働き方が多様化している昨今、オンラインによる会議や打ち合わせを行う機会が増えた方も多いでしょう。また、オンラインで開催される「ウェビナー」を経験した方もいるのではないでしょうか。今後、ウェビナーは、ますますセミナー開催の形態として一般的になっていく可能性があります。
今回は、ウェビナーを行うメリット・デメリットや、ツールを選ぶ際のポイントについて解説します。ウェビナー運営をスムーズにするコツも併せて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
ウェビナーとはウェブ上で開催されるセミナーのこと
ウェビナーは「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語で、オンラインで開催されるセミナーのことを指します。
ウェビナーには大きく分けて「リアルタイム配信」と「オンデマンド配信」の2種類があることをご存じでしょうか。まずは、それぞれの特徴について押さえておきましょう。
リアルタイム配信
リアルタイム配信とは、予定配信時刻に合わせて生放送で行われるウェビナーのスタイルです。テレビ番組などの生中継に似ていることから、「ライブ配信」と呼ばれる場合もあります。
リアルタイム配信では開催者・参加者が時間帯を合わせて配信・参加し、質疑応答など双方向のコミュニケーションも可能です。
開催者は参加者の感想をその場で聞くことができ、参加者は疑問点をその場で解消できます。ただし、何らかのトラブルに見舞われて、配信をスムーズに行えないことも想定されます。リアルタイム配信を行う際には、通信環境や使用機材の準備を入念に行う必要があるでしょう。
オンデマンド配信
オンデマンド配信とは、あらかじめ録画したセミナー動画を配信するスタイルのウェビナーです。オンデマンド配信には、さらに、配信用の動画として制作する方法と、過去に実施したリアルタイム配信の録画を配信する方法の2通りがあります。
オンデマンド配信はすでに準備されているコンテンツを配信することから、参加者の質問に対してその場で答えるといった双方向のコミュニケーションはできません。しかし、コンテンツを準備しておけば、繰り返し配信できるというメリットがあります。
例えば、知識やスキルの取得・習得を目的とするウェビナーのように、毎回同じ内容でも問題ない分野では、オンデマンド配信が採用されるケースも少なくありません。
ウェビナーを行うメリット
ウェビナーを行うことで、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。開催側・参加者側、双方の視点からメリットを見ていきましょう。
開催側のメリット
セミナーは会場のキャパシティで参加人数が制限されますが、ウェビナーはツールの同時接続人数によって参加できる人数が決まります。ツールの同時接続認数は料金プランによって異なることが多く、ツールやプランによっては、数万人が参加できるウェビナーを開催することも可能です。
また、ウェビナーであれば、会場費や配付資料の制作費が抑えられ、コスト削減も可能です。さらに、画面共有などの機能を活用することで、リアルで行うセミナーよりも、わかりやすく伝えられる効果も期待できます。
ウェビナーは、開催者側にとって、集客・運営・伝達の 3 点においてメリットを得られるセミナーのスタイルといえるでしょう。
参加者側のメリット
オンライン開催であれば、参加者は会場まで出向く必要がありません。自宅など都合の良い場所から参加できるため、時間や交通費の節減につながります。パソコンなどの機器と通信環境さえあれば、どこからでも参加できるのはウェビナーの大きなメリットです。
また、チャットなどビデオ通話システムの機能を活用することで、気軽に質問・発言がしやすいのもウェビナーの特徴といえます。大人数の会場では聞きづらいことでも、ウェビナーであれば任意のタイミングで質問を送れることは、ウェビナー特有のメリットといえるでしょう。
ウェビナーを行うデメリット
ウェビナーには多くのメリットがある反面、開催側・参加者側、それぞれにとってデメリットとなりうる面も持ち合わせています。具体的には、下記の点に注意が必要です。
開催側のデメリット
ウェビナーでは、画面を通じてコミュニケーションを図るため、リアルな空間で顔を見ながら話す場合と比べて、会場全体の雰囲気や参加者の熱量を感じにくいことが難点です。
参加者によっては、画面表示をしない「顔出し不可」の場合もあることから、参加者の反応がわかりづらい点がデメリットといえます。
また、システム障害などにより、ウェビナーの開催そのものが困難になる可能性も否定できません。リアルで開催するセミナーでは起こらない通信障害や機材の不調などが発生する可能性があることは、認識しておく必要があります。
参加者側のデメリット
ウェビナー参加者は、視聴環境を自分で用意しなければなりません。パソコンやタブレットを用意し、通信環境を整えることが参加の条件となることから、人によっては参加が難しい場合もあるでしょう。
ウェビナーツールをはじめ、デバイスやソフトウェアの操作に慣れていない人にとって、ウェビナーへの参加は、ハードルが高いと感じられる可能性があります。通信・視聴環境によって参加可能かどうかが左右される点は、ウェビナーのデメリットといえるでしょう。
ウェビナーツールを選ぶ際のポイント
ウェビナーに使用するツールを選ぶ際には、いくつか押さえておくべきポイントがあります。ウェビナーを円滑に開催・運営するためにも、下記の点を意識してツールを選びましょう。
自社の利用に見合った料金プランか
ウェビナーツールは無料で利用できるものもありますが、時間制限や参加人数の制限など、機能面で制約が設けられているケースが少なくありません。また、無料の場合、セキュリティ面でも不安があります。自社の機密情報や参加者の個人情報を守るためにも、セキュリティ面には配慮が必要です。
ですから、ウェビナーを開催するのであれば、必要な機能を持つ有料プランを契約することになるでしょう。
ウェビナーツールの料金プランには、大きく分けて月額固定制と従量課金制の2種類があります。開催頻度が高い場合は、利用回数や時間にかかわらず料金が一定の月額固定制が合理的です。
対して、不定期開催、もしくは開催頻度があまり高くない場合は、利用した分だけ料金が発生する従量課金制のほうがコストを抑えられる可能性があります。
このように、自社の利用条件に見合った料金プランを選択すると良いでしょう。
適切な機能を備えているか
ウェビナーツールが、自社で予定しているウェビナーに必要な機能を備えているかどうかも重要なポイントです。また、自社で使用しているツールと連携が可能か、担当者が使いこなせる機能かどうかも併せて確認しておく必要があるでしょう。
さらに、参加予定人数をカバーできるかどうかもチェックしておく必要があります。ミーティング機能のみの場合、参加人数が制限されている場合があるため、大人数の参加が想定されるウェビナーの場合は注意が必要です。
サポート体制は整っているか
ウェビナー開催にはトラブルが付き物です。何らかの不具合でサポートが必要な時、すぐに対応してもらえるサポート体制が整っているかどうかも確認しておきましょう。
電話窓口のほか、チャットなどで随時質問できる環境が整っているか、複数の連絡手段が確保されているかなどもチェックポイントです。
また、ツールによっては料金プランにごとにサポートが可能な範囲が異なるケースもあります。自社で必要なサポートが受けられるプランかどうかも十分に確認したうえで、検討することが大切です。
Slack でウェビナーの運営をスムーズに
ウェビナー運営をスムーズに進めるには、ウェビナーツール以外の環境を整えることも重要なポイントです。コミュニケーションツールの Slack を活用して、ウェビナーの運営を円滑化しましょう。
ウェビナーはスタッフの連携が重要
ウェビナー開催までの準備期間や開催当日の運営においては、スタッフの緊密な連携が欠かせません。リアルタイムで連絡をとり合い、現状を共有できる仕組みを整えておく必要があります。
Slack にはグループチャットによる会話のほか、ダイレクトメッセージやハドルミーティング、動画クリップなど、さまざまなコミュニケーション方法に対応しています。情報共有の手段を複数確保できるため、状況に応じて最適な方法を選ぶことが可能です。ウェビナー開催に向けてスタッフ間の連携を図るうえで、適した仕組みといえるでしょう。
ウェビナー開催のためのマニュアルを共有
Slack は、ファイルの共有や保管に対応しています。ウェビナー開催のためのマニュアルを運営チームで共有し、随時確認しながら準備を進めることも可能です。
また、 Slack ではワークフローを設定し、タスクやプロセスを自動化することもできます。あらかじめスケジュールを登録しておくことで、設定した日時になると自動的にワークフローが開始する仕組みも手軽に実現可能です。ウェビナー開催に向けて必要なタスクを漏れなく実行していくうえで役立つでしょう。
こうしたマニュアルやワークフローは、ウェビナー開催のノウハウとして、Slack canvas で保管しておくことで、いつでも簡単に参照することができます。
Slack canvas とは、Slack 上で、テキストや画像、動画などを 1 つのドキュメントにまとめて保存しておくことができる機能です。ウェビナー開催後に、動画・視聴者の反応やアンケートなどを Slack canvas にいっしょに保管しておけば、次回開催時の参考にすることも可能です。
タスク管理ツールなどとの連携でウェビナー運営のタスクを漏れなく管理
Slack は、さまざまなツールと連携させて活用できます。利用中のタスク管理ツールなどと連携させることで、ウェビナー運営に必要なタスクの進捗状況を管理する際に役立ちます。
また、代表的なウェビナーツールである Zoom との連携にも対応しています。 Slack へ招待 URL を送ったり、ウェビナーの開始時刻を通知したりすることも可能です。また、 Zoom での録画を Slack で共有することも手軽にできるので、参加者の満足度向上にもつながるでしょう。
ウェビナーのメリット面を活かした企画・運営を目指そう
ウェビナーには、リアルで開催するセミナーにはないメリットが多数あります。ウェビナーのメリット面を活かすことで、開催者・参加者の双方にとって意義のあるウェビナーとなるでしょう。
今回紹介したポイントを参考に、ぜひウェビナー開催を検討してみてください。見込み客との接点強化や集客の一環として、ウェビナーが効果を発揮するはずです。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。