ワークフローには、社内業務の中で行われる申請・承認手続きなどがあります。こうした手続きを適切に管理し、必要に応じて自動化するのがワークフロー管理です。
今回は、ワークフロー管理のメリットや取り組まない場合のリスク、ワークフロー管理に適した業務についてわかりやすく解説します。ワークフロー管理システムを導入する場合の選び方にもふれていますので、ぜひ参考にしてください。
ワークフロー管理とは、社内の業務をシステム上で申請・承認する方法
ワークフロー管理とは、社内の定型的な業務をシステム上で申請・承認する方法のことです。ワークフローとは、業務における一連の作業・工程の流れを指します。申請書などを提出する際には、誰に申請するのか、誰が承認するのかといった段取りがあるように、業務における特定の流れがワークフローに相当するととらえてください。
ワークフローの例
ワークフローの例として、有給休暇を申請するケースを考えてみましょう。有給休暇を申請する場合、所定の有給休暇申請書に必要事項を記入したうえで直属の上長に提出、部門長の承認を得て総務部へと申請書が回され、受領されることで申請が完了する企業もあります。このように、手順が決まっている業務のことをワークフローといいます。
ワークフロー管理に取り組む意義
ワークフロー管理に取り組むことにより、定型的な申請・承認の流れを効率化できます。申請から承認・決裁に至るまでの時間を短縮すれば、長時間労働の抑制や意思決定スピードの改善につながりますし、生産性の向上も実現しやすくなります。
ワークフロー管理をしない場合のリスク
ワークフロー管理が適切に行われていない場合、どのようなリスクが生じるのでしょうか。主なリスクは次のとおりです。
業務進捗が不明
ワークフローが適切に管理されていないと、申請や承認がどの段階まで進んでいるのか、どこで止まっているのかが把握できないリスクがあります。申請はしたものの承認されていなかったり、書類を今誰が持っているのかが不明になったりすることもあるでしょう。
紙の量が増える
申請書や稟議書などを紙ベースでやりとりしていると、扱う紙の量が増えてしまいます。承認後の書類を保管しておく場合、保管場所も確保しなくてはなりません。
手続きが非効率になる
ワークフロー管理の方法が確立されていないと、必要な手続きや申請先を毎回確認しなくてはなりません。結果として業務効率が低下し、労働時間やストレスの増大へとつながるおそれがあるのです。
業務が属人的になると品質に差が出る
ワークフローが明確になっていない場合、業務の流れが属人的になり品質に差が出る可能性もあります。例えば、見積書を手書きで作るのか、表計算ソフトで作るのかだけでも、見やすさは変わるでしょう。
ワークフロー管理におすすめの業務
ワークフロー管理が適しているのは、定型的な申請・承認の流れが一定の頻度で発生しやすい業務です。具体的には、次のような業務が例として挙げられます。
人事考課
人事考課は、ワークフロー管理によって最適化が可能です。目標や自己評価の提出状況や面談の進捗状況などを一元管理することにより、現状をより正確に把握できるでしょう。
勤怠管理
出退勤の記録や残業時間の集計などは、ワークフロー管理に適しています。勤怠管理には定型的な業務が多く含まれるので、集計を自動化したり、打刻漏れや不正打刻などを随時確認したりするといった管理ができるでしょう。業務効率を高め、人的ミスを防ぐ効果が期待できます。
経費精算
ワークフロー管理は、経費の適切な管理を実現する意味においても重要です。物品の購入や交通費精算、出張費精算などの経費精算においては、領収書と金額の確認や上長承認など定型的な業務が多く発生します。一連の申請・承認の流れを適正化することは、業務効率化につながるでしょう。
稟議
契約や高額な物品の購入など、稟議にかける必要のある事案においてもワークフロー管理が必要です。いつ誰が申請し、どのような流れで承認を得たかは、意思決定の経緯を示す証拠にもなります。なお、稟議において押印は重要な意味を持っているため、単に効率化を図るだけでなく、いつ誰が決裁したのか確実に記録を残しておくといいでしょう。
販売管理
見積書や請求書の発行など、営業職の販売管理もワークフロー管理が求められます。営業状況をリアルタイムで確認することができれば、業務効率化につながるだけでなく、機会損失を防ぐ効果も期待できるでしょう。
報告
日々の業務報告をはじめ、クレームやトラブルに関する報告についても、ワークフロー管理による最適化が期待できます。進捗報告など定型的な報告事項はシステム上で管理し、詳細な状況報告は対面や電話でやりとりすれば、情報共有の精度を高められるでしょう。
ワークフロー管理システムの選び方
ワークフロー管理を適切かつ効率的に進めるには、ワークフロー管理システムの導入をおすすめします。ワークフロー管理システムとは、管理に必要な申請・承認や進捗管理などの機能が備わったシステムのことです。ワークフロー管理システムを活用することで、管理上求められる一連の作業をシステム上で完結できます。ワークフロー管理システムを活用する意義や選び方のポイントは次のとおりです。
申請書の作成や承認フローが簡単に設定できるかを確認
ワークフロー管理システムを選ぶ際には、社内で必要な申請書の作成や承認フローの設定が簡単にできるかどうかを確認しましょう。設定すべき項目が多すぎたり、自社が必要とする項目を選べなかったりすると、導入する意味がありません。トライアル期間を活用して、きちんと確認してください。
スマートフォンやタブレットに対応しているかを確認
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも使用できるワークフロー管理システムを選ぶことをおすすめします。出先で勤怠などの申請を行ったり、リモートワーク時に各種申請・承認を進めたりできるほうが効率的です。対応しているデバイスの種類を必ず確認しておきましょう。
データ出力が可能かを確認
勤怠管理や経費精算など、ワークフロー管理システムを外部システムと連携させる必要がある業務が出てくることも想定されます。CSV形式など、汎用性の高いデータ形式での出力に対応しているワークフロー管理システムを選ぶことが大切です。
Slack でワークフローを管理する方法
ワークフロー管理は Slack を活用して効率化・最適化を図ることができます。具体的な活用方法は次のとおりです。
稟議書などは canvas に集約し、社内のナレッジとして蓄積する
稟議書など保存・蓄積していく必要のある文書は、canvas に集約していくと効果的です。必要な時にcanvas 内を検索し、求める情報を素早く見つけることができます。また、稟議書とともに提出した資料類なども併せて集約していくことで、社内のナレッジとしても活用できるでしょう。
ワークフローやアプリ連携でタスクを自動化する
Slack にはワークフロー作成機能が備わっています。定型的なアクションを自動化できるほか、外部のツールやアプリケーションを Slack に連携させて活用することも可能です。
ワークフロー管理で社内業務を効率化しよう
ワークフロー管理は、業務効率の向上や属人化の抑止、適切な意思決定に欠かせない取り組みと言えます。今回紹介したポイントを参考に、社内業務の流れを整理するとともに、ワークフロー管理システムによる一元管理を目指してみてはいかがでしょうか。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。