Cómo los canales impulsan a nuestro equipo de ventas

Por esta razón, una buena comunicación y agilidad son claves para coordinar una amplia plantilla de ventas como la de Slack. Nuestro equipo de ventas confía en Slack como la herramienta de colaboración que lo unifica todo (compañeros, aplicaciones y datos) para llevar a cabo el trabajo. Hemos entrevistado a unos cuantos miembros de la plantilla de ventas de varios puestos para conocer cómo utilizan Slack para atender a clientes reales y potenciales cada día.

Usar canales para la organización del trabajo diario

En Slack, cada empleado usa nuestro producto Enterprise Grid, que está diseñado para los clientes más grandes. Los equipos de miles de personas tienen la posibilidad de usar varios espacios de trabajo, ya que normalmente crean uno para cada ala de la empresa. “Ventas y satisfacción del cliente” constituye uno de los nueve espacios de trabajo de la propia organización de Slack, y dentro del espacio de trabajo de ese equipo, los canales presentan la siguiente organización.

#canales-de-cuentas: hogares dedicados al cliente

Nuestro equipo de ventas crea un canal para cada cuenta de cliente importante, como #cuenta-lyft y #cuenta-target. Si vuelves atrás lo suficiente en el historial de un canal, el punto de partida son detalles previos a las ventas sobre el tamaño de la empresa, la importancia de iniciar una posible negociación y cualquier contacto inicial. Más adelante en el proceso de venta, se crea el borrador de los contratos y se publican, se anotan cualquier tipo de negociación que se lleve a cabo con el cliente y se informa de la aprobación de cualquier trato en el mismo canal.

Supongamos que un ejecutivo debe reunirse con un cliente o un nuevo gestor de cuentas se incorpora después de que la cuenta se expanda hacia un nuevo sector del mercado. Cualquier miembro del equipo de ventas puede unirse a un canal de cuentas para echar un vistazo al historial completo de las interacciones de Slack con dicho cliente.

Con el tiempo, un canal de cuentas rara vez está inactivo. En él se comparten preguntas relevantes o problemas derivados de los contactos de la empresa, además de informes y actualizaciones de las reuniones periódicas relevantes.

Unirse en canales de equipo

Cualquier grupo de personas que trabaja en el mismo tema en Slack se coordina en canales. Dentro de la organización del trabajo de ventas, encontrarás canales como #cs-ent-equipo-este, donde se incluye a personal encargado de la satisfacción del cliente en la zona este de Estados Unidos. Un canal como #equipo-ventas-emea es más general, donde se reúne todo el mundo del departamento de ventas con clientes en Europa, Oriente Medio y África para compartir noticias, anuncios y debates.

Canales de ventas a nivel de organización: donde se comparten logros y más

Los miembros del equipo de ventas no solo hablan entre ellos; también comparten las noticias más importantes en canales más amplios dentro de la empresa más allá del nivel de ventas. El canal principal #ventas se dedica a dar a conocer negociaciones destacadas (véase a continuación).

Cada mensaje nuevo incluye a todos los miembros del equipo que hayan ayudado a llevar la negociación a los últimos pasos, una breve descripción de cómo el cliente ha empezado a utilizar el producto e indica el número actual de miembros (empleados de la empresa que se han unido) y el valor anual del contrato. Es el lugar perfecto para no solo estar al tanto de los nuevos clientes, sino también para felicitar a los miembros del equipo de ventas por un trabajo bien hecho. Estas felicitaciones aparecen en los hilos y en amplias reacciones con emoji en cada mensaje.

El canal #anuncios-ventas es donde los directivos de ventas puede poner al día a todo el equipo con recordatorios de las fechas límite semanales, reuniones de todos los equipos, oportunidades de formación, prioridades para el trimestre y funciones externas a la empresa.

También hay canales muy entretenidos, como #historiasparacompartir. Aquí, los compañeros del equipo de ventas comparten fotos, anécdotas e información cuando vuelven de visitar a los clientes. Ayuda a que el equipo esté conectado y a que todos celebren los logros de los demás, además de centrarse en lo importante: nuestros clientes.

Canales donde pedir ayuda y cerrar negociaciones

Hay una serie de canales pensados para ofrecer ayuda al personal de ventas en Slack, y se rigen por una nomenclatura concreta.

• Los canales con #ayuda- sirven principalmente para que los nuevos empleados hagan preguntas a los miembros más veteranos del equipo, incluidas aclaraciones sobre procesos y terminología.
• En los canales con #porfa- la gente publica solicitudes concretas, pidiendo básicamente que alguien los ayude a realizar una tarea nueva o que escapa a su formación.
• Los canales con #san- son una herramienta para el último paso previo a una venta que significa “solicitud de ayuda en la negociación”. Creamos canales privados con #san- para compartir los detalles finales del contrato antes de firmar con un nuevo cliente. Aquí, los abogados y los encargados del equipo de ventas dan a conocer, editan y revisan la documentación. Además, el equipo de finanzas y los ejecutivos relevantes aprueban los negociaciones. Las aprobaciones que antes requerían organizar reuniones con personas de toda la empresa ahora se llevan a cabo en cuestión de minutos con simples reacciones con emoji como una marca de verificación.

Troops: cómo conectamos Salesforce y Slack

Como muchas otras empresas, Slack confía en Salesforce para hacer un seguimiento de la clientela afianzada y potencial, junto con el estado y los hitos de cada negociación ya finalizada o en curso. Es el sistema de registro y organización del trabajo para cada contacto y métrica.

Para muchos miembros del equipo, lo ideal es extraer e implementar información clave en Salesforce sin tener que salir de Slack. Por esta razón, usamos una aplicación diseñada para Slack llamada Troops.

Troops actúa como una pasarela hacia Salesforce. Permite consultar datos por cuentas, incluir notas sobre las llamadas de ventas y editar o modificar los contactos cuando se produzca algún cambio. Para la mayoría de los miembros del equipo de ventas, es una manera de agilizar el trabajo. Solo tienes que interactuar con un bot y pulsar unos cuantos botones para actualizar los datos de Salesforce sin cambiar de ventar ni salir del canal donde acontecen los debates sobre clientes.

Troops también ofrece un creador de flujos de trabajo con varias opciones que dependerán de la cantidad de criterios que establezcas. El equipo de ventas puede utilizarlo para:

• Publicar de forma automática en los canales de #cuentas- cuando el estado de las negociaciones cambia de Pendiente a Completada.
• Crear sus propias alertas según las cuentas de clientes que representan. Por ejemplo, si un cliente añade de repente 100 plazas para su plan, se notifica de inmediato al gestor de la cuenta para ponerse en contacto.
• Añadir notificaciones en Slack cada vez que te conectes con un nuevo cliente potencial. Así, nunca te perderás ninguna negociación y recibirás un aviso cada vez que un cliente potencial deje de serlo después de un número determinado de días desde la actualización anterior.

Más herramientas de venta para Slack

Además de Salesforce y Troops, la integración de Google Drive para Slack es clave para hacer avanzar el trabajo diario del equipo de ventas, además de compartir cifras en Hojas de cálculo, Presentaciones y notas en Documentos. Mientras tanto, Guru es la base de conocimiento del equipo, ya que se utiliza su aplicación para crear tarjetas informativas que pueden compartirse, buscarse y vincularse fácilmente en Slack.

El método antiguo, el correo electrónico, también es muy popular entre los miembros del equipo de ventas de Slack, ya que suelen trabajar con empresas externas, pero seguimos utilizando cuentas de invitados y canales compartidos con equipos de clientes siempre que sea posible para mantener abiertas las comunicaciones y en tiempo real. Compartimos toda esta información en los canales mediante complementos de Outlook y Gmail para Slack.

Por último, nuestro equipo de tecnología empresarial ha creado una serie de aplicaciones personalizadas para Slack para la organización del trabajo que ayudan a agilizar los procesos de ventas. Incluyen lo siguiente:

• Maneras de gestionar y personalizar notificaciones de varios sistemas
• Botones de aprobación y denegación para varios flujos de solicitudes en Slack
• La capacidad de rellenar formularios de solicitud en Slack para realizar cambios en las negociaciones que se reflejan en Salesforce, nominar empleados a premios y solicitar datos para clientes que aún se están reconsiderando una compra
• Flujos de trabajo que implican solicitar en varios canales que los responsables de la aprobación revisen los contratos (y actualizar Salesforce en cada paso del proceso)

Incluso existe un comando de barra diagonal /accounts, fácil, rápido y personalizable, que permite obtener los detalles sobre cualquier cuenta de Salesforce. Este acceso directo es una de las herramientas más utilizadas por el equipo de ventas y es el modo en que el resto de la organización accede a los datos de Salesforce.

Una organización de ventas más transparente

Una de las principales ventajas de Slack para tu propio equipo de ventas es que mejora su transparencia. El equipo al completo puede compartir información, y acceder a ella, relacionada con el ciclo de vida de un cliente en los canales, en lugar de que el contexto quede aislado en buzones de correo electrónico. Los recién llegados al equipo de ventas pueden navegar por el historial de los canales para dar con contexto antes de su primera reunión, a la cual llegarían con toda la información sobre las nuevas exigencias del cliente ya estudiadas. También pueden pedir ayuda si se atascan y descubrir en un instante a quién acudir para que salga adelante una negociación.

Para los gestores y los directivos del equipo de ventas, una disposición predecible de los canales les permite revisar cómo les va a los representantes de cuentas en toda la organización, echar un vistazo a las nuevas negociaciones y a las exigencias de los clientes, y leer el historial de un canal cualquier dato relacionado con las aprobaciones o las decisiones que se les pide.

Mientras tanto, los anuncios informan a todo el mundo del momento en que los acuerdos se completan y las alertas evitan que las negociaciones caigan en saco roto. Gracias a esta organización del trabajo, el equipo de ventas en un equipo más feliz, y eso se traduce en clientes satisfechos.