Gestión de recursos: qué es y cómo optimizarla

Retrasos en las entregas, falta de personal, descontrol en los inventarios… ¿Te suena algo de esto? Son solo algunos de los problemas en los que suele traducirse una gestión de recursos deficiente.

Teniendo esto en cuenta, la gestión de recursos resulta una capacidad esencial para las organizaciones, ya no solo para su supervivencia, sino también para alcanzar el éxito.

¿No sabes qué es exactamente? A continuación, te lo contamos todo y te brindamos algunas claves y consejos para lograrla.

Qué es la gestión de recursos

La gestión de recursos se refiere al conjunto de actuaciones orientadas a administrar y utilizar de manera efectiva los recursos disponibles en una organización.

En este sentido, el concepto de “recurso” se entiende, desde una perspectiva amplia, como aquello que es necesario para cumplir una tarea. Por ello, van desde los recursos financieros a los materiales y tecnológicos, además del tiempo como activo y los recursos humanos.

Ventajas de una gestión de recursos optimizada

Evita imprevistos

La gestión de recursos permite conocer con qué recursos se cuenta de antemano, en vistas a evitar carencias o problemas antes de que aparezcan.

Genera equipos compensados

Una gestión de recursos optimizada permite adecuar los recursos con que se cuenta a las fortalezas y debilidades de los equipos humanos. Se evitan así escenarios en los que existan cargas de trabajo excesivas o poco realistas. Esto también redunda en una mejora en la motivación.

Se multiplica la transparencia

La gestión de recursos también da mayor visibilidad a los recursos con que cuenta una organización y su asignación. Esto puede ser útil para determinar, por ejemplo, si un equipo puede asumir nuevos proyectos. A su vez, ofrece una mayor claridad sobre las responsabilidades en el equipo.

Visión global

Determinar y especificar qué recursos van a ser necesarios y cómo se van a asignar supone acceder a un panorama de 360º en la empresa. Se detectan así posibles dependencias o la necesidad de ajustes potenciales. De igual modo, puede ser útil para mejorar las siguientes gestiones.

3 técnicas para llevar una mejor gestión de recursos

La gestión efectiva de recursos es fundamental para el éxito de cualquier proyecto o empresa. Por ello, a continuación, te presentamos tres técnicas para llevar a cabo una gestión más eficiente y estratégica de los recursos disponibles, con el fin de maximizar la productividad:

• Asignación: esta técnica se basa en analizar cuáles son los recursos disponibles a partir de informes específicos para distribuirlos de forma adecuada, ya sea allí donde sean más necesarios o mejor aprovechados. Para ello, hay que realizar una planificación y asignación de los equipos, materiales y presupuestos de forma óptima.
• Nivelación: en este caso, se trata de descubrir qué recursos están siendo infrautilizados o empleados de forma ineficiente. De este modo, el objetivo es optimizar los recursos sin comprometer la calidad o el cumplimiento de las metas propuestas. Esto es posible equilibrando la carga de trabajo entre los recursos disponibles.
• Previsión: trata de predecir las necesidades futuras en un proyecto para destinar a tiempo los recursos necesarios. Esto es posible gracias al análisis de patrones de demanda o de los cambios y actualizaciones que se pueden producir en un entorno empresarial.

Cómo optimizar la gestión de recursos en una empresa

La gestión de recursos otorga a las empresas un importante margen de maniobra para anticiparse y resolver problemas.

De esta manera, si has detectado desajustes o incertidumbre sobre cómo se está aprovechando el potencial de los recursos de que disponen tus equipos, los siguientes consejos pueden resultar muy útiles a la hora de optimizar la gestión de los recursos:

1. Define las necesidades y prioridades de acuerdo con un panorama realista de tu organización

Comienza por evaluar de manera objetiva (es decir, basándote en datos fiables) cuáles son las necesidades prioritarias en tu organización en relación con los recursos disponibles. Considera el personal, el presupuesto, los diferentes activos con los que se cuenta (tanto tangibles como intangibles) y el tiempo necesario para satisfacer dichas necesidades y así lograr tus objetivos.

Es, en este momento, por ejemplo, en el que pueden surgir las brechas de recursos, es decir, diferencias entre los recursos que se dispone y los requeridos para alcanzar los objetivos estratégicos.

2. Pon en marcha una planificación con un enfoque estratégico

Más adelante, debes analizar cómo se pueden asignar de manera eficiente y efectiva estos recursos. Para ello, genera un plan detallado que especifique cómo se asignan los recursos detectados y qué acciones van a lograr cerrar las brechas identificadas. El plan debe incluir metas a alcanzar, plazos, responsabilidades y métricas de seguimiento.

En cualquier caso, el enfoque estratégico en la gestión de recursos no debe ser dejado de lado. Se trata de tener en mente y alinear el plan con los objetivos a largo plazo, maximizando el uso de los recursos disponibles y adaptándose a los cambios en el entorno.

3. Garantiza que se usan las capacidades y recursos ya presentes en la empresa

Una gestión de recursos exitosa pasa por realizar una evaluación exhaustiva de los recursos disponibles en la empresa que permita identificar plenamente todas las capacidades y recursos existentes. Más allá de este mapeo, se debe garantizar que cada persona cuenta con una serie de responsabilidades bien definidas y que aprovechen al máximo las capacidades de las que se dispone.

También, es el momento de poner en marcha oportunidades de capacitación orientadas a mejorar las capacidades de los empleados y a abrir la puerta a un uso más efectivo de los recursos existentes.

En este punto es de gran utilidad el empleo de metodologías de gestión de proyectos orientadas a asignar los recursos disponibles de manera efectiva.

4. Valora el ‘outsourcing’

Si la gestión de recursos se está convirtiendo en un obstáculo, muchas empresas consideran el outsourcing como solución. Esto supone acceder a profesionales especializados y con experiencia en este área para que abran la puerta a mejoras en cuanto a eficiencia y resultados en periodos más cortos de tiempo.

5. Haz uso de herramientas tecnológicas para la gestión de recursos

El potencial revolucionario de aplicar la tecnología a los procesos internos de una empresa ha aterrizado también en la gestión de recursos.

En este área, destacan herramientas como la solución de gestión de proyectos de Slack. Esta plataforma de trabajo en equipo está orientada a gestionar todos los detalles de tus proyectos, desde la planificación hasta el monitoreo de rendimiento. Además, pone el foco en la colaboración y comunicación fluidas, flexibiliza las conversaciones y minimiza la rigidez de canales convencionales.

De hecho, esta comunicación más flexible implica también un 32% menos de correos electrónicos y un 23% menos de reuniones. Y es que, en Slack, los equipos se reúnen en espacios virtuales más efectivos, que se adaptan a las diferentes necesidades de comunicación. Para ello, multiplica las posibilidades de las herramientas ya presentes en la empresa a través de un triple enfoque:

• Facilita el debate y la gestión de tareas desde una única plataforma centralizada. 
• Garantiza la organización de los proyectos, incluyendo actualizaciones y recordatorios de los plazos.
• Pone el foco en compartir y colaborar fácilmente, integrando multitud de servicios de gestión de archivos como Box, Dropbox, Google Drive o OneDrive.

En definitiva, la gestión de recursos supone un proceso de alto valor para lograr los objetivos empresariales. No obstante, esta debe tomar un enfoque de optimización continua. Y solo a través de la monitorización constante es posible realizar un seguimiento de los recursos para garantizar que se cumplen los plazos y las metas propuestas.

¿Quieres gestionar tus recursos de manera más eficaz? Comprueba de primera mano cómo la herramienta de gestión de proyectos de Slack proporciona visibilidad continua sobre el cumplimiento de objetivos.