労働生産性 UP に直結！最新ツール活用で現場の「無駄」を見直そう

「働き方改革」の登場で、企業は労働時間を短縮するべくさまざまな取り組みを行っています。そのなかで、短時間でこれまでと同等かそれ以上の成果を出すための指標として注目されているのが労働生産性です。

当たり前ですが、労働生産性を上げるということは仕事において「無駄」な時間を最小限に抑えること。では「無駄」とは何でしょうか？

どんどん新しいテクノロジーが生まれている今、これまで「必須」だったことが簡単に「無駄」へと変わります。逆も然りで、これまで「無駄」だと捉えられていた時間を、新たなツールで有効活用できるようにもなります。だからこそ、最新ツールに注目し、「無駄」の定義を常に最新版にアップデートすることが、労働生産性 UP のための第一歩だと言えるでしょう。

この記事では、「新しい方法」に注目することで、かつての常識で認定された「必須」と「無駄」を大胆に見直していきたいと思います。

ツール活用で労働生産性が上がる場面とは？

これまで当たり前だった会議、移動、社内のルーティンワーク。「何が無駄か」を洗い出すために、実際に自社の状況を思い浮かべながら、1 つ 1 つ検討してみましょう。

最新版の会議ツールでストレスフリーな打ち合わせ

すでに実践している人も多いと思いますが、他拠点のチームやベンダーなど、ある程度顔を合わせたことのある相手との会議はオンライン会議ツールを活用できます。ただ、なかには「画面がよくフリーズした」「音質が悪い」という過去の経験から、「やはり会議は対面で」という結論になってしまった人もいるでしょう。

しかしツールはどんどん進化しており、1～2 年前に出した結論すら今も正しいとは言えません。Zoom などのどんどん進化するツールを積極的に試してみると、これまで「対面でないと」と思っていた会議でもオンラインで済ませられるようになるかもしれません。

配慮したいのはベンダーとの打ち合わせです。ベンダーからすると、あなたの会社は顧客であり、「訪問しなければ」という気持ちになるのは自然なこと。顧客であるあなたからオンライン会議の提案をすることで、ベンダーにとっても時短となり、よりアウトプットのクオリティに時間を割くことができるでしょう。

情報を 1 か所にまとめて移動中の仕事をスムーズに

とはいえ、「移動時間＝無駄」という考え自体もやや時代遅れになりつつあります。少し前であれば、移動時間にはメール返信など限られた仕事しかできなかったのが、今やオフィスでも外出先でもシームレスに仕事を行うことが可能な時代になっているからです。

それを実現するために行いたいのは、デバイスを問わずに使える 1 つのプラットフォームに必要な情報を集約すること。こうしておけば、外出先でもスムーズに仕事を続けられるほか、たとえチームに緊急事態が発生してもすぐに対応することもできます。「移動時間＝無駄」というかつての定義に囚われていてはもはや労働生産性を上げる機会を逃すことになりかねません。

ブレストも事前準備のひと工夫で生産性 UP

会議の場を活用したいのは、議論や相談など「双方向のコミュニケーション」を行うとき。その準備にチャットを活用することで、会議時間を短縮することができます。

例えば時間がかかる会議の代表に「ブレスト（ブレインストーミング）」があります。ここでおすすめしたいのは、事前準備として、各自がすき間時間を使ってアイデアを共有しておくこと。例えば Google Jamboard などのスマートホワイトボードを使って、遠隔地にいるメンバーとデジタルボードを共有して事前にアイデアを書いた付箋を貼り付けておくほか、チャットにそのトピックのスレッドを用意して各自がアイデアを投稿するというやり方もあります。こうすることで「その場でアイデアを出し合う」ための時間を飛ばして議論をスタートさせることができ、大幅な時間短縮につながるでしょう。

プロジェクトの進捗共有はチャットで完結

さて、会議の話が続きましたが、「集まって話す」のを代替する手段も考えてみましょう。

そもそも報告や共有のように「一方通行のコミュニケーション」はわざわざ集まって行う必要はありません。各プロジェクトごとに必要なメンバーが参加するチャットを用意し、そこで各自が進捗や状況を投稿するようにすると、全員が常に最新状況を把握できるようになります。プロジェクトリーダーがわざわざ報告を受ける必要はありません。この方法にすれば、もしかすると多くの「定例会」が廃止できるかもしれません。

ルーティンワークをできる限り自動化

来客の登録、会議室の予約、出張等の各種申請、ヘルプデスクの対応、新しいメンバーに対して繰り返す同じようなコミュニケーション。これらはまさに「何も生まない」時間であり、労働生産性を高める時間をどんどん食いつぶしてしまっています。でもそれはもはや「仕方のない時間」ではないのです。

そこで活用したいのが、ワークフローを簡単に自動化できるツールです。たとえば社員研修メッセージのテンプレートを用意し、新しいメンバーが入ってくるたびに自動で送信されるようにしておけば、毎回の説明時間を節約することができます。出張等の各種申請フォームをすべて自動化し、承認までも普段使っているプラットフォーム上で行うと、関係者すべての時短になるでしょう。

労働生産性 UP にはツール浸透が鍵

さて、ここまで労働生産性を上げるためにさまざまな「無駄」を抑える方法を見てきましたが、どれだけ環境を整えたとしても、活用されなければ意味がありません。しかし、老舗企業や「前例」を重視するチームにおいては、新たな環境を整えること自体が大きなチャレンジとなることも多いでしょう。

そんな場合におすすめしたいのは、導入したツールを使う場面をある程度最初に決めてしまい、その運用に切り替えてしまうこと。そうすることで、「どう使っていいのかわからないから使わない」「使わなくても業務は回る」という状況を避けることができます。

また、各チームから数名ずつ選び、その人たちを集中的にトレーニングしておくと、ほかのメンバーの間に「身近に詳しい人がいる」という安心感が生まれ、利用促進にもつながります。

このようなプロセスは最初少し時間がかかるかもしれませんが、長い目で見たらトータルの時間を大きく減らします。常に最新ツールに目を向け、どんどん「無駄」の定義をアップデートしていくことが、今後の労働生産性の改善につながっていくでしょう。