Por qué utilizar la nube para compartir documentos en equipo

El hecho de compartir documentos es, probablemente, una de las acciones más repetidas en las oficinas de cualquier organización medianamente digitalizada. Trabajar en equipo, ya sea de forma presencial o a distancia, implica inevitablemente la participación simultánea de varios miembros en un sólo documento.

Sin embargo, pese a tratarse de una acción cotidiana, este proceso no siempre se lleva a cabo de forma eficiente. Compartir documentos requiere de cierto conocimiento de las herramientas a utilizar y de un ágil manejo de las mismas para evitar pérdidas de tiempo. Pero, sobre todo, exige que todos los miembros del equipo sepan en cada momento dónde encontrar cada documento.

Cómo subir documentos a la nube y compartirlos

Y es que el papel de la nube es imprescindible a la hora de subir documentos y compartirlos. Por eso es esencial la capacitación de los empleados en este sentido, de modo que éste se convierta en un escenario habitual para el trabajo en equipo y la interacción con archivos de toda índole. Para quienes acostumbran a hacerlo a diario resulta sencillo, pero nunca está de más recordar el proceso para evidenciar su simplicidad.

Añade el documento a tu plataforma habitual

Independientemente de cuál sea la herramienta escogida, la posibilidad de copiar y pegar archivos o arrastrarlos es la opción habitual cuando se pretende crear un documento offline y trasladarlo al resto del equipo cuando ya se haya desarrollado de forma total o parcial. De este modo se comparten documentos previamente trabajados.

Crea un nuevo documento desde la propia herramienta

Por otra parte, cada vez es más frecuente iniciar el proceso directamente en la herramienta. Es decir, el archivo se crea en la propia plataforma y los miembros del equipo pueden interactuar con el mismo desde un primer momento, aunque también existe la posibilidad de dar este paso individualmente y trabajar en solitario con el documento.

Incluye al resto de miembros del equipo de trabajo

En cualquier caso, si deseamos que varios empleados formen parte del desarrollo de un mismo archivo, el creador del mismo deberá compartirlo con ellos otorgándoles permisos. En este sentido, es esencial determinar los miembros del equipo que deben interactuar con cada documento para que su gestión sea lo más eficiente posible.

Establece los permisos para cada uno de ellos

En este punto, la mayoría de plataformas ofrecen la posibilidad de integrar distintos roles, como de edición, de lectura, de corrección o, incluso, para hacer comentarios y sugerencias en paralelo sin manipular la información que compone el documento. Nuevamente, resulta esencial aplicar una asignación clara de las responsabilidades y las tareas.

Comunica la creación del documento

Más allá del hecho de compartir documentos, una de las claves a la hora de trabajar en equipo es la comunicación. Por lo general, las propias plataformas de gestión de archivos compartidos en la nube ofrecen la posibilidad de generar avisos automáticos al compartir archivos, un automatismo que, por nimio que pueda parecer, es un pequeño paso más hacia la eficiencia operativa.

Trabajad en línea simultáneamente

La finalidad de subir documentos a la nube y compartirlos con otros miembros del equipo no es otra que trabajar al unísono en el mismo archivo , al mismo tiempo o en diferido y, por supuesto, desde cualquier lugar. Esto reduce las necesidades de comunicación y explicación entre empleados, ya que el desempeño de cada uno de ellos puede visualizarse en todo momento.

¿Por qué compartir documentos en la nube?

Basta con poner el foco en el proceso que acabamos de explicar para entender las ventajas de compartir documentos en la nube. Ahora bien, ¿por qué esta metodología debería ser lo común en las organizaciones y equipos que acostumbran a trabajar con información? Porque lo habitual es que sean varios individuos los que interactúan con ella, lo que deriva en varios beneficios a tener en cuenta:

Accesibilidad para todo el equipo

Subir documentos a la nube implica que todos los miembros del equipo pueden acceder a ellos para trabajar, siempre y cuando hayan recibido los permisos correspondientes para hacerlo. De este modo, evitamos el envío de correos electrónicos con el tiempo que esto conlleva, la duplicidad de archivos y los lapsos temporales entre unas y otras acciones.

Eliminación de barreras temporales y espaciales

Y hablando de temporalidad, ésta es una de las principales características de trabajar con plataformas en la nube: no existen límites temporales ni espaciales, ya que cualquier empleado podría interactuar con el documento en cualquier momento y desde cualquier lugar, no sólo porque no se trata de un archivo físico, sino porque además no es necesario que se encuentre en su dispositivo.

Mayor eficiencia productiva

La eliminación de tareas repetitivas que han pasado a resolverse automáticamente -gracias a la posibilidad de compartir documentos en la nube- ha supuesto un notable incremento de la eficiencia. Y es que con esta evolución desaparecen un buen número de comunicaciones ineficientes, mucho más lentas y, sobre todo, que consumían un valioso tiempo de trabajo en procesos verdaderamente relevantes.

Mejora de la comunicación en los equipos

El hecho de mantener las vías de comunicación habituales para intercambiar mensajes de mayor importancia, mientras que los relativos al proceso de trabajo quedan registrados en el documento, ha significado que la comunicación entre los equipos sea mucho más fluida y efectiva . Al eliminar una tarea que por lo general resulta tediosa, también estamos impulsando la motivación de los empleados.

Reducción de pérdidas de tiempo

Uno de los motivos que explican este incremento de la eficiencia es la eliminación de pérdidas de tiempo que estaban completamente normalizadas hasta la aparición de estas herramientas. Compartir documentos en línea focaliza el trabajo en el propio archivo y no en tareas externas como correcciones, comunicaciones excesivas, explicaciones o intercambio de otros archivos.

Mayor facilidad para la supervisión

La supervisión de proyectos también sale beneficiada gracias a la nube. Y es que la persona que se encarga de la coordinación, dirección y gestión de cualquier proceso también debe ser parte activa en los documentos, donde en muchas ocasiones acogen incluso el rol de creación y propiedad del archivo. En cualquier caso, la monitorización del trabajo también resulta más eficiente en estos entornos.

Organización

El hecho de que cada archivo se encuentre en el mismo lugar para todos sus usuarios, organizado de forma jerárquica según las metodologías de trabajo habituales en el equipo, es una de las principales virtudes de subir documentos a la nube y compartirlos. De hecho, es uno de los motivos que explican la reducción de pérdidas de tiempo.

Cumplimiento de las fechas de entrega

La visibilidad y el seguimiento constante por parte de quien gestiona el proyecto -incluso en muchas ocasiones, también por parte del cliente – permite tener en cuenta los ritmos de trabajo y adaptar la fecha de finalización a ellos. Al mismo tiempo, esta supervisión se convierte a menudo en un impulso más para la productividad de los equipos.

La importancia de escoger la herramienta adecuada al subir documentos

Una vez quedan claros los beneficios de compartir documentos en la nube, cabe destacar que el aprovechamiento de estas ventajas depende en gran medida de la elección de la plataforma. Que las herramientas se adapten a las necesidades de la empresa y que aúnen la mayor cantidad posible de funcionalidades es imprescindible para que la inversión resulte realmente ventajosa para el negocio.

Slack optimiza el proceso de compartir documentos

Una de las principales ventajas de Slack como plataforma de comunicación reside en su capacidad de combinar distintas herramientas para compartir documentos en la nube. De este modo, sin importar la solución escogida por cada equipo de trabajo, todo se podrá gestionar desde un mismo lugar de manera mucho más eficiente.

Por otra parte, subir documentos es mucho más sencillo para los equipos de trabajo, ya que cada acción se notifica automáticamente a través de Slack a todos los miembros implicados en el archivo, reduciendo así los tiempos de conversación o las reuniones innecesarias. En definitiva, se trata de obtener un manejo mucho más ágil y veloz de los documentos.