Transformation

Von der Wüste in die digitale Welt: Unser jährliches Vertriebsevent komplett digital

Sicherheit und Gesundheit unserer Teams haben Priorität. Wegen des Coronavirus haben wir unseren GSO (Global Sales Offsite) daher digitalisiert.

Autor: Robert Frati, SVP, Sales and Customer Success at Slack16. März 2020

Es war der 7. November 2019, und ich hatte mich darauf gefreut, die mit Spannung erwarteten Neuigkeiten für das ganze Unternehmen mitzuteilen – die formelle Ankündigung unseres GSO.

GSO ist für uns ein großes Event. Es ist die einzige Gelegenheit im Jahr, bei der unser gesamtes Sales- und Customer Success-Team zusammenkommt, um sich über bewährte Methoden auszutauschen, wichtige Neuigkeiten zu kommunizieren und Erfolgs- und Wachstumspläne miteinander abzustimmen. Ich brenne für dieses Event. Einige nennen es sogar schon „Bobs Hochzeit“. Ich mache mir viele Gedanken um die Planung, konzentriere mich auf Details und setze alles dran, damit es für alle ein unvergessliches Erlebnis wird.

Es ist mehr als ein Event. Es ist eine einzigartige Gelegenheit, andere zu informieren, zu inspirieren, zu motivieren und – was am wichtigsten ist – Danke zu sagen. Ich möchte allen für ihre Bemühungen und Beiträge danken und allen für ihre Einzel- und Teamleistungen meine Anerkennung zeigen. Darüber hinaus hat es etwas Magisches, verschiedene Teams aus der ganzen Welt zusammenzubringen.Slack-UI zur Planung digitaler VeranstaltungenWir haben nicht geahnt, dass die gesamte Planung für das Event, das in Phoenix stattfinden sollte, Ende Februar gefährdet sein würde. Die weltweite Gesundheitskrise – das Coronavirus – machte immer deutlicher, dass wir uns um Gesundheit und Sicherheit viel mehr Gedanken machen würden, als um Motivationsredner und -rednerinnen. Wir haben das Weltgeschehen aufmerksam verfolgt und unser Vertriebsteam und unsere Partner durch regelmäßige Updates im zentralen Slack-Channel zur GSO-Planung informiert. Dort konnten alle aktuelle Neuigkeiten und Ankündigungen finden.Je mehr Informationen über das Ausmaß des Coronavirus bekannt geworden sind, desto klarer ist es geworden, dass die Absage der Veranstaltung unsere einzige Option war.

Das war hart. Ein großes, funktionsübergreifendes Team hatte mit viel Herzblut daran gearbeitet, dass das Event ein tolles Erlebnis werden würde. Am Ende war es dennoch eine leichte Entscheidung. Sie war zweifellos auch die richtige.
Wie sollte es also weitergehen? An dieser Stelle kam die Kehrtwende.

Wir haben unsere Optionen analysiert: Sollten wir das GSO absagen? Verschieben? Auf digital umsteigen? Jetzt auf digital umsteigen oder später? Oder vielleicht einen Kombi-Ansatz aus einigen digitalen Angeboten und einigen regionalen Veranstaltungen wählen? „Dynamische Umgebung“ trifft es nicht wirklich. Stell dir das Chaos vor.

Glücklicherweise war das GSO-Projektteam bereits in einem eigenen Slack-Channel versammelt, sodass ich in Echtzeit die richtigen Leute zusammentrommeln konnte. Gemeinsam haben wir auf Basis der gleichen Informationen schwierige Entscheidungen getroffen.

Unsere finale Entscheidung: Das Datum bleibt bestehen und wir stellen auf digital um.Slack-UI zur Planung digitaler VeranstaltungenKlarheit zu haben fühlt sich toll an, doch wie setzen wir unsere Entscheidung nun in die Tat um?

Die Liste der Fragen war lang und vielfältig:

  • Wie können wir die Inhalte von drei Tagen auf einen einzigen Tag komprimieren?
  • Wie lang sollte ein Vortrag unter den neuen Rahmenbedingungen nun dauern?
  • Wie können wir weiterhin den Fokus auf unsere zentralen Event-Prinzipien legen: Bildung, Alignment, Anerkennung, Motivation und Inspiration?
  • Und die größte Frage von allen: Wie schaffen wir das alles in einem komplett digitalen Format?

Hier ist die CliffsNotes-Version: Wir haben die unserer Meinung nach wichtigsten, interessantesten und am einfachsten zu erfassenden Segmente in einen sechsstündigen Rahmen gepackt. Aus drei Tagen mit Workshops, Präsentationen, Social Events und mehr wurden nun sechs Stunden Inhalt.

Hinter den Kulissen hat sich viel getan, damit ein Live-Event in kürzester Zeit erfolgreich in ein digitales Event verwandelt werden konnte. Dazu waren ein unglaubliches Team und eine zeitnahe, transparente Kommunikation über eine Reihe von Slack-Channels erforderlich. Da wir schon monatelang in kontextrelevanten Channels vorgearbeitet hatten, war es einfach, Updates schnell zu sammeln und an einen neuen Veranstaltungsort und ein neues Format anzupassen. Dazu gehörten die Zusammenarbeit unseres Kernteams #gso-projektteam zur Erstellung von Inhalten mit wichtigen funktionsübergreifenden Partnern (#gso-2020-mktg-roadmap und #gso-2020-prod-roadmap), Channels zur Erstellung und Bereitstellung unseres Online-Leitfadens (#gso-2020-leitfaden) und ein Channel zur Umsetzung unseres neuen digitalen Ansatzes (#gso-2020-digitale-referenten).

Wir haben das GSO 2020 Digital Event über ein Zoom-Webinar durchgeführt und diese Übertragung über Slack-Channels mit vielen interaktiven Angeboten kombiniert. Das passte perfekt zusammen.Slack-UI zur Planung digitaler Veranstaltungen[Zugehörige Inhalte: Lies unseren begleitenden Beitrag, um mehr über die taktischen Änderungen zu erfahren, die wir vorgenommen haben, um das Event in weniger als 10 Tagen umzuorganisieren.]Slack-UI zur Planung digitaler VeranstaltungenWir haben unsere Sitzung mit einem energiegeladenen Video und einer kurzen Entstehungsgeschichte unseres Teams eröffnet. Anschließend haben wir mit informativen Visions- und Roadmap-Vorträgen von Produkt- und Marketing-Managern, Produkt-Demos und sehr anregenden Live-Diskussionen mit Kunden weitergemacht.

Über die Slack-Channels haben wir den Produkt- und Marketingteams sofortiges Feedback gegeben, etwa welche Teile der Roadmap das Vertriebsteam am meisten begeisterten und welche auf der Wunschliste stehen. Die Möglichkeit, weltweit tätige Team-Mitglieder für Echtzeit-Feedback im Channel sofort mit unserem Chief Product Officer zu verbinden, war unglaublich. Da Slack auf Interaktion ausgerichtet ist (unsere Kunden arbeiten pro Arbeitstag durchschnittlich neun Stunden mit Slack), hat sich ganz natürlich eine virtuelle Unterhaltung entwickelt, und die Teilnahmequote war unglaublich hoch.

Slack UI for digital event planning

Ich freue mich besonders, dass die Live-Unterhaltungen mit Kunden auf der Agenda bleiben konnten – jetzt nur eben virtuell. Für aufrichtige, spannende und persönliche Kundengeschichten gibt es einfach keinen Ersatz.

Führungskräfte anerkannter Fortune-500-Marken selbst darüber sprechen zu hören, wie und warum sie weltweit standardmäßig auf Slack als ihre Channel-basierte Kommunikationsplattform setzen, war lehrreich und inspirierend. Slack, so sagten sie, hat maßgeblich dazu beigetragen, Konflikte zu beseitigen, die Kommunikation und das Business massiv zu beschleunigen und das Alignment zu fördern – alles auf eine sehr menschliche Art und Weise. Ihrer Meinung nach zeigen sich diese Effekte insbesondere in einem schnelllebigen, geografisch verteilten, funktionell vielfältigen und hochdynamischen Umfeld. Also in einem Umfeld, wie dem, in dem wir gerade leben.Slack-UI zur Planung digitaler VeranstaltungenBeim Durchlesen unserer Slack-Channels und der Zusammenfassung unseres Feedbacks zu diesem Tag ist deutlich geworden, dass das Event ein großer Erfolg war. Natürlich gab es auch einige Herausforderungen. Ein bisschen Baulärm hier oder Tonunterbrechungen da. Wenn ich auf unsere Entscheidung zurückblicke, das Event stattfinden zu lassen, aber es ganz auf digital umzustellen, muss ich zugeben, dass im Vorfeld eine gewisse Beklommenheit und Unsicherheit herrschten.

Doch als wir uns einmal dazu entschlossen hatten, weiterzumachen, war es toll zu sehen, wie viel Klarheit und Sinnstiftendes ein erfolgreiches Ereignis – und seine unterstützenden Channels in Slack – einem Team bringen kann. Wir haben es probiert. Und wir haben es geschafft.Slack-UI zur Planung digitaler VeranstaltungenEs lebe das Teamwork. Ein riesiges Dankeschön an alle, die dazu beigetragen haben, dass dies möglich geworden ist, und ein großes Dankeschön an unser globales Team, das bei der Umstellung auf digital alle Hebel in Bewegung gesetzt hat. Ich freue mich immer noch darauf, alle so bald wie möglich wieder persönlich zu sehen.

Um im Sinne des Teamworks zu sprechen: Wir sitzen alle in einem Boot. Unser erweitertes Team bei Slack steht bereit und hilft gerne, wo immer es geht.

Wir bieten Webinare und persönliche Beratungen durch Slack-Experten und -Expertinnen (nur in englischer Sprache verfügbar) an, um Tipps und bewährte Methoden für das Home-Office mit Slack zu teilen.

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