って、クリック 1 つでこのようなことをコミュニケーションをとることができ、ほかの人の受信箱をあふれさせることはありません。

Slack でのしくみ

#team-legal channel で、ほかの人からあなたに契約をレビューしてほしいと依頼があったとします。レビューする準備ができたら、メッセージにリアクションとして 👀 絵文字でマークを付けます (ほかの人がこの絵文字にマウスポインタを合わせると、このタスクの要求者を確認できます)。レビューが完了したら、メッセージに ✅ でマークを付けます。変更が提案された場合は、変更をドキュメントに書き残したり、返信としてメッセージスレッドに残しておくことができます。

使用すると時間の節約になる絵文字リアクションはほかにもあります。

  • ➕ = 賛成です
  • 👌 = OK、または了解
  • 🎯 = まさにそのとおり、やったね!
  • 👏 = おめでとう!またはお疲れさまでした!

Slack がメールより優れている点

メールから引き継いだコンセプトに加えて、Slack はチームにさまざまな新しい可能性をもたらします。

新しく加わった仕事にすぐに馴染んで取り組める

プロジェクトに参加したてのときや入社したときに、背景情報を知らせるメッセージが届くのを待ちつづけていて何もできなくなると、もうお手上げです。Slack でチャンネルに参加すると、上にスクロールするだけですべての背景情報、これまでに投稿された会話、アイデア、決定事項を見ることができます。

すぐにポイントを把握できる

Slack のメッセージでは、一般的なあいさつや件名、結びの言葉は必要ありません。リクエストを入力するだけです。毎日、何百ものやり取りを繰り返す中で、そうすれば従業員全体で 1 年間にかなりの時間が節約できることにすぐ気付くことでしょう。

コンテキストの切り替えが減る

Slack は会話とファイルのハブであるだけではありません。2,000 種類以上の他のアプリとの連携があります。あなたがすでに使っているものもあるでしょう。そうしたアプリを使って、ファイルをプレビューしたり、ほかの人にアクセス権を割り当てたり、タスクやマイルストーンが完了したときに Slack に報告したり、カレンダーの最新情報を受け取ったりなど、あらゆることを、ウィンドウやタブを切り替えずに行うことができます。

最初から輪の中に入れる

メールの内容は To と Cc フィールドに含まれている人しか見ることができませんが、チャンネルではそこにいる人全員が同じ会話を見ることができます。つまり、グループ内の人は立ち寄るだけで、現在の進捗状況や、最新のドラフトやモックアップ、未処理の承認などを確認できます。そうすると、週次の状況報告ミーティングでは、より大きなマイルストーンや課題に焦点を当てることができます (またはミーティングをまったくなくすこともできるでしょう)。

重要な情報を把握できる

重要な情報が受信箱の中に埋もれるようではいけません。Slack では、自分用にメッセージを保存しておくことができ、全員に見えるようにチャンネルにメッセージをピン留めすることもできます。このどちらかの方法を使えば、簡単に重要な情報の把握やハイライトができます。

チームメンバーへの連絡が速い

どこで働く場合でもいつも悩ましい問題に挙がるのは、どこに行けば人が見つかるか、誰に情報を尋ねればいいのかがわからないことです。特にプロジェクトに新しく参加したときはそうです。Slack では、全員のプロフィールを見ることができます。その人が最近した投稿内容を見て専門分野を感じ取り、ダイレクトメッセージで連絡を取ることができます。メッセージが急ぎの場合は、相手を直接メンションして、通知で注意を引きましょう。

パートナーとのコミュニケーションを効率化

有料版の Slack では、外部の組織を共有チャンネルに招待すれば、その組織との仕事でここで紹介するすべてのメリットを活用できます。共有チャンネルを使って、クライアント、得意先、代理店、パートナーを輪の中に引き込み、全員で進捗状況や成果を共有できるようになります。

このような方法を使えば、誰かに連絡したいときに SMS、WhatsApp、メール、Facebook Messenger のどれ使うべきかに悩む必要もなくなります。それどころか、仕事の関するすべてのコミュニケーションが 1 つのきちんと整理された場所に入っています。それが Slack です。

チームの仕事をメールから Slack に移行する準備はできましたか?さあ、始めましょう!

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ご意見ありがとうございました!

了解です!

ご意見ありがとうございました!

うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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