Wenn du dachtest, dass Konzerte in der Stadt eine tolle Sache sind, dann stelle dir mal vor, du siehst deine Lieblingskünstler:innen live auf einem Kreuzfahrtschiff, das tropische Reiseziele ansteuert. Genau das bietet Sixthman: mitreißende Musik- und Unterhaltungsfestivals auf hoher See – einzigartige Kreuzfahrterlebnisse, die normale Konzerte in den Schatten stellen. Dank Zielen wie den Bahamas und der Dominikanischen Republik kehren die Gäste mit Erinnerungen an Land zurück, die sie wahrscheinlich nie vergessen werden.
Anfangs war Sixthman ein kleines Unternehmen mit etwa 40 Mitarbeitenden. Es dauerte nicht lange, bis das Unternehmen seinen ersten Wachstumsschub erlebte, und als das Team auf mehr als 100 Mitarbeitende angewachsen war, brauchte Sixthman schnell zuverlässige Tools, um diese Expansion zu unterstützen. Slack entsprach genau den Anforderungen und ermöglichte es den Teams, Automatisierungs- und Kollaborationsfunktionen zu nutzen, die Sixthman in die Lage versetzen, nachhaltig zu skalieren – und das bei gleichzeitiger Optimierung der bestehenden Abläufe.
„Mit Slack kann ich meine Prozesse zentralisieren und muss nicht mehr meinen Browser öffnen, um bei Google oder Outlook nach verschiedenen Dingen zu suchen. Dadurch entsteht eine ganzheitliche Umgebung“, so Khalil Tribie, Spezialist für den Gästeservice bei Sixthman. „Das ist wahrscheinlich eines meiner Lieblingsdinge an Slack – so kann ich alles zusammenbringen.“
„Von Kalifornien bis New York und darüber hinaus ist Slack zum unverzichtbaren Bindeglied geworden, das uns alle zusammenhält.“
Workflows ermöglichen Automatisierung für schnelles Skalieren
Der Workflow-Builder von Slack ermöglicht es allen, automatisierte Prozesse zu erstellen, mit denen Routineaufgaben optimiert werden können, sodass mehr Zeit für andere wichtige Aktivitäten zur Verfügung steht. Bei Sixthman war die Erstellung von Workflows der entscheidende Faktor für die schnelle Skalierung des Unternehmens, insbesondere in zwei Schlüsselbereichen: Onboarding und Betriebsabläufe. Als das Unternehmen neue Teammitglieder einstellte, erkannten die Geschäftsführung und die Personalverantwortlichen schnell den Bedarf an automatisierten Onboarding-Prozessen, um Einheitlichkeit, Präzision und Tempo bei der Expansion zu gewährleisten.
„Bei den vielen fortwährenden Neuzugängen war das eine große Herausforderung“, sagt Andy Kahn, Manager of Talent Relations bei Sixthman. „Aber sobald wir die Arbeitsabläufe in den Griff bekommen hatten, ging es ganz schnell.
„Wir hatten gerade damit begonnen, alles zu automatisieren, vom Onboarding bis zu den Integrationen. Wöchentliche Absprachen und Agenden wurden über Google Sheets und Slack-Workflows abgewickelt. Wir haben unser Mentorenprogramm durch Automatisierungen gesteuert. Wir haben Spiele zur Teambindung veranstaltet, die wir über Workflows erstellt haben“, sagte er.
Tribie nutzt Workflows, um schnell auf komplexe Anfragen von Gästen zu reagieren. Da es bei den meisten dieser Anfragen um Zahlungen geht, ist das Tagesgeschäft des Unternehmens mit viel Mathematik verbunden.
„Als ich hier angefangen habe, habe ich mit Stift und Papier gearbeitet“, sagt Tribie. „Ich habe erkannt, dass ich mit Workflows etwas Neues schaffen kann, anstatt meine Kolleg:innen zu bitten, auf das Formular zuzugreifen, das ich benutze, die richtige Registerkarte zu finden und die Zahlen in die richtige Zelle einzutragen, ohne etwas durcheinander zu bringen.“
Stattdessen hat Tribie einen Workflow entwickelt, der komplexe Gleichungen verarbeitet und sogar eine E-Mail mit all diesen Informationen entwirft, die alle einfach kopieren, einfügen und an den Gast senden können.
„Ich hatte schon ganz vergessen, dass ein kleiner Nerd in mir steckt, und dank Slack kann ich das voll ausleben. Es ist wirklich sehr aufregend“, sagte Tribie. Sein Workflow-Trick hat nicht nur den Kundenservice beschleunigt – er hat sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit ausgewirkt.
Workflows tragen auch zur Optimierung des Tagesgeschäfts bei, insbesondere für Rebecca Medina, die Koordinatorin der Sixthman-Büroleitung. Sie nutzt Workflows, um Erinnerungen für Mitarbeitendenbesprechungen zu automatisieren und so die Zusammenstellung der Agenda zu beschleunigen und Zeit für andere wichtige Aufgaben zu gewinnen.
„Ich nutze einen Workflow, der in der ersten und dritten Woche eines jeden Monats Erinnerungen an die Einreichung von Agendapunkten für Mitarbeitendenbesprechungen verschickt“, sagte sie. „Es ist wirklich schön, dass ich das einstellen und vergessen kann und trotzdem eine Erinnerung für die Leute habe. Ich muss nicht ständig daran denken, sie zu versenden.“
Mit Slack werden Projektmanagement und Eventkoordination zum Kinderspiel
Seit 2019 ist Sixthman von 18 auf fast 30 Events pro Jahr gewachsen – ein großer Schritt für ein kleines Unternehmen mit ehrgeizigen Wachstumszielen. Es ist sicherlich keine kleine Leistung, so viele Events auf die Beine zu stellen, vor allem wenn große Künstler:innen wie Pitbull und KISS auf dem Programm stehen.
Sixthman richtet für jedes Ereignis einen Slack-Channel ein, um zu verhindern, dass wichtige Informationen isoliert werden, und um die Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den wichtigsten Interessengruppen zu fördern.
„In unserem Unternehmen arbeiten alle eng zusammen. Für uns funktioniert das sehr gut, weil wir uns auf einen einzigen Slack-Channel konzentrieren können“, so Kahn. Und dank der Slack-Integrationen können Kahn und sein Team problemlos andere Tools nutzen, die sie benötigen, um effizient zu arbeiten.
Alle wichtigen Unterhaltungen über ein bestimmtes Event laufen in dem jeweiligen Channel, und alle endgültigen Entscheidungen oder Details zur Planung des Events werden in Monday.com gespeichert“, sagt er. Da Monday.com in seinen Slack-Workspace integriert ist, ist Kahn in der Lage, den Fokus aufrechtzuerhalten und die Notwendigkeit für Kontextwechsel zu reduzieren, welche die Aufmerksamkeitsspanne und die Produktivität beeinträchtigen.
„Ich wechsle nicht zwischen verschiedenen Plattformen hin und her. Ich erledige den Großteil meiner Arbeit immer noch in Slack“, so Kahn.
„Da unser Team über das ganze Land verteilt und auf Schiffen auf der ganzen Welt arbeitet und ständig auf Reisen ist, ist Slack wirklich der beste Weg, um alle miteinander zu vernetzen und auf demselben Stand zu halten.“
Mit Slack Connect sind alle Beteiligten voll dabei
Interne Zusammenarbeit ist ein Eckpfeiler der Arbeitsweise von Sixthman. Das Gleiche gilt für die Zusammenarbeit mit externen Parteien, wie Teilzeitvertragspartner:innen, Managementteams und manchmal die Teams der Künstler:innen selbst.
„Wir nutzen jetzt Slack Connect, was wirklich großartig und aufregend ist, um effizienter mit externen Partner:innen kommunizieren zu können“, erläutert Kahn. „Die Band KISS hat 12 Kreuzfahrten mit uns gemacht, und wir haben direkt mit dem Management-Team von KISS zusammengearbeitet, um das zu organisieren. Wir sind also ständig in Kontakt mit ihnen, um Ideen zu sammeln, Genehmigungen für unsere Vorhaben einzuholen und mit ihnen zusammenzuarbeiten“, erläutert er, „und das geschah früher hauptsächlich per E-Mail und Telefonanruf.“
Sixthman arbeitet außerdem mit dem Event-Veranstalter Insomniac zusammen, um die EDSea, eine auf dem Meer stattfindende Ausgabe des beliebten Events „EDC“, zu produzieren. Mit Slack Connect kann Sixthman sofort und asynchron mit externen Partner:innen zusammenarbeiten. Slack Connect ermöglicht eine sichere, vertrauliche Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen, während wichtige Informationen in festgelegten Channels organisiert bleiben.
Medina setzt Slack Connect auch zur schnellen Lösung von Problemen bei der Reisekoordination ein. Wenn Korrekturen oder Änderungen an den Reiserouten vorgenommen werden müssen, benötigt Medina schnellen Zugang zu externen Partner:innen, um diese Änderungen so schnell wie möglich vornehmen zu können.
„Es ist wirklich schön, einen Ort zu haben, an dem ich mit meinen Partner:innen chatten kann und der bereits in meine tägliche Kommunikation integriert ist. Das ist wirklich hilfreich“, sagte sie. „Ich glaube, es geht viel schneller, als wenn ich ihnen immer wieder E-Mails mit verschiedenen Korrekturen schicke. Mit diesem Strom von Sofortnachrichten ist es viel einfacher.“
Sixthman veranstaltet Partys auf See und am Strand und nutzt dabei die benutzerdefinierten Funktionen von Slack
Sixthman weiß, wie wichtig es ist, hart zu arbeiten und gleichzeitig Spaß zu haben. Deshalb nutzt das Unternehmen die Slack-Funktionen mit einer Prise Humor. Auf diese Weise verbessern besagte Funktionen nicht nur die Produktivität, sondern auch den Zusammenhalt im Team. Der neueste Slack-Trick? Ein Spiel namens Sixthman Office Crimes, das durch Workflows ermöglicht wird.
„Wenn du bemerkst, dass jemand den Geschirrspüler nicht richtig eingeräumt hat oder vielleicht Fisch in der Mikrowelle vergessen hat und das ganze Büro danach riecht, kannst du einen Workflow aktivieren und jemanden spielerisch des Verbrechens beschuldigen“, erklärt Kahn. „Wir posten es in unserem Channel für alle, und es wird ein kleines Emoji von Judge Judy, eine bekannte amerikanische Fernsehrichterin, angezeigt. Damit werden alle im Channel aufgefordert, im Thread zu diskutieren, wer ihrer Meinung nach die schuldige Person sein könnte, und alle können die Jury sein.“
Sixthman nutzt auch Benutzergruppen, um den Onboarding-Prozess zu optimieren. Anstatt einen gesamten Channel zu benachrichtigen, können Teammitglieder mithilfe von Benutzergruppen benutzerdefinierte Benachrichtigungen an bestimmte Gruppen von Personen senden. In Verbindung mit benutzerdefinierten Workflows helfen Benutzergruppen dabei, neue Mitarbeitende auf den neuesten Stand zu bringen.
„Als meine neue Mitarbeiterin anfing, habe ich sie der Benutzergruppe Talent Relations hinzugefügt. Ich hatte einen Workflow eingerichtet, der sie automatisch zu allen Channels hinzufügt, die für meine Abteilung relevant sind. So muss ich diese Channels nicht mehr manuell hinzufügen oder mir merken“, sagt Kahn und fügte hinzu, dass die Benutzergruppenfunktion wie ein Unternehmenstool funktioniert, das direkt auf kleine Unternehmen zugeschnitten ist.
Benutzerdefinierte Emojis stehen ebenfalls ganz oben auf der Liste der beliebtesten Slack-Funktionen von Sixthman, da sie den Teammitgliedern helfen, sich selbst zu verwirklichen und gleichzeitig die kreative Kultur des Unternehmens zu fördern. Neben Emojis nutzt Tribie auch gerne die Keyword-Funktion, um seinen Nachrichten einen besonderen Touch zu verleihen.
„Wenn ich bestimmte Keywords in bestimmten Channels poste, werden zufällige Zitate oder Informationen angezeigt“, erklärt Tribie und fügt hinzu, dass die überraschenden Benachrichtigungen eine lustige Abwechslung zu seinen Routineaufgaben darstellen.
Tribie betont auch, dass die Funktionen von Slack nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch einfach Spaß machen. Aber was noch mehr Spaß macht als die Gegenwart, ist die Zukunft.
„Am meisten Spaß machen die Möglichkeiten zukünftiger Funktionen, das Lösen zukünftiger Probleme, Probleme, die noch gar nicht aufgetreten sind oder die wir noch gar nicht kennen“, so Tribie. „Wenn ich darüber nachdenke, was ich jetzt über Slack weiß, im Vergleich zu dem, was ich vor drei Monaten wusste, dann finde ich es wirklich aufregend, daran zu denken, was die Zukunft bringt.“
