Guide du télétravail : nos conseils pour bien s’organiser

Quand on passe au télétravail, adopter les bons réflexes n’est pas toujours intuitif. Dans cet article, nous avons compilé quelques conseils qui vous aideront à bien agencer votre bureau à distance, à gagner en productivité et à cloisonner vie professionnelle et vie privée.

S’inventer une nouvelle routine de travail

Le télétravail a pour grand avantage de réduire vos déplacements quotidiens, mais il y a un revers à la médaille. En effet, le trajet qu’on effectue pour se rendre au bureau permet de se préparer mentalement aux tâches qui nous attendent. De la même façon, le trajet de retour en fin de journée est un sas de décompression qui marque une séparation nette entre le travail et la vie privée.

Dans votre nouveau quotidien, vous devez recréer des rituels qui joueront ce rôle de transition. Faute frontière physique, il est essentiel d’instaurer une séparation claire entre vie professionnelle et vie personnelle. Autrement, on peut très vite se laisser déborder et perdre pied. Les études ont en effet démontré que les risques psychosociaux – notamment le burn-out – avaient largement augmenté suite au télétravail imposé pendant le confinement, avec un niveau de stress et de trouble anxieux très élevé. Le cabinet d’études Empreinte Humaine relève ainsi qu’en avril 2020, un quart des salariés en télétravail présente un risque de dépression nécessitant un traitement. D’où l’importance de bien restructurer sa vie pour prévenir le risque d’épuisement psychologique.

Comment se mettre en condition :

• Se lever en avance pour prendre le temps d’avaler un bon petit-déjeuner et de se pomponner comme si on allait au bureau. Cela vous dynamisera et vous mettra dans une énergie de travail.
• Structurer ses horaires à l’avance de façon hebdomadaire ou quotidienne. L’idéal est de tenir un calendrier partagé où sont consignés les horaires et congés de chaque collaborateur. Une très bonne idée à suggérer à son manager s’il n’en prend pas lui-même l’initiative.

 

Comment décompresser :

• En télétravail, les salariés conservent les mêmes droits en matière de repos. N’hésitez pas à prendre des pauses régulières et à vous mettre en mode « Ne pas déranger » quand la journée est finie. Pour ne pas travailler plus que de raison, résistez à l’envie de répondre aux e-mails en dehors de vos horaires fixés. Pensez aussi à désactiver les notifications sur votre téléphone et votre ordinateur.
• Pour vous changer les esprits et décrocher de votre bureau à distance, octroyez-vous un moment en fin de journée pour faire une activité qui vous plaît, comme de la méditation, de la cuisine, du sport ou tout simplement une petite balade pour prendre l’air.

Créer un espace propice à la concentration

Pour travailler dans les meilleures conditions, vous devez réfléchir à l’emplacement et à l’agencement de votre bureau à distance. L’idéal, si votre logement le permet, c’est d’installer votre bureau dans une pièce à part pour créer une vraie césure entre le travail, qui sera limité à ces murs, et la vie privée. Si ce local est muni d’une porte qui ferme à clé, vous pourrez même vous créer un espace clos pendant les réunions. Si vous vivez dans une petite surface, il est plus difficile de trouver sa place : notre conseil, c’est de travailler sur une table pour vous forcer à sortir du lit chaque matin.

Autre point important, il est beaucoup plus agréable de s’installer près d’une fenêtre pour garder un lien concret avec le monde extérieur et profiter de la lumière du jour. Outre le fait qu’elle réveille, elle booste le moral et est plus flatteuse en visioconférence !

Enfin, si vous partagez votre logement, il faudra aussi faire comprendre à vos proches que présence et disponibilité sont deux notions bien distinctes. Nous vous conseillons d’établir des règles dès le début du télétravail, notamment en matière de volume sonore et d’interruptions, pour pouvoir travailler dans le calme.

Notre conseil ? Si vous n’êtes pas seul(e) à la maison, pensez à accrocher un panneau « Ne pas déranger » sur votre porte et à prévenir lorsque vous avez vraiment besoin de vous concentrer. Pour les parents de jeunes enfants, il faudra faire preuve de pédagogie. Et surtout, ne pas culpabiliser de ne pas être disponible. Expliquez-leur la situation de façon ludique. Pourquoi ne pas créer une boîte aux lettres où déposer ses petits mots quand on souhaite parler à papa ou maman ? Vous trouverez plein d’autres idées dans cet article.

Choisir le bon équipement

Si vous travaillez chez vous de façon régulière ou permanente, il est essentiel de bien s’équiper. Voici tous les incontournables pour un bureau à distance aussi pratique que confortable :

• Un ordinateur avec écran fixe pour créer un vrai poste de travail (ou si vous préférez utiliser un laptop, nous vous recommandons d’investir dans un rehausseur pour ne pas avoir à vous courber).
• Un casque à réduction de bruit haute qualité pour se couper du brouhaha ambiant, se concentrer en écoutant de la musique et bien entendre ses interlocuteurs lors des réunions.
• Une chaise de bureau ergonomique : votre mobilier de maison peut faire l’affaire pendant quelques jours, mais cela peut à la longue engendrer des douleurs. Votre dos vous dira merci !
• Si vous passez beaucoup de temps à discuter par visioconférence, nous vous conseillons également d’investir dans une webcam grand-angle.

Au-delà de ces recommandations matérielles, le télétravail nécessite également de recevoir son arsenal logiciel. Ces applications vous aideront à rester efficace depuis votre bureau à distance :

• Une solution de gestion des projets comme Trello pour gérer toutes vos tâches et collaborer facilement avec vos collègues. Cet outil, qui propose une version gratuite, s’articule autour d’un tableau de gestion des projets qui permet de créer des missions et de suivre leur avancement en un seul coup d’œil. Vous pouvez également créer des checklists, ajouter des dates butoirs à vos projets et activer des notifications pour ne rien oublier.
• Une solution de gestion du temps comme Clockify, disponible gratuitement sur Mac, PC, smartphones et navigateurs Web. Cet outil, qui permet d’ajouter un nombre illimité d’utilisateurs, brille par sa simplicité et son interface intuitive. Vous pouvez chronométrer le temps passé sur chaque projet, tenir des plannings hebdomadaires et générer des rapports sur votre efficacité.
• Une solution de gestion des mots de passe comme Lastpass, disponible dans une version d’essai de 30 jours. Pourquoi ? En entreprise, le télétravail nécessite bien souvent de se connecter à de nombreuses plateformes pour discuter et échanger à distance. Ce gestionnaire vous permettra d’enregistrer facilement tous ces identifiants et de les stocker en lieu sûr de façon cryptée.

Vous êtes chef d’équipe ou de PME ? Partagez ces conseils avec vos collaborateurs pour veiller à leur bien-être en télétravail. Et surtout, délimitez clairement les horaires de chacun et insistez sur le droit au repos. En France, le droit à la déconnexion est inscrit dans le Code du travail depuis 2016. Les accords d’entreprise doivent garantir l’effectivité de ce droit, crucial pour préserver la santé physique et mentale des collaborateurs. À l’heure actuelle, 49 % des actifs en France se disent en détresse psychologique dans leur travail.

Voici quelques chiffres supplémentaires qui soulignent tout l’enjeu d’une implication positive du management pour réglementer et optimiser le télétravail des équipes :

• 92 % des salariés souhaitent que le télétravail reste une option
• 81 % des salariés ont pour préoccupation première leur bien-être au travail
• 58 % des salariés citent comme principal inconvénient du télétravail l’absence de frontière entre vie privée et sphère professionnelle