Wie du klassisches Projektmanagement gezielt nutzen kannst

Sie ist der Oldie unter den Projektmanagement-Methoden. Doch genau wie alte Schallplatten von Elvis wird klassisches Projektmanagement immer mal wieder aufgelegt, allerdings nicht aus reiner Nostalgie. In manchen Situationen funktioniert der traditionelle Ansatz einfach am besten.

Was klassisches Projektmanagement ist, warum es nicht ausgedient hat und wann du es einsetzen solltest, erfährst du hier. In diesem Sinne: A little less conversation, a little more action, please!

Was bedeutet klassisches Projektmanagement?

Die Anfänge des klassischen Projektmanagements reichen bis in die 1960er-Jahre zurück. Ursprünglich fand es vor allem im Rüstungssektor, im Baugewerbe und in der Luftfahrt Anwendung. Nach und nach etablierte sich die Methode auch in anderen Branchen, als dort die Relevanz organisierter Projektarbeit erkannt wurde.

Traditionelles Projektmanagement basiert auf drei Elementen: Planung, Organisation und Kontrolle. Die Projektleitung legt dabei konkrete Ziele fest, definiert Rollen und Verantwortungsbereiche und überwacht die Umsetzung durch das Projekt-Team. Dafür dokumentiert sie den gesamten Prozess, um effizienter zu arbeiten sowie Kostennoten, Deadlines und andere Vorgaben einzuhalten.

Die fünf Lebensphasen des klassischen Projektmanagements

1. Initiierung: In dieser Phase klärst du den Projektauftrag: Was soll erreicht werden? Welche Ressourcen stehen dir zur Verfügung? Hier legst du den Grundstein für den Erfolg, indem du klare Ziele und Verantwortlichkeiten definierst.
2. Planung: Die Planungsphase erfordert höchste Präzision. Du erstellst einen detaillierten Projektplan, legst Meilensteine fest und definierst Budgets. Eine akribische Planung minimiert Risiken und schafft eine solide Grundlage für die Umsetzung.
3. Umsetzung: Jetzt kommt Bewegung ins Projekt. Dein Team arbeitet gemeinsam daran, die geplanten Schritte auszuführen. Kommunikation und Kollaboration sind dabei essenziell, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.
4. Kontrolle: In dieser Phase überprüfst du regelmäßig, ob das Projekt auf Kurs ist. Mithilfe von Berichten und Analysen identifizierst du potenzielle Abweichungen und kannst rechtzeitig gegensteuern.
5. Abschluss: Nach erfolgreicher Umsetzung ziehst du ein Fazit: Was lief gut, und was kann optimiert werden? Dokumentiere die Ergebnisse und leite Erkenntnisse für zukünftige Projekte ab.

Das Projekt-Team

Das Herzstück jedes Projekts ist dein Team.

• Projektleitung
  Als Projektleiter:in trägst du die Verantwortung für die gesamte Organisation. Du motivierst dein Team, sorgst für klare Kommunikation und bist die zentrale Ansprechperson.
• Teamrollen und Zuständigkeiten

In einem erfolgreichen Projekt weiß jede:r Mitarbeitende genau, welche Rolle er oder sie einnimmt. Ob Spezialist:in, Koordinator:in oder Mentor:in – die klar definierte Verteilung von Aufgaben fördert effizientes Arbeiten und vermeidet Missverständnisse.

Mit diesen klaren Strukturen und einer guten Teamorganisation gelingt es dir, dein Projekt erfolgreich zu führen und deine Ziele zu erreichen.

Warum klassisches Projektmanagement relevant bleibt

Klassisches Projektmanagement hat auch in einer Zeit, in der agile Methoden immer beliebter werden, nichts von seiner Relevanz verloren. Es bietet dir klare Strukturen, die besonders in Projekten mit definierten Zielen und stabilen Rahmenbedingungen unschätzbare Vorteile bringen. Lass uns einen Blick darauf werfen, warum du den klassischen Ansatz nicht unterschätzen solltest.

• Übersicht und Struktur: Klassisches Projektmanagement hilft dir, komplexe Aufgaben in überschaubare Schritte zu unterteilen. Mit einem detaillierten Plan weißt du und dein Team genau, wer wann was macht – das minimiert Chaos und Missverständnisse.
• Klare Zielorientierung: Anders als bei agilen Methoden wird ein klar definiertes Endziel festgelegt. Diese Fokussierung stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden auf dasselbe Ziel hinarbeiten und ihre Ressourcen effizient einsetzen.
• Dokumentation als Wissensspeicher: Durch die akribische Protokollierung aller Prozesse kannst du wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die bei künftigen Projekten genutzt werden können. Das spart Zeit und hilft dir, besser informierte Entscheidungen zu treffen.
• Verlässlichkeit: Für Projekte mit strengen Vorgaben – sei es Budget, Zeitrahmen oder Ergebnisse – bietet das klassische Projektmanagement die nötige Stabilität und Planbarkeit.

Der klassische Ansatz mag weniger flexibel sein, doch in vielen Szenarien bleibt er die beste Wahl, um Effizienz, Übersicht und Zielerreichung zu gewährleisten. Nutze ihn als dein Werkzeug für den Erfolg!

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement: So erkennst du die Unterschiede

Ein typisches Merkmal von klassischem Projektmanagement ist seine Strukturiertheit. Der oder die Projektmanager:in verantwortet das Projekt, managt das Projekt-Team und folgt dabei einem detaillierten Plan. So ähnlich wie ein Dirigent oder eine Dirigentin, die das Orchester mithilfe der Partitur durch ein Stück leitet.

Klassische Projektmanagement-Methoden lassen also wenig Raum zum Experimentieren, gehen von einer hohen Planungssicherheit aus und erfordern eine akribische Dokumentation der Prozesse. Die Planungsphase dauert oft am längsten – wie die Proben eines Sinfonieorchesters für das Konzert.

Ganz im Gegensatz zum agilen Projektmanagement, das sich in den letzten 20 Jahren durchgesetzt hat: Diese Methode ist von Flexibilität, Interaktion und Ergebnisorientiertheit geprägt. Agiles Projektmanagement gibt keine klassische Leitung, die das Projekt-Team schrittweise zum vorab definierten Ziel führt. Selbst das Ziel kann sich im Laufe des Projekts ändern – ein bisschen so wie eine Jam Session, bei der die Musizierenden ihre Intuition spielen lassen.

Von V-Zyklus bis Wasserfall-Methode: Die Ansätze im Überblick

Es gibt verschiedene klassische Projektmanagement-Methoden:

• Wasserfallmethode
• V-Zyklus
• PRINCE2
• Six Sigma
• Simultaneous Engineering

Schauen wir uns die zwei wichtigsten etwas genauer an.

Die Wasserfall-Methode

Das Wasserfall-Modell ist wie die fünf Phasen des Projektmanagements aufgebaut. Die Projektphasen bauen aufeinander auf, folgen also einer linearen Logik. Du kannst jeden Schritt genau definieren, planen und kommunizieren. So schaffst du die Voraussetzungen für eine effektive Zusammenarbeit. Digitale Tools helfen dir, Meilensteine, Deadlines und mehr zu dokumentieren.

Der Ansatz eignet sich besonders für kurze, weniger komplexe Projekte. Du kannst die Kosten leichter abschätzen und musst eine:n Auftraggeber:in meist nur zu Beginn und Abschluss des Projekts involvieren.

Der V-Zyklus

Beim V-Modell verläuft das Projekt ähnlich dem Buchstaben V – von links oben runter zur Mitte und dann nach rechts oben:

• links stehen die Phasen der Planung und Ausarbeitung
• auf der rechten Seite werden die Vorgaben „im echten Leben” getestet
• der Punkt, an dem beide Seiten zusammenlaufen, ist die Implementierung

Je näher die einzelnen Phasen auf diesen Punkt zulaufen, desto spezifischer sind sie. Somit ist der V-Zyklus im Gegensatz zur Wasserfall-Methode nicht rein linear, denn die gegenüberliegenden Phasen nehmen aufeinander Bezug. Der Ansatz eignet sich deshalb auch für komplexere Projekte, zum Beispiel die Entwicklung von Apps.

Ap(p)ropos: Mit Projektmanagement-Apps wie Monday oder Trello kannst du einzelne Phasen einfach abbilden und per Drag & Drop verschieben. Slack sorgt für noch mehr Übersicht, denn dort kannst du alle Tools bequem auf einer Plattform integrieren.

Warum klassisches Projektmanagement relevant bleibt

Erinnerst du dich an die oben erwähnten Unterschiede von agilem und klassischem Projektmanagement? Die agile Projektmanagement ist wie eine Jamsession. Sie macht Spaß, sorgt für ein Wir-Gefühl und lässt Neues entstehen. Jamsessions können aber auch so ausarten, dass sich die Musiker:innen in der Geräuschkulisse verlieren. Wie schön wären jetzt Notenblätter und eine Dirigentin, um einen harmonischen Abschluss zu finden!

Genau das ist einer der großen Vorteile klassischer Projektmanagement-Methoden, denn sie:

• … schaffen Übersichtlichkeit und helfen, komplexe Vorgänge in einfache Sequenzen zu unterteilen
• … richten den Blick aller auf ein gemeinsames Ziel
• … stellen klar, wer welchen Beitrag leistet, um dieses Ziel zu erreichen
• … helfen dabei, Aufgaben schneller umzusetzen
• … geben dir wichtige Infos zum Status quo dank der Protokollierung
• … und speichern Wissen im Unternehmen für zukünftige Projekte.

Klassisches Projektmanagement ist also wie die Stimmgabel oder der Dirigentenstab – es darf in deinem Instrumentenkoffer nicht fehlen!

Was sind die Nachteile und Vorteile des klassischen Projektmanagements?

Das klassische Projektmanagement bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die besonders in stabilen und gut strukturierten Projekten zur Geltung kommen. Dennoch bringt dieser Ansatz auch Herausforderungen mit sich, die es zu bedenken gilt. Hier erfährst du, wann der klassische Ansatz am besten geeignet ist – und wann du dich vielleicht für eine andere Methode entscheiden solltest.

Vorteile

1. Klare Strukturen und Zielorientierung: Im klassischen Projektmanagement wird ein präziser Plan erstellt, der dich und dein Team sicher durch jede Phase des Projekts führt. Du weißt genau, welche Schritte notwendig sind, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen, und kannst die Zusammenarbeit effektiv koordinieren.
2. Effiziente Ressourcennutzung: Eine gründliche Planung ermöglicht es dir, Ressourcen wie Zeit, Budget und Mitarbeitende optimal zu nutzen. Du kannst potenzielle Engpässe frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten, bevor sie den Projektfortschritt beeinträchtigen.
3. Nachvollziehbarkeit durch Dokumentation: Alle Phasen werden akribisch dokumentiert, sodass du jederzeit auf vergangene Entscheidungen und Ergebnisse zurückgreifen kannst. Diese Transparenz schafft Vertrauen und bietet wertvolle Einblicke für zukünftige Projekte.
4. Verlässlichkeit bei festen Rahmenbedingungen: Für Projekte mit klar definierten Anforderungen und Zielen ist der klassische Ansatz unschlagbar. Du kannst sicherstellen, dass Budgets eingehalten werden und die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen.

Nachteile

1. Begrenzte Flexibilität: Wenn unvorhergesehene Änderungen oder Herausforderungen auftreten, kann der klassische Ansatz schnell an seine Grenzen stoßen. Anpassungen sind oft schwierig und zeitaufwendig.
2. Hoher Planungsaufwand: Die umfangreiche Planungsphase kann viel Zeit und Energie in Anspruch nehmen, insbesondere bei Projekten mit vielen Beteiligten oder variablen Anforderungen.
3. Eingeschränkte Kreativität: Der Fokus auf feste Prozesse und Hierarchien kann die Kreativität deines Teams hemmen. Spontane Ideen oder neue Ansätze werden oft durch die strikte Einhaltung des Plans behindert.
4. Spätes Feedback von Auftraggebende: Bei klassischen Methoden werden Kund:innen oft nur zu Beginn und am Ende des Projekts einbezogen. Das kann dazu führen, dass Anpassungen am Ende zeit- und kostenintensiv werden, wenn die Erwartungen nicht erfüllt sind.

Das klassische Projektmanagement ist ideal für Projekte mit klar definierten Zielen, stabilen Rahmenbedingungen und einem hohen Bedarf an Planbarkeit. Es bietet dir Sicherheit, Struktur und Nachvollziehbarkeit. In dynamischen, komplexen Projekten, die Flexibilität und schnelle Anpassungen erfordern, solltest du jedoch auch agile oder hybride Methoden in Betracht ziehen. Ein guter Projektleiter oder eine gute Projektleiterin versteht es, je nach Kontext die passende Methode auszuwählen, um den größtmöglichen Erfolg zu erzielen.