営業会議は、営業活動を効果的に進めていくうえで必要ですが、進捗の報告だけなど、無駄と思える内容ばかりだと、有意義とは感じられなくなってしまします。
今回は、営業会議の目的や効率的な進め方、無駄を省く方法についてわかりやすく解説します。営業会議の効果を高めるツールも併せて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
営業会議とは営業部門で行う会議のこと
営業会議とは、営業部門の担当者や部門の責任者が集まって開催される会議のことです。
外勤営業の場合、日々の営業活動は各担当者が単独で進めているため、全員が顔を合わせて話す機会がほとんどないというケースもあります。ですから、営業会議では活動の状況や実績を共有するなど、さまざまな役割を持っているのです。
営業会議の目的
では、営業会議には、どのような目的があるのでしょうか。企業によっても異なりますが、一般的な営業会議には、以下のような目的があります。
営業成績の把握
現状の営業成績と計画や目標に対する進捗を確認することは、営業会議の重要な目的のひとつです。担当者別の成績だけでなく、部門全体での進捗状況を把握することにより、各自が今後とるべきアクションを再確認できます。
営業活動を改善
営業活動の成功例を共有することで、営業活動の改善に役立てることも目的のひとつです。また、営業活動が難航している担当者や、トラブルが発生している担当者にとっては、ほかの担当者や管理職から打開策のヒントを得る機会にもなります。
目標の共有
営業目標達成へと近づいていくためには、定期的に状況把握や情報共有を図っていくことが大切です。営業活動は中長期の目標に向かって進められるケースも多く見られますので、営業会議は目標を共有するための場とも言えます。
競合に関する情報
各担当者が営業活動を通じて収集した情報の共有化を図ることも、営業会議の重要な目的です。営業活動を効果的に進めるには、競合他社の動向を常に把握しておかなくてはなりません。担当者が個々に得た情報をチーム全体の財産にするためにも、営業会議を定期的に開催する必要があるのです。
一体感の増強
営業会議は、各自がチームの一員であることを再確認するための場ともいえます。営業部門が全員集まる機会を定期的に設けることにより、チームとしての一体感が増強できるのです。
全員が顔を合わせて話す機会が少ない営業担当者にとっては、希少な場となります。
チームの課題共有
チームとして共有しておくべき課題について、集まって話す機会を設けることも営業会議を開催する目的です。営業担当者には個々の課題があるのと同時に、チームとしての課題も存在します。
例えば、若手社員の育成をどう進めるかは営業部門全体の課題であり、個々の担当者が気にかけていれば良い問題ではありません。
効果的な営業会議の進め方
営業担当者が貴重な活動時間を割いて参加する以上、営業会議が無駄な時間にならないよう、注意する必要があります。続いては、効果的な営業会議の進め方についてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
適切な頻度で開催する
営業会議は、実態に合わせて適切な頻度で開催することが大切です。営業会議の開催頻度は高すぎても低すぎても効果的とはいえません。毎回同じような内容しか話し合っていないようなら、頻度が高すぎる可能性を疑うべきでしょう。
反対に、会議の時間が長すぎたり、話し合うべき事項が多すぎたりするようなら、会議頻度を高める必要があります。
事前に議題を共有する
営業会議で取り上げる議題は、当日その場で発表するのではなく、まえもって共有しましょう。話し合う内容を把握した状態で参加することにより、各自が伝えるべき内容や質問しておきたい事柄を整理した状態で営業会議を始められます。
発言しやすい環境にする
入社年次の浅い従業員が発言しにくい雰囲気だったり、目標未達の状況を説明すると「言い訳」と決めつけられてしまったりするようでは、参加者が萎縮してしまい活発な意見交換が行われません。
順調な報告だけでなく、障壁となっていることについても忌憚なく話し合える環境を整えていくことが大切です。
進行役を決める
議題に沿って会議が進むよう、進行役を決めておくことも大切です。発言者の偏りや話題の脱線が見られた場合の軌道修正など、進行役が会議の状況を客観的に観察して進めることにより、営業会議の効果を高められます。
プロジェクターやホワイトボードを利用する
情報共有する際には、プロジェクターの活用をおすすめします。全員が同じ資料を見ながら意見を交わせることに加え、ホワイトボードと組み合わせることで書き込みも簡単にできるからです。
すべての資料を人数分印刷・配布する必要もなくなるため、事前準備の手間も削減できます。
アジェンダを用意し、会議時間を決めて開催する
営業会議の議題と各議題の時間配分を記載したアジェンダを用意すれば、参加者が時間を意識しながら会議に臨めます。会議の終了時刻を厳守し、限られた時間のなかで中身の濃い討議をする習慣を身に付けましょう。
功績を評価しチームの士気を高める
担当者のモチベーションアップも営業会議を開催する重要な目的のひとつですから、優れた功績を挙げた従業員をチーム全体で称賛しましょう。営業会議を「マイナス要素について叱責される場」ではなく、「プラス要素を評価される場」にしていくことで、士気を高めることも大切です。
決定事項を実践する
営業会議での決定事項は、現場で着実に実践していくよう徹底させましょう。会議で決まったことを守らなくても良いという認識が担当間に蔓延すると、営業会議そのものが形骸化しかねません。
決定事項を実践してもらうためにも、トップダウンで決めるのではなく、担当者による討議・検討を経て決定するプロセスを大切にする必要があります。
質問や意見交換などの時間を設ける
進捗状況の報告や共有だけでは、形式的な営業会議になりかねません。質問や意見交換など、参加者が会議を活用するための時間を設けてください。もちろん、質問しやすく意見を言いやすい雰囲気の会議にしていくことも重要なポイントといえます。
成功事例や失敗事例の共有
営業会議では、各担当者の事例を共有する時間も設けましょう。成功事例だけでなく、失敗事例についてもオープンに話し合うことで、従業員の経験値を高められます。また、失敗を恐れずトライアンドエラーを試みるチームが形成され、営業活動の質も高まっていくはずです。
今後やるべきことを決める
営業会議では現状の報告に終始するのではなく、今後やるべきことも決めましょう。次回の営業会議では、前回の会議で設定した行動目標の進捗状況を確認し、今後取り組むべきことを決めます。
このように、活動を点ではなく線で捉える感覚を身に付ける場とすることも大切です。
議事録を作成する
営業会議に参加する人数を必要最小限に絞るためにも、議事録の作成を習慣化しましょう。議事録は営業会議が終了した当日または翌日までに作成し、参加者の記憶が新しいうちに共有することが大切です。
また、話し合った内容や決定事項を議事録で共有することで、営業会議に参加するメンバーの絞り込みが可能になります。
営業会議の無駄を省くためのポイント
営業会議の無駄を省くには、さまざまな方法が考えられます。以下のようなポイントを参考に、営業会議を効率良く行ってください。
議題を厳選する
限られた時間内に営業会議を完了させるには、議題を厳選する必要があります。話し合いたいことをすべて詰め込むのではなく、重要度に応じて優先順位をつけ、討議すべき議題を絞り込みましょう。
また、会議形式で話し合わなくてもメールやチャットで事足りる議題は、除外してしまう方法もあります。
次回の会議課題を決めておく
会議終了前に次回の会議課題を決めておくことで、次の営業会議は課題への取り組みや達成状況の報告から始められます。営業活動が「点」ではなく「線」の活動であるのと同様に、営業会議も「線」で捉えることが重要です。
資料を見てわかる内容は議題にしない
資料を配布して目を通してもらえば伝わる内容であれば、営業会議の議題として取り上げる必要はありません。資料を読み上げるだけの時間が発生しないよう会議内で配布する資料は事前に共有し、「話し合うべきことはあるか」「意見交換が必要か」といった観点で議題を決めましょう。
会議することを目的としない
会議を開催すること自体が目的化しないように気をつけてください。たとえ開催頻度が決まっている営業会議であっても、状況によっては開催を取りやめる判断をすべきです。
共有しておきたい事項がない場合や、集まって話し合う必然性がない場合は時間の無駄になりかねませんので、開催を取り止めましょう。
営業支援ツールを活用
営業支援ツールを活用し、営業会議以外の日常的な情報共有や進捗管理の精度を高めていくことも大切です。例えば、顧客情報や進捗状況であれば、営業会議内で各担当者が報告しなくてもツール上で管理できます。また、事例などのナレッジ共有に関しても、ツールを活用して随時情報共有が可能な仕組みを整えておくのが得策でしょう。
営業会議を効率的に高めるために Slack が有効
営業会議の効果を高め、効率的に開催・運営していくには、インテリジェント プロダクティビティプラットフォームの Slack の活用をおすすめします。ここでは、活用の効果が期待できる機能の例を見ていきましょう。
Slack Sales Elevate で、営業チームの働き方と商談プロセスを変革
Slack Sales Elevate を活用することで、営業担当者が商談や顧客応対に集中しやすくなり、働き方や商談プロセス。Slack Sales Elevate では、商談に必要な各種指標や To-do リスト、顧客の最新情報、キーパーソンなどの各種情報を Slack 上で閲覧・管理できます。また、Salesforce のデータを利用し、CRM データを最新の状態に維持することが可能です。
報告や共有は、チャンネル投稿やクリップで行う
日々の営業活動に関する報告や情報共有は、Slack のチャンネル登録やクリップを活用しましょう。クリップには音声や動画を簡単に投稿して共有できるため、外出先から詳細な状況を報告・共有したい場合に便利です。次回の営業会議を待つまでもなく、さまざまな情報を正確かつ詳細に共有しやすくなるでしょう。
クリップやテキスト投稿で円滑なコミュニケーションをとる
Slack のクリップやテキスト投稿を活用することで、従業員が異なる場所・時間に稼働していても円滑にコミュニケーションをとれます。
例えば、出張先からでもリアルタイムでやりとりできるほか、海外出張時に時差のある地域との連絡もスムーズにとり合えるのです。従業員が異なる場所で就業するケースも想定される営業部門だからこそ、Slack を活用する意義があるといえるでしょう。
営業資料や議事録、アジェンダを canvas に集約し、社内のナレッジとして蓄積する
営業会議で使用するアジェンダや資料、会議後の議事録といった文書を canvas に集約することで、情報共有と資料の管理を同時に実践できます。canvas 内に保存した文書は Slack 上で検索できるため、過去の資料をさかのぼって探したい場合にも素早く見つけられるのです。営業会議で使用する各種文書を社内のナレッジとして蓄積できることは、大きなメリットといえるでしょう。
定例営業会議を Slack に置き換えて回数を削減
日頃から進捗報告や情報共有を Slack 上で行うことにより、報告や共有を主な目的とした会議の開催回数を削減できます。営業会議では意見交換や課題共有といった、集まって話し合う意義のある議題に集中しやすくなるでしょう。定例営業会議を Slack に置き換えることで、従業員の招集頻度を下げることも可能です。
営業会議を効率的・効果的に実施するため、改善を重ねていこう
営業会議は有益な会議ですが、開催や運営方法が適切でなければ、貴重な営業活動の時間を削る意味がなくなりかねません。
今回紹介したポイントを参考に、ぜひ営業会議を効率的・効果的に実施するための改善を重ねてください。営業会議の効果が高まることでチームの結束がいっそう強まり、チーム全体の営業成績が向上するなど、プラスの効果を実感できるでしょう。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。