Wie du klassisches Projektmanagement gezielt nutzen kannst

Sie ist der Oldie unter den Projektmanagement-Methoden. Doch genau wie alte Schallplatten von Elvis wird klassisches Projektmanagement immer mal wieder aufgelegt, allerdings nicht aus reiner Nostalgie. In manchen Situationen funktioniert der traditionelle Ansatz einfach am besten.

Was klassisches Projektmanagement ist, warum es nicht ausgedient hat und wann du es einsetzen solltest, erfährst du hier. In diesem Sinne: A little less conversation, a little more action, please!

Was bedeutet klassisches Projektmanagement?

Die Anfänge des klassischen Projektmanagements reichen bis in die 1960er-Jahre zurück. Ursprünglich fand es vor allem im Rüstungssektor, im Baugewerbe und in der Luftfahrt Anwendung. Nach und nach etablierte sich die Methode auch in anderen Branchen, als dort die Relevanz organisierter Projektarbeit erkannt wurde.

Traditionelles Projektmanagement basiert auf drei Elementen: Planung, Organisation und Kontrolle. Die Projektleitung legt dabei konkrete Ziele fest, definiert Rollen und Verantwortungsbereiche und überwacht die Umsetzung durch das Projekt-Team. Dafür dokumentiert sie den gesamten Prozess, um effizienter zu arbeiten sowie Kostennoten, Deadlines und andere Vorgaben einzuhalten.

Die fünf Lebensphasen

Jedes Projekt durchläuft – unabhängig von seiner Länge und Größe – fünf Phasen deren Reihenfolge klar festgelegt ist. Erst mit Abschluss einer Phase beginnt die nächste. Und so sehen sie aus:

1. Konzeptphase: Das Projekt beginnt mit einer Idee. Das kann zum Beispiel die Optimierung einer Website oder die Umgestaltung der Büroräume sein. Bevor du den Auftrag annimmst, führst du eine Kosten-Nutzen-Analyse durch. Lohnt es sich, gehst du zur nächsten Phase über.
2. Planungsphase: Die zweite Phase ist besonders wichtig. Du stellst Fragen wie: Was möchten wir erreichen? Wie und in welchem Zeitraum setzen wir das um? Was brauchen wir dafür? Welche Vorgaben gilt es zu beachten? Je detaillierter dein Plan ist, desto reibungsloser verläuft die Umsetzung.
3. Startphase: Jetzt kannst du ein Projekt-Team zusammenstellen, Rollen definieren und Aufgaben kommunizieren. Außerdem legst du Strukturen zur Steuerung und Protokollierung sowie Kommunikationskanäle für die Zusammenarbeit fest, zum Beispiel mit Slack. Dort kannst du mit allen kommunizieren, automatische Erinnerungen einstellen, Dokumente teilen und vieles mehr.
4. Durchführungs-, Kontroll- und Steuerungsphase: Nun geht es an die eigentliche Umsetzung. Mithilfe des zuvor festgelegten Plans und allen weiteren Informationen kann sich dein Projekt-Team an die Arbeit machen. Der Projektfortschritt wird kontinuierlich mit dem Plan abgeglichen und protokolliert.
5. Abschlussphase: Fertig? Nun kannst du das Ergebnis deinen Auftraggeber:innen präsentieren. Nach erfolgter Abnahme kannst du dich mit deinem Projekt-Team austauschen, Feedback geben, Erfahrungsberichte einholen und das Projekt formal abschließen. Ein Gläschen Sekt zum Anstoßen oder ein schönes Teamevent sind auch gern gesehen. So zeigst du deine Wertschätzung gegenüber allen Beteiligten.

Das Projekt-Team

Innerhalb deines Projekt-Teams kannst du verschiedene Rollen definieren:

• Auftraggeber:innen (Personen oder Abteilungen, die das Projekt initiiert haben)
• Projektleiter:innen (Personen, die aktuelle To-dos und dessen Ausführung vorantreiben und dabei Kosten, Ziele sowie Deadlines im Blick behalten)
• Projektmitarbeitende (Personen, die für die Ausführung der aktuellen To-dos verantwortlich sind)
• Das Project Management Office (eine Instanz, die zum Beispiel die Projektkosten im Blick behält und bei Personal- oder Rechtsfragen zum Einsatz kommt)
• Expert:innen (indirekt Beteiligte, deren Wissen du eventuell benötigst)

Außerdem gibt es externe Personen oder Gruppen, zum Beispiel:

• Kund:innen
• Partnerunternehmen oder Kooperationen
• Zulieferfirmen, Freelancer:innen (wenn du zum Beispiel bestimmte Leistungen wie die Erstellung von Werbetexten einkaufst)
• Behörden (falls es bestimmte Auflagen zu beachten gilt, zum Beispiel Baugenehmigungen oder Lebensmittelhygiene)

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement: So erkennst du die Unterschiede

Ein typisches Merkmal von klassischem Projektmanagement ist seine Strukturiertheit. Der oder die Projektmanager:in verantwortet das Projekt, managt das Projekt-Team und folgt dabei einem detaillierten Plan. So ähnlich wie ein Dirigent oder eine Dirigentin, die das Orchester mithilfe der Partitur durch ein Stück leitet.

Klassische Projektmanagement-Methoden lassen also wenig Raum zum Experimentieren, gehen von einer hohen Planungssicherheit aus und erfordern eine akribische Dokumentation der Prozesse. Die Planungsphase dauert oft am längsten – wie die Proben eines Sinfonieorchesters für das Konzert.

Ganz im Gegensatz zum agilen Projektmanagement, das sich in den letzten 20 Jahren durchgesetzt hat: Diese Methode ist von Flexibilität, Interaktion und Ergebnisorientiertheit geprägt. Agiles Projektmanagement gibt keine klassische Leitung, die das Projekt-Team schrittweise zum vorab definierten Ziel führt. Selbst das Ziel kann sich im Laufe des Projekts ändern – ein bisschen so wie eine Jam Session, bei der die Musizierenden ihre Intuition spielen lassen.

Von V-Zyklus bis Wasserfall-Methode: Die Ansätze im Überblick

Es gibt verschiedene klassische Projektmanagement-Methoden:

• Wasserfallmethode
• V-Zyklus
• PRINCE2
• Six Sigma
• Simultaneous Engineering

Schauen wir uns die zwei wichtigsten etwas genauer an.

Die Wasserfall-Methode

Das Wasserfall-Modell ist wie die fünf Phasen des Projektmanagements aufgebaut. Die Projektphasen bauen aufeinander auf, folgen also einer linearen Logik. Du kannst jeden Schritt genau definieren, planen und kommunizieren. So schaffst du die Voraussetzungen für eine effektive Zusammenarbeit. Digitale Tools helfen dir, Meilensteine, Deadlines und mehr zu dokumentieren.

Der Ansatz eignet sich besonders für kurze, weniger komplexe Projekte. Du kannst die Kosten leichter abschätzen und musst eine:n Auftraggeber:in meist nur zu Beginn und Abschluss des Projekts involvieren.

Der V-Zyklus

Beim V-Modell verläuft das Projekt ähnlich dem Buchstaben V – von links oben runter zur Mitte und dann nach rechts oben:

• links stehen die Phasen der Planung und Ausarbeitung
• auf der rechten Seite werden die Vorgaben „im echten Leben” getestet
• der Punkt, an dem beide Seiten zusammenlaufen, ist die Implementierung

Je näher die einzelnen Phasen auf diesen Punkt zulaufen, desto spezifischer sind sie. Somit ist der V-Zyklus im Gegensatz zur Wasserfall-Methode nicht rein linear, denn die gegenüberliegenden Phasen nehmen aufeinander Bezug. Der Ansatz eignet sich deshalb auch für komplexere Projekte, zum Beispiel die Entwicklung von Apps.

Ap(p)ropos: Mit Projektmanagement-Apps wie Monday oder Trello kannst du einzelne Phasen einfach abbilden und per Drag & Drop verschieben. Slack sorgt für noch mehr Übersicht, denn dort kannst du alle Tools bequem auf einer Plattform integrieren.

Warum klassisches Projektmanagement relevant bleibt

Erinnerst du dich an die oben erwähnten Unterschiede von agilem und klassischem Projektmanagement? Die agile Projektmanagement ist wie eine Jamsession. Sie macht Spaß, sorgt für ein Wir-Gefühl und lässt Neues entstehen. Jamsessions können aber auch so ausarten, dass sich die Musiker:innen in der Geräuschkulisse verlieren. Wie schön wären jetzt Notenblätter und eine Dirigentin, um einen harmonischen Abschluss zu finden!

Genau das ist einer der großen Vorteile klassischer Projektmanagement-Methoden, denn sie:

• … schaffen Übersichtlichkeit und helfen, komplexe Vorgänge in einfache Sequenzen zu unterteilen
• … richten den Blick aller auf ein gemeinsames Ziel
• … stellen klar, wer welchen Beitrag leistet, um dieses Ziel zu erreichen
• … helfen dabei, Aufgaben schneller umzusetzen
• … geben dir wichtige Infos zum Status quo dank der Protokollierung
• … und speichern Wissen im Unternehmen für zukünftige Projekte.

Klassisches Projektmanagement ist also wie die Stimmgabel oder der Dirigentenstab – es darf in deinem Instrumentenkoffer nicht fehlen!

Was sind die Nachteile des klassischen Projektmanagements?

Es hält aber auch einige Herausforderungen parat. Agile Methoden haben sich schließlich nicht ohne Grund immer mehr durchgesetzt. Beachte daher Folgendes:

• Nicht alles ist planbar: Gerade bei komplexen Projekten treten in der Implementierungsphase oft Probleme auf, mit denen niemand gerechnet hat. Es blendet diese Dynamik aus.
• Der Ansatz ist fehleranfällig: Fehleinschätzungen, zum Beispiel beim Budget oder der Besetzung, können den Projekterfolg gefährden oder Mehrkosten verursachen.
• Ein Tunnelblick entsteht: Wenn sich das Projektteam zu stark auf ein vorab definiertes Ziel fokussiert, wird es für neue Ideen und Entwicklungen weniger durchlässig.
• Kundenfeedback kommt erst zum Schluss: Die Auftraggeber:innen sind meist nur zu Beginn und Ende des Projekts involviert. Wenn das Endergebnis dann vielleicht gar nicht ihren Erwartungen oder Anforderungen entspricht, musst du zurück zum Anfang spulen.

Die richtige Projektmanagement-Methode finden

Ob agiles oder klassisches Projektmanagement: Jedes Format hat seine individuellen Stärken. Nutze die Anforderungen des Projekts und Gegebenheiten in deinem Unternehmen als Hinweise, um den richtigen Ansatz zu wählen. Oder du mixt Altes mit Neuem. Mehr dazu in unserem Beitrag über hybrides Projektmanagement.

Wie du dich auch entscheidest: Mit digitalen Lösungen kannst du Projekte einfach organisieren und die Zusammenarbeit sogar hörbar erleichtern. Slack hilft dir mit praktischen Automatisierungen und integrierten Services, deine Projekte umzusetzen – zentral über eine einzige Kollaborationsplattform.