Cosa sono i flussi di lavoro e a che servono?

Secondo i dati di McKinsey, applicare i flussi di lavoro può contribuire a migliorare l’efficienza operativa fino al 30%. In un mondo sempre più dinamico e competitivo, la loro importanza è evidente, soprattutto se si considera che il loro obiettivo principale è ottimizzare l’efficienza, la produttività e la qualità del risultato finale.

Tuttavia, i flussi di lavoro prevedono la partecipazione di persone, reparti o sistemi diversi all’interno di un’azienda, per cui è necessario stabilire una sequenza logica di passaggi e definire chiaramente le responsabilità e le scadenze, in modo che il lavoro venga svolto in modo coordinato e sincronizzato.

Cosa sono i flussi di lavoro e quali tipologie esistono?

Un flusso di lavoro consiste in una sequenza ordinata di passaggi, attività o compiti necessari per completare un processo o raggiungere un obiettivo specifico. Affinché i flussi di lavoro funzionino, è necessario stabilire una struttura e una sequenza ordinata di attività da svolgere.

Ad ogni modo, i flussi di lavoro non sono tutti uguali, poiché variano in base alla loro struttura e alle loro caratteristiche:

• Flussi di lavoro sequenziali: in questo tipo di flusso di lavoro, le attività vengono eseguite in una sequenza lineare, cioè una dopo l’altra. Ogni attività deve essere completata prima di poter iniziare la successiva. È utile quando le attività devono essere eseguite in un ordine specifico e dipendono dal risultato dell’attività precedente.
• Flussi di lavoro paralleli: in questo caso le attività vengono eseguite contemporaneamente in diversi ambiti o fasi. Ciò consente di svolgere più attività contemporaneamente, accelerando il tempo complessivo di esecuzione del flusso di lavoro. È utile quando le attività non dipendono direttamente l’una dall’altra.
• Flussi di lavoro basati su regole: come suggerisce il nome, le regole o le condizioni sono utilizzate per determinare quali attività devono essere eseguite in quale ordine. Le decisioni vengono prese in base a eventi specifici o a criteri predefiniti. Ad esempio, un’attività può essere attivata solo se viene soddisfatta una determinata condizione.
• Flussi di lavoro ad hoc: le attività sono definite e assegnate in modo flessibile, in base a esigenze e circostanze mutevoli. Non esiste una sequenza fissa e le attività vengono create e assegnate in base alle necessità. Utile in situazioni imprevedibili o in progetti non strutturati.
• Flussi di lavoro ciclici o ripetitivi: le attività vengono ripetute in cicli regolari. Una volta completata una serie di attività, queste vengono ripetute di nuovo, seguendo una sequenza definita. È comune nei processi di produzione e di fabbricazione che prevedono fasi ripetitive.
• Flussi di lavoro guidati dagli eventi: attivati da eventi o trigger specifici. Al verificarsi di un evento, vengono avviate determinate azioni o operazioni. Ad esempio, la ricezione di un’e-mail può attivare un flusso di lavoro per elaborare e rispondere al messaggio.
• Flussi di lavoro basati sull’approvazione: le attività devono passare attraverso un processo di approvazione prima di procedere. Ogni attività richiede il via libera di una persona o di un gruppo specifico prima di poter passare alla fase successiva.

6 elementi da considerare quando si adottano i flussi di lavoro

Quando parliamo di flussi di lavoro, ci sono 6 elementi da tenere in considerazione:

1. Attività o compiti: ciascuno dei passaggi che devono essere eseguiti per completare il flusso di lavoro.
2. Partecipanti: le persone, i reparti o i sistemi coinvolti nel flusso di lavoro. Ogni partecipante deve avere un ruolo specifico e determinate responsabilità.
3. Sequenza: ogni flusso di lavoro ha un ordine logico in cui vengono eseguiti i diversi compiti. Ad esempio, il completamento di un’attività può innescare automaticamente l’inizio dell’attività successiva.
4. Regole e condizioni: queste regole determinano quali azioni devono essere eseguite, da chi e in quale momento.
5. Automazione: può comportare l’uso di software, strumenti di collaborazione, integrazioni di sistema e così via, per snellire il processo. Secondo l’Association for Information and Image Management, l’automazione dei processi aiuta a ridurre gli errori umani fino al 90% rispetto ai processi manuali.
6. Gestione e monitoraggio: per garantire il rispetto delle scadenze, la risoluzione di potenziali problemi e il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.

Come mettere in atto flussi di lavoro efficaci

I flussi di lavoro sono efficaci se direttamente collegati a elementi quali una comunicazione efficiente, l’impegno del team e una mentalità di miglioramento continuo.

Come applicare dunque flussi di lavoro efficaci?

• Identificare i processi chiave della propria azienda. Identifica i processi o le attività all’interno della tua azienda che potrebbero trarre vantaggio da un flusso di lavoro. Sceglie le aree soggette a errori, inefficienze o che richiedono una maggiore collaborazione.
• Documentare i processi attuali. Esamina, analizza e mappa con cura il processo esistente e documenta ogni fase, compito e attività coinvolti. Identifica le dipendenze, i punti di blocco e le opportunità di miglioramento; questo ti consentirà di comprendere appieno il processo e di determinare quali cambiamenti sono necessari.
• Progettare flussi di lavoro chiari e strutturati. Definisci i compiti, le relazioni di dipendenza tra i compiti, i ruoli e le responsabilità dei partecipanti e i punti di decisione o di approvazione.
• Definisci regole e standard chiari per ogni fase dei flussi di lavoro. Ciò include scadenze, criteri di qualità, comunicazione tra i partecipanti e qualsiasi altro requisito rilevante. In questo modo si garantisce un’esecuzione coerente e si evitano malintesi.
• Formare i membri del team coinvolti nei flussi di lavoro. Assicurati che comprendano lo scopo del flusso di lavoro, il modo in cui verrà implementato e le modalità di esecuzione dei compiti all’interno di esso. Se necessario, fornisci indicazioni sull’uso di strumenti o software correlati.
• Esecuzione di test e modifiche. Prima di implementare completamente il flusso di lavoro, è necessario condurre dei test per identificare potenziali problemi e apportare modifiche. Testa diversi scenari e assicurati che i flussi di lavoro funzionino senza problemi. Raccogli il feedback dei partecipanti e apporta le modifiche necessarie.
• Introdurre gradualmente i flussi di lavoro nell’azienda. Inizia con un gruppo o un reparto pilota e monitorane le prestazioni. Se necessario, apporta ulteriori modifiche prima di estendere i flussi all’intera azienda.
• Monitorare e valutare i flussi di lavoro in corso. Raccogli dati e feedback per identificare le aree di miglioramento. Apporta modifiche e perfezionamenti su base continuativa per ottimizzare il flusso di lavoro nel tempo.

Benefici dei flussi di lavoro efficaci

I flussi di lavoro sono strumenti preziosi per ottimizzare l’efficienza, la produttività e la qualità nella gestione di processi e attività. Aiutano a organizzare il lavoro, a migliorare la collaborazione e a ridurre al minimo gli errori, con conseguente maggiore soddisfazione dei clienti e migliori risultati aziendali. Pertanto, se pensiamo ai loro principali vantaggi, possiamo evidenziare i seguenti:

Miglior efficienza

I flussi di lavoro aiutano a ottimizzare i processi definendo una sequenza logica di attività. In questo modo si evitano sforzi eccessivi e perdite di tempo per attività non necessarie, con conseguente maggiore efficienza nell’esecuzione di attività e processi.

Riduzione di errori e rischi

Flussi di lavoro ben definiti aiutano a ridurre al minimo errori e rischi. Stabilendo regole e condizioni, è possibile implementare controlli di qualità e garantire che vengano seguite le procedure corrette in ogni fase del flusso di lavoro.

Tracciamento e monitoraggio

Gli strumenti di gestione dei flussi di lavoro offrono funzionalità per tracciare i progressi, impostare scadenze, assegnare compiti e monitorare le prestazioni. In questo modo è facile osservare il flusso di lavoro e identificare gli intoppi o le aree da migliorare.

Automazione di attività ripetitive

Alcuni strumenti di workflow consentono di automatizzare le attività di routine e ripetitive. Ciò riduce il carico di lavoro manuale, fa risparmiare tempo e consente ai membri del team di concentrarsi su attività più strategiche e di maggior valore.

Migliora la produttività

Semplificando i processi e fornendo una struttura chiara, i flussi di lavoro migliorano la produttività complessiva. Le scadenze vengono rispettate in modo più costante, con conseguente maggiore efficienza nella realizzazione di progetti e risultati.

Miglioramento della visibilità e del processo decisionale

I flussi di lavoro ben gestiti offrono una maggiore visibilità dei processi e consentono di raccogliere dati sulle prestazioni e sul tempo impiegato per ogni attività. In questo modo è più facile prendere decisioni informate e identificare le aree di miglioramento.

Collaborazione e comunicazione efficaci

Stabilendo un flusso di lavoro chiaro, si migliora la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team: ciascuno comprende in modo preciso i propri ruoli e le proprie responsabilità e può coordinarsi in modo più efficace con gli altri partecipanti al flusso di lavoro.

È qui che i vari strumenti disponibili per facilitare la creazione, la gestione e il monitoraggio dei flussi di lavoro possono essere di grande aiuto. È qui che Slack diventa un ottimo strumento per sviluppare correttamente i flussi di lavoro, in quanto si distingue come piattaforma di comunicazione e collaborazione aziendale che può aiutare in vari aspetti dei processi grazie alle sue diverse soluzioni: comunicazione in tempo reale, canali tematici, notifiche e promemoria, ricerca di conversazioni o file e molto altro.