Che cos’è il change management e come attuarlo correttamente?

In un momento in cui più del 51% delle PMI italiane non svolge attività per implementare o potenziare la digital transformation (e stiamo parlando di un processo praticamente essenziale), vale la pena imparare come portarlo a termine. La gestione del cambiamento è uno dei fattori chiave per garantire che questa evoluzione, come qualsiasi altra, abbia successo e favorisca la crescita delle aziende.

Infatti, senza una corretta attività di change management, probabilmente i risultati non saranno quelli attesi, nonostante l’applicazione delle più recenti tecnologie e strumenti digitali presenti sul mercato. Ogni processo comporta un adattamento, a maggior ragione quando si tratta di introdurre novità nella vita quotidiana di un gruppo eterogeneo di persone. Ma in cosa consiste questo compito e come si svolge?

Come si definisce il change management?

Come abbiamo detto, la gestione del cambiamento si concentra sull’aspetto più personale della trasformazione e dell’evoluzione professionale. In effetti, possiamo dire che si tratta di rendere il processo meno traumatico per i dipendenti e le persone che dovranno affrontarlo. In breve, si tratta di fornire loro il supporto necessario per assumere, accettare e facilitare un cambiamento non sempre facile.

I momenti più comuni per attuare il change management

Ora che abbiamo chiaro il concetto e il suo obiettivo principale, è possibile che sorgano dubbi sul momento della sua applicazione. Sebbene sia vero che stiamo parlando di un’azione che può essere attuata in diversi processi, ci sono quattro momenti principali in cui un corretto change management sarà decisivo per i risultati. Vediamo quali sono e come affrontarli.

Trasformazione digitale

A causa del periodo in cui ci troviamo, la trasformazione digitale sta diventando uno dei processi più comuni in molte aziende. Ciò comporta l’integrazione di nuove tecnologie e strumenti a cui la maggior parte dei dipendenti non è abituata. In alcuni casi si possono incontrare resistenze o addirittura ostacoli al cambiamento, ed è per questo che il change management svolge un ruolo così importante in questi casi.

Cambiamenti del personale

I cambi di personale sono particolarmente complessi all’interno di un’azienda. In genere, non si tratta di un semplice cambiamento professionale, poiché il fattore emotivo gioca un ruolo considerevole in questa situazione. Affinché il processo sia il più agevole possibile, dipende da come e quando viene comunicato, oltre che dal risultato e dalle ragioni che portano al cambiamento.

Cambiamenti strutturali

I cambiamenti strutturali sono probabilmente gli sviluppi in cui la gestione del cambiamento è più rilevante. In questo caso, si tratta di una situazione che coinvolge praticamente l’intera azienda, in termini di personale, strumenti, tecnologie e leadership. In questo contesto, è impossibile eseguire la trasformazione senza una gestione precisa del processo.

Evoluzione del processo

Anche se potremmo includere questo momento nella trasformazione digitale, l’evoluzione dei processi merita un discorso a parte, perché può comportare cambiamenti che vanno oltre la tecnologia stessa. Stiamo parlando di strutture, sedi e dipendenti, come anche di processi di outsourcing o insourcing, quindi è impossibile non affrontare questa situazione in modo approfondito.

Principali modelli di change management

Il modo in cui realizzare la gestione del cambiamento dipende da ogni singola azienda, anche se possiamo trovare fino a 5 modelli di riferimento a cui ricorrere quando si tratta di applicarla. Nonostante non siano le uniche opzioni, quelle che seguono sono le tecniche più ricorrenti in questo senso; prendi nota e scegli quella più adatta alla tua azienda – o mettine insieme alcune -.

Modello ADKAR: 5 passi per un change management più organico

Le 5 fasi in cui si articola la gestione del cambiamento nel modello ADKAR sono consapevolezza (Awareness), desiderio (Desire), conoscenza (Knowledge), abilità (Ability) e rinforzo (Reinforcement). In ognuna di queste fasi, l’azienda deve prestare attenzione all’opinione e alle esigenze dei propri dipendenti, in modo che il processo diventi naturale e completamente adattato ai suoi protagonisti.

Modello Kotter e le sue 8 fasi valide per qualsiasi trasformazione

Jhon Kotter è un rinomato specialista della leadership, per cui può essere molto interessante realizzare il change management dal punto di vista delle sue 8 fasi: creare l’urgenza della trasformazione, creare un’alleanza tra i protagonisti del cambiamento, creare una visione strategica, comunicare la visione in modo chiaro e trasparente, accettare il processo, rimuovere gli ostacoli, creare obiettivi e risultati e realizzare i benefici dell’evoluzione.

McKinsey e le 7 S del change management

Le 7 S di McKinsey sono una strategia basata su 7 elementi che iniziano per S (in inglese) che influenzano la trasformazione e sono presenti in ogni azienda. Si parla di strategia, competenze, personale, valori condivisi, struttura, stile e sistemi (strategy, skills, staff, shared values, structure, style e systems).

Kim Scott, 7 consigli per gestire gli attori del cambiamento

Il modello di Kim Scott, invece, sostiene un processo naturale in cui l’azienda si mette a disposizione dei dipendenti seguendo un processo in 7 fasi di ascolto, chiarimento, discussione, decisione, persuasione, esecuzione e apprendimento. Un modello di gestione del cambiamento meno conosciuto, ma sempre più presente nella trasformazione di molte aziende.

Lewin e il suo modello in tre fasi fondamentali per la trasformazione

Scongelare, Modificare, Ricongelare: sembra strano, ma questa è la tecnica proposta dallo psicologo tedesco Kurt Lewin nell’applicazione del change management. In cosa consiste? Consiste nell’identificare i bisogni, nel pianificare il cambiamento facilitando il processo per le persone coinvolte e, infine, nel mantenerlo quando è accettato da tutti i dipendenti. È uno dei più utilizzati per la sua semplicità e perché può essere combinato con altri durante la seconda fase.

Change management: come realizzarlo in un’azienda

Indipendentemente dal fatto che si scelga o meno uno dei modelli sopra citati per affrontare una trasformazione in azienda, ci sono diverse fasi inevitabili in qualsiasi processo di cambiamento. Per garantire che l’evoluzione avvenga nel modo più fluido possibile, è consigliabile passare attraverso ognuna delle seguenti fasi.

Cosa, come e perché cambiare o come fissare gli obiettivi

La gestione del cambiamento non prevede lo sviluppo del processo senza un’analisi preliminare in cui si stabiliscono le esigenze della struttura, le ragioni che spingono a intraprendere una trasformazione e le modalità di realizzazione. Da qui si stabiliranno anche gli obiettivi che si vogliono raggiungere con questa evoluzione.

Chi è chi nel processo di trasformazione

La definizione dei ruoli è indispensabile in qualsiasi processo di trasformazione, soprattutto tra coloro che ricoprono una posizione di leadership all’interno dell’azienda. Tuttavia, a questo punto è importante tenere conto anche dei singoli membri che percepiranno i cambiamenti nella loro vita professionale quotidiana, che devono essere ascoltati e presi in considerazione.

Pianificazione delle fasi evolutive

Sulla base delle esigenze e degli obiettivi indicati nel primo punto, e dei feedback ottenuti nel colloquio con le persone coinvolte, è consigliabile progettare un piano per il processo di cambiamento. Peraltro, non si tratta di una pianificazione generica, ma di un progetto in cui ciascuna delle fasi viene affrontata nel dettaglio.

Approvare il processo di cambiamento

Come già detto, il change management non è un processo semplice, poiché si tratta di facilitare e migliorare una transizione che può essere di per sé traumatica. In questo senso, è consigliabile cercare di ottenere l’approvazione delle persone coinvolte – la persuasione è essenziale – prima di ogni modifica.

Comunicazione dettagliata, fondamentale per gestire il cambiamento

La comunicazione è uno dei pilastri fondamentali per il buon funzionamento di qualsiasi azienda, e lo è ancora di più in questo momento. Se parliamo inoltre di un processo di evoluzione, possiamo capire come questa sia essenziale, poiché altrimenti l’accettazione del cambiamento risulterebbe traumatica e complessa.

Attuare i cambiamenti al giusto ritmo

Una delle questioni più importanti nella pianificazione del cambiamento è il ritmo di attuazione. Questo vale per qualsiasi cambiamento, ma ha un senso particolare quando si tratta di integrare nuove tecnologie, la cui implementazione finale deve essere adattata alle esigenze di apprendimento degli utenti.

Monitoraggio costante dei cambiamenti

Infine, come ogni processo che si svolge in un’azienda, anche la gestione dei cambiamenti deve essere monitorata. Il monitoraggio di ogni cambiamento, sia esso personale o tecnologico, ci aiuterà a garantire un’evoluzione positiva per l’azienda.

Vantaggi di un corretto change management

Per concludere, vale la pena di evidenziare i principali vantaggi di un corretto sviluppo della gestione del cambiamento. Molti di questi sono facilmente intuibili comprendendo cos’è il processo e come applicarlo, anche se è sempre possibile trarre benefici a cui non si pensa a priori:

• Facilitando la trasformazione, facilitiamo anche l’adattamento dell’azienda al mercato e, di conseguenza, la sua competitività.
• Il coinvolgimento dei dipendenti in questo tipo di processo aumenta la fidelizzazione dei talenti, che si sentono così impegnati in un’azienda.
• Il change management può anche tradursi in efficienza, grazie alla riduzione dei tempi e dei costi necessari per attuare correttamente una transizione.
• Naturalmente, l’accettazione del cambiamento sarà di gran lunga maggiore, il che consentirà di attuarlo più rapidamente e con risultati migliori.
• Il fatto di ascoltare il dipendente in questo processo rende la comunicazione più fluida nel resto delle azioni dell’azienda.
• Lo stress dei lavoratori si riduce notevolmente quando devono affrontare qualsiasi tipo di variazione.

L’importanza del change management in un’azienda

Come si è visto, esistono diverse tecniche per la gestione del cambiamento nelle aziende e tutte sono valide. L’importante è capire il processo e portarlo avanti in modo corretto, scegliendo la strategia più adatta alle esigenze di ogni impresa. Tuttavia, se c’è una cosa essenziale in questo processo è la comunicazione, che deve essere chiara e fluida tra tutti gli attori coinvolti nel cambiamento.

Per garantire un’interazione adeguata, è consigliabile utilizzare uno strumento che permetta di conversare con tutti i membri che fanno parte del change management. Slack è anche un luogo in cui è possibile sviluppare progetti collegando diversi strumenti. Dato che stiamo parlando di trasformazione digitale, perché non iniziare l’integrazione fin dai primi passi del processo?