働き方改革への対応が求められている昨今、業務効率化の課題として挙がりやすいのが「会議」です。「長時間に及んでしまう」「回数が多い」といった悩みを抱えているケースは少なくないでしょう。
今回は、会議を効率化する方法や成功のポイントについてわかりやすく解説します。会議が無駄になりやすいケースも併せて紹介していますので、より有意義で効果の高い会議を開催するために役立ててください。
会議の効率化とは時間や労力を削減しながら会議の効果を最大限に高めること
会議の効率化とは、会議を開催する効果を最大限に高めつつ、会議に費やす時間や労力をできる限り削減することです。会議に出席しているメンバーは、会議中に担当業務を進めることができません。そのため、非効率であまり効果のない会議を頻繁に開催していると、本来の業務を進めることができず企業全体の生産性を低下させる結果を招きかねないのです。
実際、株式会社識学が 2022 年に実施した調査「【会議に関する調査】最長8時間の会議! 会議が長引き残業をしたことがある人7割」によれば、無駄だと思った会議があると答えたビジネスパーソンが全体の 85 ％を占めています。また、会議が長引いたために残業をしたことがあると回答した人は 73.7 ％です。つまり、非効率な会議は従業員にとってストレスの原因となるだけでなく、業務効率を低下させる直接的な要因にもなりえるのです。
※株式会社識学「【会議に関する調査】最長8時間の会議! 会議が長引き残業をしたことがある人7割」
会議の効率化を成功させるポイント
会議の効率化を成功させるには、どのようなことを実践していく必要があるのでしょうか。会議の効率化につながるポイントを紹介します。
事前に会議の目的や情報などを知らせておく
何のために会議を開催するのか、目的を事前に伝えましょう。また、話し合いを進めるにあたり必要な情報も事前に共有し、どのような問題提起がなされているのかを知らせておくことが重要です。
会議で意見を出せるよう宿題を課す
会議での発言をその場で考えるのではなく、前もって準備させることも重要です。意見を出せるよう会議前に宿題を課し、メンバーが考えをまとめたうえで会議に参加してもらいましょう。
事前に会議資料を配布する
会議当日にその場で資料を配布するのではなく、必要な資料を事前に配布しておくことも効率化の条件といえます。日程に余裕を持って資料を配布し、会議当日までに目を通したうえで会議に参加してもらうことが大切です。
事前に機材などの準備をしておく
会議で使用するパソコンやプロジェクターなどの機材は、事前に準備しておく必要があります。会議当日になって機材の不足に気づくことのないよう、あらかじめ必要な機材を確認しておきましょう。
事前に会議での役割を決める
事前に進行役や書記など、会議内で果たすべき役割を決めておくことも重要なポイントです。会議が始まってから役割を決めていると、その分だけ会議のための時間を取られてしまいかねません。
参加メンバーを厳選する
会議に参加するのは、議題に関わりの深いメンバーに厳選しましょう。議題と関わりの薄いメンバーは、ただ話を聞いているだけになりかねません。
優秀な進行役を立てる
進行に慣れている人を指名し、当日の会議を任せるようにしましょう。会議がスムーズに進むか否かは、進行役の力量にかかっていると言っても過言ではありません。
会議資料を厳選する
配布する資料は厳選し、議題に直接関わりのあるものに絞り込みましょう。会議資料が多すぎると、会議が非効率になる原因となります。また、紙の資料を廃止し、データで参加者に共有するとプリントアウトの時間などが必要なくなります。
会議時間のコスト認識を持つ
会議にはコストがかかるという認識を徹底することが大切です。会議に参加している間も、メンバーには給与が支払われています。拘束時間が長くなればなるほど、人件費がかさむという認識を持たせましょう。
会議の頻度を適正に保つ
1 回あたりの会議時間だけでなく、会議の開催頻度についても適正に保っていくことが重要です。開催頻度が高すぎる会議があるようなら、本当に必要な回数へ収まるよう見直していく必要があります。
会議時間を決めて開催する
あらかじめ会議時間を決めて、時間内に結論を出すようにメンバーに意識させましょう。会議は終了時刻を決めて開催するのが基本です。結論が出るまで続けるという意識の場合、大抵は想定以上の時間がかかります。
発言ルールを決めておく
会議内での発言に関するルールを決めると、効率的に会議が進みます。「1 人あたりの発言時間」「反対意見を述べる際には代替案を添える」などのルールを決め、特定の参加者が長々と話し続けるような事態を防ぎましょう。
内職を禁止し会議中は議題に集中させる
会議中に担当業務を進めたり、パソコンで別の作業に取り組んだりする「内職」は禁止しましょう。会議中は議題に集中するのが基本的なルールです。会議への集中力を高めることは、会議の効率化を図るための必須事項です。
次回の会議のためにホワイトボードの内容を共有する
会議中にホワイトボードに記載した内容は、会議終了時に撮影するか、メモに書きとめて共有しましょう。意見をまとめたり、発言を書きとめたりしたホワイトボードの内容を参加していなかったメンバーへ情報共有することで、次回の会議で同じことを説明せずに済みます。これにより、次回開催の会議を効率化できるでしょう。
日頃からチームで意見交換をしておく
会議の場で意見交換を行うのではなく、日頃からチーム内で意見交換をしておくことも大切なポイントです。事前に意見交換がなされていれば、会議では意見の調整や意思決定に専念できます。
ビデオ会議で移動時間を削減する
遠方で就業しているメンバーがいる場合、ビデオ会議を有効活用しましょう。会議を開催するたびにメンバーが移動する時間やコストが削減でき、業務効率化につながります。
議事録を素早くアップする
会議終了後は議事録を迅速に作成し、メンバーに共有しましょう。時間が経過すると記憶が薄れてしまい、議事録の抜け漏れや補足事項などを効果的に共有しにくくなるからです。
反省点があれば次回に活かす
反省点があれば、次回以降の会議に活かしましょう。「会議の進行がうまくいかなった」「時間がかかり過ぎてしまった」などの反省点を理解していれば、改善を重ねていくことができます。
効率を高めるために進行役が意識すべきポイント
会議の効率化が成功するかどうかは、進行役のパフォーマンスによって大きく左右されます。進行役が意識すべきポイントとして、特に重要度の高いものを見ていきましょう。
アイスブレイクをする
会議開始時には短時間のアイスブレイクを設け、場の雰囲気を和ませましょう。参加メンバーがお互いに遠慮し合っていると「言いたいことが言えない」「意見を表明しづらい」といった雰囲気になりがちです。アイスブレイクは、近況報告など短時間で実施できる内容が適しています。
会議の目的とゴールを再確認する
話し合いを始める前に、会議の目的とゴールをメンバーに再確認しておくことをおすすめします。何のために集まったのかを各自が意識しながら意見を交わすことで、話題が脱線しにくくなるからです。
スケジュールに沿ってアジェンダを進行させる
アジェンダには議題ごとの所要時間の目安を記載し、スケジュールに沿って進行できるよう調整しましょう。スケジュールは余裕を持って設定したうえで、想定以上に時間がかかりそうな場合は次回の会議に回すなど臨機応変な対応が求められます。
会議中に出た質問や意見を深掘りして、参加者に意見を求める
会議中に出た有意義な質問や意見については、進行役が率先して取り上げメンバーに意見を求めましょう。単に意見を言い合うことに終始するのを防止できるだけでなく、議題に関する有益な意見交換が行われる会議になるはずです。
話題がそれたら戻す
会議中、議題から話題がそれた場合には、進行役が話題を戻しましょう。話題が脱線したまま話し合いが進んでしまうと、目的を達成できない会議になりかねません。議題に沿って話し合いが進んでいるか、進行役は常に注視していく必要があります。
結論をまとめる
会議終了時には、その日に出た意見を進行役がまとめ、結論を出しましょう。結論が明確になることで、何を決める会議だったのかを参加者が再認識できるからです。意見を交わしたのみで散会してしまうことのないよう注意してください。
会議が効率的ではないケース
進め方によっては、効率的ではない会議になってしまうこともあります。次に挙げる状況に該当することのないよう、会議の進め方には注意を払っていくことが大切です。
参加者が適切ではない
議題とは関わりの薄い人や、本来は議論に参加する必要のない人がメンバーに加わっていると、会議でのやり取りを聞いているだけの状態になりがちです。意見交換に参加する必要がある人や、その場で情報を共有しておく必要のある人にメンバーを絞りましょう。
遠方から人を集める
会議に参加するためだけに遠方から人を集めるのも、非効率な会議の典型的なパターンです。移動時間や交通費など、会議のためにかかるコストを踏まえて費用効果を検討する必要があります。必要に応じてビデオ会議を活用し、無駄な移動をできるだけ削減することが大切です。
時間内に結論が出ない
事前に設定した会議の時間内に結論が出ないことも、会議の失敗例です。話がまとまらず、時間だけが経過していかないように、事前にアジェンダなどをメンバーに共有し、目的意識を持って議論に臨ませましょう。
目的がなく議論が深まらない
会議の目的とゴールを明確にしておかないと、メンバーが意見を自由に述べるだけになりかねません。これでは会議の意味がありませんし、もしも目的が定まらないようなら、そもそも会議を開催する必要があるのか根本的に検討すべきでしょう。
開催日時の確定が遅い
会議を開催する日時が確定する時期が遅いことも、会議の失敗要因となりえます。会議当日までに資料を準備したり、メンバーが考えをまとめたりする時間を十分に確保できず、中途半端な状態で会議に臨むことになるからです。結果として必要な情報共有や意見交換を行うことができなくなり、会議の意義が薄れやすくなります。
会議内容と直接関係ない資料が多い
議題と直接関係のない資料が大量に配布されると、参加者はどの資料を参照すればよいのか判断できなくなります。資料の準備にも余計な時間を費やすことになるため、トータルで考えると膨大な時間のロスが生じかねません。配布資料は最小限にとどめ、議題に直接関わるものに絞り込んでおくことが大切です。
準備や議事録作成に時間がかかる
会議に向けた日程調整や資料準備、事後の議事録作成といった作業に時間をかけすぎてしまうことも、会議の効率を低下させる原因です。アジェンダや議事録はテンプレートを決めておき、必要事項のみ記載すれば配布できる状態にしておくことをおすすめします。議事録作成は会議終了後 1 時間程度で終え、遅くとも当日中には参加者に共有できるようにしましょう。
Slack を活用して会議を効率的に進めよう
会議の効率化を図るには、ビジネスチャットとしても人気のインテリジェント プロダクティビティプラットフォーム「Slack」を活用できます。会議を効率的に進めるための Slack の活用方法を紹介しましょう。
報告や共有はチャンネル投稿やクリップで行う
日頃の報告事項や共有事項を Slack のチャンネル投稿やクリップで行うと、会議の場で報告や共有を行う必要がなくなります。Slack のグループでこまめに報告や共有を進めておけば、チームのメンバーにも経緯が可視化されるため、会議の場では意見の調整や意思決定に集中しやすくなるはずです。文書だけでなく音声クリップや動画クリップも共有できるので、業務の状況や注意事項を共有するのに適しています。
ワークフローやアプリ連携を活用して定例会議や定型業務を Slack に置き換える
Slack のワークフロービルダーやアプリ連携機能を活用することで、定例会議や定型業務を自動化することができます。定期的な情報共有や、担当者の報告を受けて進めるべき作業などは Slack で完結させることも可能です。会議の開催回数を減らし、意見交換やアイデア出しが必要なシーンに絞って会議を設定しやすくなるでしょう。
突発的な対応や簡易的な相談はハドルミーティングで対応する
業務上、突発的な対応や簡易的な相談が必要になるケースは少なくありません。こうした対応や相談を Slack のハドルミーティングで行うことで、音声通話やビデオ会議による機動的な対処が可能になります。次回の会議開催を待つ必要がなくなり、迅速な解決が実現しやすくなるはずです。
クリップやテキスト投稿でさまざまなメンバーとコミュニケーションをとる
遠方で就業しているメンバーや、時差勤務・時短勤務などの関係で勤務時間帯がずれているメンバーには、Slack のクリップ機能やテキスト投稿を通して非同期でコミュニケーションを図りましょう。相手にとって都合のよいタイミングで確認・返信できるため、お互いに負担の少ない形でコミュニケーションを深められます。
議事録やリソースなどは canvas に集約し、社内のナレッジとして蓄積する
会議の議事録や配布資料などのリソースは、 canvas に集約していくことをおすすめします。canvas には文書ファイルのほか画像や音声・動画などの埋め込みが可能です。業務に関する重要な情報を一元化できるため、社内のナレッジとして情報を蓄積していくのに適しています。後日情報を探したい場合にも、検索機能を活用することで必要な情報を素早く見つけられるでしょう。
メリットを損なわずに生産性の高い会議を実践しよう
会議の効率化は、会議の効果を高めるだけでなく、会議に割いていた時間が短くなることで、通常業務の業務時間を増やす効果もあります。会議を効率化させるためのポイントを押さえ、メリットを損なうことなく生産性の高い会議の進め方を実践しましょう。今回紹介したポイントや注意点を参考に、会議の効率化を進めてください。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。