Brainwriting con Slack: creatività inclusiva e agile

Se lavori con team distribuiti o remoti, probabilmente hai sperimentato la difficoltà di realizzare un brainstorming efficace e inclusivo.

Il brainwriting è una tecnica che genera molte idee in modo organizzato, riducendo al minimo i condizionamenti esterni ed evitando dinamiche che limitano il coinvolgimento.

Scopri come implementarlo in modo corretto e quali strumenti usare per ottimizzare ogni sessione.

Cos’è il brainwriting e perché è efficace?

Il brainwriting è un metodo per generare idee da parte di un gruppo di lavoro, nel quale ogni partecipante scrive individualmente idee e annotazioni seguendo un approccio strutturato e a tempo.

Questo processo è particolarmente efficace nei team remoti, o quando si lavora con persone che potrebbero non sentirsi a loro agio a parlare in pubblico.

Definizione di brainwriting

Brainwriting è un termine che identifica un tipo di scrittura silenziosa e organizzata che permette di produrre idee, senza l’influenza immediata degli altri.

Durante le sessioni, ogni persona scrive le proprie proposte in forma anonima, in uno spazio più equo e produttivo.

Brainwriting e brainstorming a confronto

La differenza tra brainwriting e brainstorming è pratica e metodologica. Le sessioni a tempo per produrre idee scritte e non verbalizzate comportano i seguenti vantaggi:

• Equità paritaria: il rischio che alcune voci dominanti prevalgano su altre è minore nel brainwriting, poiché ogni partecipante pensa in maniera indipendente;
• Quantità creativa: le sessioni a tempo consentono di produrre un flusso maggiore di idee, dal momento che non ci sono interruzioni esterne;
• Anonimato: tale condizione incoraggia la condivisione di proposte anche da parte di chi ha poca predisposizione alla partecipazione attiva.

 

Principali varianti del brainwriting

A seconda dell’esigenza del team è possibile applicare alcune varianti di brainwriting. Il metodo 6-3-5, ad esempio, prevede la partecipazione di sei partecipanti: ogni partecipante si impegna a scrivere almeno tre idee in cinque minuti.

Trascorso il tempo, il compito passa alla persona successiva. Il processo si ripete fino a completare il giro e, al termine, il gruppo esamina le idee, elimina quelle duplicate e ne seleziona alcune da sviluppare ulteriormente.

Per silent brainwriting, invece, si intende un metodo senza discussioni verbali, che permette a ciascun membro di lavorare in modo concentrato e senza interruzioni.

Quando e dove utilizzare il brainwriting?

Il brainwriting si usa per stimolare la creatività su un nuovo progetto, per risolvere un problema o per migliorare situazioni di conflitto.

Ideazione in remoto o asincrona

Il brainwriting è particolarmente utile per i gruppi di lavoro a distanza, dove le riunioni in tempo reale non sempre sono possibili.

Utilizzando strumenti, come Slack, il processo avviene in modo asincrono, consentendo a ciascun membro di contribuire quando è disponibile.

In questo modo, la ‘raccolta’ delle idee avviene senza la pressione del tempo o del contesto di un team meeting formale.

Situazioni ideali dove usare il braiwriting

Quando ci sono team distribuiti, che lavorano contemporaneamente su progetti articolati, il brainwriting aiuta a canalizzare l’ideazione e a generare soluzioni creative.

Nel caso emergano divergenze di opinioni, è utile mettere i membri del gruppo nelle condizioni di esprimere le proprie idee senza un confronto diretto con gli altri. 

Così facendo si riducono le tensioni e si libera il pensiero critico, ma costruttivo.

Tempi consigliati per il brainwriting e best practice

Per massimizzare l’efficacia del brainwriting, è importante stabilire un tempo preciso. A seconda del numero di partecipanti, il tempo ottimale per una sessione varia da minimo 5 a massimo 30 minuti.

Tra le best practice non dovrebbero mancare:

• la definizione di obiettivi chiari;
• l’uso di un timer per ogni fase, in particolare per il 6-3-5 brainwriting;
•  un ambiente di scrittura libero da distrazioni.

 

Come implementare il brainwriting su Slack?

L’automazione del processo di brainwriting da remoto è facile con l’uso di una piattaforma centralizzata come Slack.

Gli strumenti e le applicazioni disponibili in un unico ambiente aumentano l’efficienza del lavoro in team e consentono di dare seguito alle nuove idee emerse durante la sessione.

Creazione di canali o di thread dedicati

Una delle modalità più semplici per organizzare il brainwriting su Slack è creare thread o canali dedicati.

Ogni partecipante posta le proprie idee in modo organizzato, anche con nomi in codice o pseudonimi, mentre il resto del team interagisce successivamente.

Per esempio, un team distribuito che lavora su un progetto di sviluppo software potrebbe creare un canale Slack esclusivo per la fase di brainwriting.

Ogni membro, quando disponibile, scrive e posta le proprie idee in un thread dedicato, utilizzando un modello predefinito.

Non è necessario che tutti siano online contemporaneamente, poiché il processo asincrono permette di dare il proprio contributo senza interruzioni ed evita di influenzarsi a vicenda.

Uso di template o modelli

Slack conta numerose app integrate e strumenti collaborativi per team remoti, come Google Docs e note, per l’organizzazione e la raccolta delle idee.

Utilizzando template e modelli digitali, ogni partecipante scrive e sviluppa il pensiero creativo in modo strutturato, rendendo la sessione di brainwriting efficiente e facile da seguire.

Facilitazione asincrona e cicli temporizzati

La modalità asincrona facilita l’organizzare di sessioni flessibili di brainwriting e con i cicli temporizzati, monitorati dai bot Slack, è possibile pianificare quando inizia e termina ogni fase.

La partecipazione è sempre allineata, senza riunioni in tempo reale: ogni membro del team contribuisce in modo organizzato anche se si trova in un fuso orario diverso.

Quali sono i vantaggi del brainwriting con Slack?

Nei team remoti, la comunicazione discontinua compromette lo sviluppo delle idee potenzialmente valide.

Grazie alla collaborazione asincrona su Slack, i gruppi di lavoro comunicano senza frizioni e ciò permette di sfruttare appieno il brainwriting.

Inclusività e partecipazione equa

Ogni membro della squadra ha l’opportunità di esprimere le proprie idee senza pregiudizi o bias e senza subire l’influenza delle dinamiche di gruppo.

Ciò si rivela particolarmente utile per manager e team leader che vogliono promuovere un ambiente di lavoro inclusivo, dove tutte le idee sono ascoltate e valutate in modo equo.

Slack supporta la partecipazione collettiva, indipendentemente dalla posizione o dal ruolo nel team.

Efficienza e gestione asincrona

Il brainwriting su Slack consente ai team in remoto di lavorare in modo produttivo, senza interruzioni del flusso di lavoro per riunioni in orari non comodi.

Grazie alla possibilità di proporre idee e raccogliere feedback in modo asincrono, i gruppi lavorano sui progetti nel rispetto dei tempi di consegna e delle esigenze personali.

Tracciabilità delle idee e documentazione automatica

Una delle caratteristiche di Slack è la capacità di registrare e archiviare le conversazioni.

Le sessioni di brainwriting sono facilmente documentabili: le idee rimangono tracciabili e ciò facilita il processo di revisione e di selezione delle migliori proposte.

Cultura di innovazione continua

Fare brainwriting in Slack contribuisce a costruire la cultura dell’innovazione.

Ogni componente del team è incoraggiato a proporre idee nuove e a partecipare attivamente alla creazione di soluzioni.

Un vantaggio per l’azienda che così resta competitiva grazie alla mentalità aperta e collaborativa degli stakeholder interni.

Consigli pratici per facilitatori e team leader

Per ottenere il massimo da una sessione di brainwriting su Slack, la funzione di team leader e facilitatori è prioritaria.

Ruolo del moderatore: guida e tempistiche

Il moderatore gioca un ruolo chiave nel garantire che il brainwriting avvenga in modo efficace.

Innanzitutto, è suo compito stabilire esatti limiti di tempo per ogni fase. Altrettanto importante è fornire le regole di ‘ingaggio’ e monitorare il progresso della sessione.

L’obiettivo è garantire a tutti i partecipanti il giusto tempo per contribuire al meglio e senza pressioni.

Regole per un brainwriting di successo

Affinché un brainwriting funzioni, è fondamentale stabilire delle regole chiare:

• il silenzio durante la fase di scrittura;
• il flusso continuo delle idee;
• la condivisione delle idee.

Su Slack questi flussi sono gestibili con canali dedicati e thread separati.

Fasi successive: dalla raccolta allo sviluppo

Una volta completata la fase di scrittura, si procede con la raccolta delle idee prodotte dal brainwriting.

Con Slack si possono utilizzare strumenti di votazione partecipata, come il bot Simple Poll, per raccogliere feedback sulle idee e selezionare le migliori, prima di procedere allo sviluppo.

Case study

Su Slack sono presenti case study su come le aziende utilizzano la piattaforma per ottimizzare la creatività con sessioni di brainstorming e brainwriting.

I documenti evidenziano l’utilizzo di Slack per generare e raccogliere idee in modo dinamico.

Aziende che usano Slack per la creatività in remoto

Il brainwriting è una prassi consolidata soprattutto quando i team diffusi gestiscono progetti core-business.

Alcune aziende di successo in remoto hanno implementato questa tecnica, centrando gli obiettivi in termini di creatività e collaborazione distribuita.

Ad esempio, Zapier e Shopify utilizzano Slack per raccogliere idee creative e risolvere problemi in modo asincrono.

Risultati ottenuti: volume di idee, engagement, lead time

Le analisi dei risultati ottenuti dai team remoti che usano il brainwriting su Slack sono focalizzate alla misurazione quantitativa e qualitativa.

Da un lato, l’incremento di volume di idee generate e dall’altro il miglioramento dell’engagement.

Altro parametro per valutare il successo del braiwriting è il lead time più corto. Il tempo che precede l’avvio della sessione serve ai partecipanti per riflettere sull’argomento e far germogliare le idee.

Nel brainwriting asincrono, ogni individuo si prende il suo tempo senza condizionamenti esterni e lascia fluire le idee secondo un flusso naturale e al contempo organizzato.

FAQ

Che cos’è il brainwriting e in cosa si differenzia dal brainstorming?

Il brainwriting è una tecnica di generazione di idee che usa la scrittura, in forma anonima ed equamente inclusiva. Il brainstorming, invece, essendo verbale, è spesso dominato da pochi membri del gruppo.

Quante persone servono per una sessione efficace?

Il brainwriting è efficace con minimo quattro partecipanti, ma può essere adattato anche a team considerevolmente più ampi.

Quanto dura una sessione di brainwriting su Slack?

Una sessione di brainwriting su Slack con sei persone dura mediamente 30 minuti, ma è possibile estendere o accorciare le tempistiche.

Posso farlo in modo asincrono?

Sì, il brainwriting è ideale per sessioni asincrone. Su Slack puoi organizzare le fasi in thread o canali separati, utilizzando timer e regole chiare per ogni fase.

Quali app facilitano il brainwriting?

Le sessioni di ideazione e sviluppo idee su Slack sono facilitate da app per la gestione di note e workflow e da applicazioni di comunicazione integrata come Trello e Adobe Creative Cloud app.

Sfruttare il brainwriting con Slack per team creativi e inclusivi

Il brainwriting è una tecnica per potenziare la creatività in team remoti e distribuiti. Utilizzando Slack come uno spazio virtuale per attività creative si agevola il processo di generazione, selezione e sviluppo delle idee.

Grazie alla possibilità di interagire in modo asincrono e alla gestione semplice delle fasi del brainwriting, Slack aiuta a creare un ambiente di lavoro inclusivo e produttivo, dove ogni membro del team contribuisce senza barriere.