Team chat : L’outil qui simplifie la communication en équipe

La communication interne est un enjeu stratégique pour toute entreprise, mais les outils traditionnels comme le mail montrent de plus en plus leurs limites. Face à ce constat, de nouvelles solutions émergent pour transformer la façon dont les équipes échangent et collaborent au quotidien. Parmi ces innovations, le team chat s’impose comme un outil clé pour transformer et moderniser la communication au sein des équipes. Le team chat désigne une messagerie instantanée dédiée aux collaborateurs d’une même structure.

Qu’est-ce que le team chat ?

Le team chat, également appelé messagerie d’équipe ou chat collaboratif, est un outil de communication interne qui permet aux collaborateurs d’une même entreprise d’échanger instantanément via une messagerie professionnelle.

Concrètement, le team chat repose sur le principe de salons de discussion thématiques auxquels les collaborateurs peuvent accéder pour communiquer entre eux.

Ces salons sont de deux types :

• Des salons publics, organisés par service, par projet ou par thématique. Tous les membres de l’équipe concernée peuvent y participer. C’est le cas par exemple d’un salon « Projet A » auquel tous les collaborateurs travaillant sur le projet A ont accès ;
• Des salons privés, qui ne sont accessibles qu’à certaines personnes spécifiquement. Les managers peuvent par exemple ouvrir un salon privé pour discuter entre eux.

Dans ces salons, les collaborateurs échangent par messages texte, audio ou vidéo. Ils peuvent également partager des fichiers (documents, images, vidéos) et des liens.

Le team chat intègre généralement des fonctionnalités collaboratives : sondages, gestion de tâches, partage d’agenda, etc. Certaines solutions incluent des fonctionnalités comme la visioconférence et le partage d’écran, facilitant les réunions à distance directement dans l’outil.

Les collaborateurs ont aussi la possibilité d’ouvrir des discussions privées entre deux personnes ou en petit groupe, pour échanger des informations confidentielles par exemple.

Contrairement aux mails qui engendrent souvent des silos d’information, le team chat centralise toutes les conversations importantes au même endroit, conservant une trace de tous les échanges.

Certaines solutions de team chat intègrent également des bots intégrés, qui répondent automatiquement aux questions fréquentes et orientent les utilisateurs vers les bonnes ressources.

Quelles sont les principales fonctionnalités du team chat ?

Les solutions de team chat les plus complètes intègrent de nombreuses fonctionnalités pour en faire de véritables plateformes collaboratives :

• Une messagerie instantanée professionnelle qui permet des conversations par messages texte, audio ou vidéo. Les collaborateurs peuvent échanger rapidement par cet outil de communication en temps réel ;
• Des salons de discussion publics ou privés organisés par thématique, par projet, par service, etc. Cela segmente les conversations et facilite la mise en relation des bonnes personnes ensemble ;
• Des appels audio et vidéo de groupe pour réaliser des réunions virtuelles directement depuis l’outil sans avoir besoin d’une solution de visioconférence externe. Le partage d’écran est généralement intégré ;
• Le partage de fichiers de tout type (documents, images, vidéos, etc.) dans les salons ou par message privé. Cela permet de faire circuler facilement l’information entre collègues ;
• Un système de mentions et de notifications configurables pour prévenir un utilisateur qu’on le sollicite ou qu’il est concerné par une conversation ;
• Une fonction de recherche pour retrouver un message, un fichier ou un utilisateur en temps réel dans l’ensemble des conversations accessibles ;
• La possibilité d’intégrer des applications tierces (CRM, cloud, task manager…) pour centraliser différents outils directement dans l’interface ;
• Des bots conversationnels qui peuvent renseigner les collaborateurs sur des informations pratiques automatiquement ou les orienter vers les bonnes ressources ;
• Le stockage des données sur le cloud pour bénéficier d’un historique toujours accessible et sécurisé des conversations ;
• L’accès multi-appareils via les applications mobiles, pour pouvoir utiliser la messagerie en déplacement.

Certaines solutions poussent même l’intégration en centralisant tous les outils de productivité de l’entreprise au sein d’un même espace de travail collaboratif.

Quels sont les avantages du team chat ?

L’un des principaux atouts du team chat est qu’il permet une communication instantanée et en temps réel entre les collaborateurs. Contrairement au mail qui génère des délais, les collaborateurs peuvent avoir des conversations fluides et obtenir des réponses rapides à leurs questions grâce au chat.

Cet outil collaboratif facilite grandement le travail d’équipe et le partage d’informations sur des projets communs. Les salons thématiques par service ou par projet simplifient la mise en relation des collaborateurs et les échanges de documents. Le team chat fluidifie la collaboration transverse entre différents services.

La messagerie instantanée professionnelle offre une rapidité et une flexibilité accrues, rendant les interactions plus dynamiques et fluides, tout en centralisant les échanges pour une meilleure organisation.

Le team chat présente également l’avantage de centraliser toutes les discussions importantes en conservant une trace des informations. Cela permet de capitaliser sur les échanges passés et de faciliter le suivi des projets, contrairement aux mails éparpillés dans les boîtes mail individuelles.

Au-delà des aspects pratiques, l’utilisation d’un outil de team chat améliore la cohésion d’équipe au sein de l’entreprise. Les collaborateurs apprennent à mieux se connaître via les interactions sociales informelles. Cela renforce les liens et l’esprit d’équipe.

D’un point de vue productivité, le team chat optimise également le temps de travail et les processus grâce à sa facilité d’utilisation. La solution permet aux collaborateurs de gagner en efficacité dans leurs échanges quotidiens.

Enfin, le partage des connaissances s’en trouve simplifié entre collègues. Chacun peut apporter son expertise sur des sujets précis et partager ses idées via le chat. C’est un levier de capitalisation des savoirs pour toute l’entreprise.

Comment choisir un team chat adapté à ses besoins en entreprise ?

La communication interne est un enjeu stratégique pour toute entreprise, et choisir un team chat adapté est crucial. Un bon team chat doit favoriser la collaboration et la team communication en permettant des messages instantanés et une gestion efficace des projets. Voici quelques points clés à considérer :

• Fonctionnalités collaboratives: Assurez-vous que le team chat offre des intégrations avec vos outils de productivité pour faciliter la gestion des projets et la collaboration entre équipes.
• Gestion de projet (Project Management) : Optez pour un outil qui intègre des fonctionnalités de project management, permettant un meilleur suivi des tâches, de gérer les délais et de coordonner les équipes efficacement.
• Messages instantanés : Les messages instantanés et les canaux de discussion par projet ou par équipe sont essentiels pour une communication fluide et efficace.
• Support technique : Veillez à ce que l’outil soit intuitif et facile à utiliser pour garantir une continuité dans la communication sans nécessiter un support technique constant.
• Intégration et collaboration : L’outil doit s’intégrer facilement avec d’autres logiciels de collaboration déjà utilisés par l’entreprise, tels que les suites bureautiques, les CRM, ou les plateformes de gestion de tâches.
• Facilité d’utilisation : Un bon team chat doit être intuitif et facile à utiliser pour que tous les membres de l’équipe puissent l’adopter rapidement sans formation extensive.

Avec une solution de team chat bien choisie, vous optimiserez la productivité et la cohésion de vos équipes tout en améliorant la gestion des projets et la communication interne. Un outil bien choisi et adopté deviendra rapidement le centre névralgique de votre communication d’entreprise, fluidifiant vos processus internes, facilitant le travail collaboratif et augmentant l’efficacité opérationnelle, tout en faisant gagner un temps précieux à vos collaborateurs au quotidien.

Comment bien utiliser le team chat au travail ?

Pour tirer tous les bénéfices du team chat, il est essentiel d’adopter cet outil collaboratif de manière stratégique dans votre entreprise. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place :

• Bien paramétrer les notifications est primordial pour ne pas être dérangé en permanence. Vous pouvez par exemple configurer des notifications uniquement lorsque votre nom est mentionné ou pour certains salons prioritaires. Désactivez les notifications sonores pour ne pas être déconcentré ;
• Définissez des règles d’utilisation claires et professionnelles : limitez les conversations personnelles ou humoristiques, proscrivez les sujets sensibles, etc. Un nétiquette doit encadrer l’usage de l’outil ;
• Organisez méthodiquement vos salons thématiques en fonction des services, des projets, des clients pour bien segmenter les conversations. N’oubliez pas les salons transversaux pour favoriser la communication entre services ;
• Intégrez votre team chat avec vos autres outils collaboratifs pour centraliser vos informations et outils sur une plateforme unique ;
• Formez vos collaborateurs à l’utilisation du team chat lors de sessions de présentation : codes de conduite, fonctionnalités, intégration des outils… Cela facilitera l’adoption par tous. ;
• Désignez des community managers en interne pour animer la messagerie professionnelle, répondre aux questions, faire respecter les règles et mettre en avant les bonnes pratiques ;
• Mettez en place des sondages et des enquêtes pour recueillir l’avis des utilisateurs et faire évoluer votre usage du team chat de manière agile.

En suivant ces bonnes pratiques, le team chat peut devenir un pilier central de la communication et du travail collaboratif au sein de votre équipe.

FAQ

Qu’est-ce que le team chat permet de faire ?

Le team chat permet aux collaborateurs de communiquer en temps réel via des salons thématiques ou des discussions privées, de partager des fichiers et d’interagir efficacement pour mener à bien leurs projets.

Quels sont les avantages du team chat par rapport au mail ?

Par rapport au mail, le team chat assure une communication instantanée, il simplifie le travail collaboratif grâce au partage de fichiers et il conserve une trace des échanges.

Comment paramétrer les notifications sur le team chat ?

Il est recommandé de paramétrer les notifications pour n’être alerté que quand votre nom est mentionné ou lorsque vous êtes directement sollicité dans une conversation.

Quelles fonctionnalités le team chat devrait-il inclure pour améliorer l’efficacité au travail ?

Le team chat doit inclure des fonctionnalités telles que la messagerie instantanée pour une team communication fluide, des salons de discussion thématiques pour la collaboration, le partage de fichiers pour les projets de marketing, et des outils de project management pour suivre les tâches. Il doit également offrir un support technique réactif pour résoudre les problèmes rapidement. Ces éléments combinés permettent d’optimiser la productivité et la gestion des projets au sein de l’entreprise.