Die globale Online-Design-Plattform Canva hat es sich zur Aufgabe gemacht, allen die Möglichkeit zu geben, jegliche Art von Inhalten zu gestalten. Die Mitbegründerinnen und Mitbegründer Melanie Perkins, Cliff Obrecht und Cameron Adams waren von der Vorstellung inspiriert, dass Menschen mit den richtigen Tools große Mengen von Inhalten in relativ kurzer Zeit erlernen können. Sie glauben, dass die Zukunft der Designbranche in einer verstärkt auf Zusammenarbeit ausgerichteten und einfach zu nutzenden Online-Plattform liegen sollte.
Vor dem Umstieg auf Slack gab es in der Anfangszeit bei Canva persönliche Standup-Meetings mit einem Projekt-Team, dessen MItglieder man an zwei Händen abzählen konnte. „Als das Unternehmen gewachsen ist, musste sich die Art und Weise unserer Zusammenarbeit entsprechend ändern“, sagt Liz McKenzie, die globale Leiterin der PR- und Kommunikationsabteilung von Canva. „Alle mussten eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben übernehmen. Wir mussten die richtigen Tools einsetzen, um das Projekt-Team effizienter zu machen.“
Mit über 40 Millionen monatlich aktiven Nutzern und Nutzerinnen in mehr als 190 Ländern umfasst die wachsende Nutzerbasis von Canva Kleinunternehmer und -unternehmerinnen, Social-Media-Influencer und -Influencerinnen, gemeinnützige Organisationen, Angestellte, Lehrer und Lehrerinnen sowie Studierende. Seit der Markteinführung des Unternehmens im Jahr 2013 wurden mehr als 3 Milliarden Designs erstellt – das entspricht 80 Designs pro Sekunde.
Canva setzt seit 2016 auf Slack. Die sichere, Channel-basierte Kollaborationsplattform hilft dem Projekt-Team, das über die ganze Welt verstreut ist und sich mittlerweile über Australien, die Philippinen, China und die USA erstreckt, optimal zu arbeiten.
Mehr als 1.000 Canva-Mitarbeiter und -Mitarbeiterinnen nutzen Slack-Channels, um Nachrichten und Dateien auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Channels sind ebenso hilfreich bei der Verbreitung von unternehmensweiter Kommunikation und beim Onboarding neuer Teammitglieder („Canvanauts“ genannt).
Fehlerereignisse mit Slack-Channels schneller beheben
Das interne Projekt-Team, das bei Canva für die IT-Infrastruktur zuständig ist und maßgeschneiderte Technologielösungen für die Arbeitsumgebung entwickelt, setzt auf Slack, um seine Arbeit effizient zu erledigen. Die Sentry-Integration verfolgt Fehlerereignisse und hilft dem IT-Team, Vorfälle innerhalb einer Minute nach ihrem Auftreten zu erfassen. „Wenn wir in unserem Slack-Channel Fehlerbenachrichtigungen erhalten, fühlt sich das viel mehr wie ein Livestream von Updates und weniger wie Spam an als E-Mails“, sagt Lawrence Law, Infrastructure Engineer.
„Wenn wir in unserem Slack-Channel Fehlerbenachrichtigungen erhalten, fühlt sich das viel mehr wie ein Livestream von Updates und weniger wie Spam an als E-Mails.“
Benutzerdefinierte Slack-Bots sind eine elegante Möglichkeit, Code auszuführen und Aufgaben zu automatisieren und so die Produktivität von Entwicklern und Entwicklerinnen zu steigern. Das interne Anwendungs- und Systemoperationsteam von Canva verwendet Bots zum:
- Automatisieren von Jira-Ticket-Anfragen per Keyword-Erfassung
- Vereinfachen der Kommunikation mit dem Standort China durch Übersetzungsbots
- Triagieren von technischen Supportanfragen mit Chatbots
Bei Canva ist das Onboarding von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für das gesamte Unternehmen eine wichtige Aufgabe. „Wir verwenden auch Slack-Erinnerungen für die funktionsübergreifende Synchronisierung von Teamaufgaben“, sagt Infrastrukturingenieur Caly Yang. „Wir können zum Beispiel eine Erinnerung für People Operations setzen, um die Onboarding-Liste zu aktualisieren, oder den technischen Support benachrichtigen, damit für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die entsprechende Hardware vorbereitet wird.“
Wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im gesamten Unternehmen miteinander vernetzt sind, können Neuzugänge mit den richtigen Systemen, Tools und Slack-Channels optimal vorbereitet werden – egal wo sie sich befinden.
Beziehungen mit externen Partnern dank Slack Connect stärken
Der Erfolg eines Unternehmens hängt oft von Menschen außerhalb ab, die über spezielle Fähigkeiten verfügen, um Projekte in kürzester Zeit zu realisieren. Mit Slack Connect kann Canva schneller mit seinen externen Partnern zusammenarbeiten, und zwar auf eine Art und Weise, die sich genauso einfach und reibungslos anfühlt wie die Zusammenarbeit mit seinen internen Projekt-Teams.
2019 hat Canva eine saisonale Kampagne mit dem Titel „Pasko“ (das Tagalog-Wort für Weihnachten) gestartet, die dazu einlud, eine Online-Grußkarte für die Liebsten zu gestalten. Das Unternehmen und seine externen Agenturen verließen sich von Beginn der Planungsphase bis zum Start der Kampagne auf Slack Connect. McKenzie sagt: „Da die Kampagne auf einem einzigen großen Enthüllungsmoment basierte, bei dem wir das Erlebnis des Wiedersehens der Familienmitglieder einfangen wollten, haben wir auf Slack gesetzt, um sicherzustellen, dass alle über die neuesten Updates informiert waren.“
„Das Ziel war es, den Leuten Freude zu bereiten, sie zu begeistern, indem sie ihre eigenen Designs sehen, und eine neue Art und Weise zu schaffen, wie sie ihre Familie sehen“, erklärt sie. „Zum großen Finale haben wir ermöglicht, dass eine philippinische Familie, die in Melbourne lebt, ihre Verwandten auf den Philippinen besuchen kann.“
„Es gibt dieses Gemeinschaftsgefühl und das Wissen, dass man über viele Dinge auf dem Laufenden ist, da alle Updates in Slack teilen.“
Slack Connect hat Canva geholfen, zu externen Partnern schnell Vertrauen und Beziehungen aufzubauen. Da Canva mit Agenturpartnern schneller in einem Channel zusammenarbeiten konnte, konnte das Projekt-Team problemlos auf wechselnde Prioritäten, Feedback-Anfragen und wichtige Einzelheiten einer Kampagne eingehen.
Personen aus bis zu 20 verschiedenen Unternehmen können einem Channel beitreten. Für die Pasko-Kampagne umfasste der Slack-Connect-Channel von Canva die internen PR- und Kommunikationsteams von Canva, die dabei geholfen haben, die Idee an Havas, die PR-Agentur von Canva auf den Philippinen, die die Logistik vor Ort regelte, heranzutragen. Außerdem betreute ein markeninternes Studio die kreativen Inhalte und ein Community-Team sorgte für den Überraschungsmoment der Familie vor Ort.
Die Resultate? „Es hat alles wunderbar gepasst“, sagt McKenzie. „Wir haben uns entschieden, die Zusammenarbeit mit der PR-Agentur fortzusetzen, und haben für sie einen Retainer eingerichtet.“
Transparenz, Mitarbeiterengagement und Onboarding fördern
„Bei Canva dreht sich alles um Zusammenarbeit und die Unterstützung von Projekt-Teams“, meint McKenzie. „Und ich denke, es ist für uns selbstverständlich, dass wir auch auf ein Kommunikationstool wie Slack setzen, das Teamwork erleichtert.“
Sie nennt Transparenz und asynchrone Kommunikation als entscheidende Faktoren, damit sich die wichtigsten Beteiligten bei der Einführung eines neuen Produkts oder einer Kampagne eingebunden fühlen: „Wenn man Neuigkeiten hat, kann man die Leute einfach auf dem Laufenden halten. Sie müssen nicht unbedingt darauf reagieren, aber sie wissen, was vor sich geht.“
Das Unternehmen verfügt über Tausende von Slack-Channels für Projekt-Teams, Gruppen, Projekte, Unternehmensstandorte und Besprechungen. Verschiedene Projekt-Teams nutzen die Channels auch für die Rollouts, für allgemeine Supportfragen und für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit im Projekt-Team.
„Bei Canva dreht sich alles um Zusammenarbeit und die Unterstützung von Projekt-Teams. Und ich denke, es ist für uns selbstverständlich, dass wir auch auf ein Kommunikationstool wie Slack setzen, das auch Zusammenarbeit und Teamwork erleichtert.“
„Es gibt dieses Gemeinschaftsgefühl und das Wissen, dass man über viele Dinge auf dem Laufenden ist – alles dank Slack“, sagt McKenzie. Emojis können auch dabei helfen, Channel-basierte Nachrichten ausdrucksstärker und produktiver zu machen. „Damit kann man zum Beispiel sagen ‚Diese Kampagne ist fertig!‘ Dann könnte die Kollegin oder der Kollege durch eine Emoji-Reaktion etwas Anerkennung erfahren, z. B. durch einen Haken oder Daumen hoch. So weiß man sofort, wer was tut.“
Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können beim Onboarding sofort vielen Slack-Channels beitreten. Hier sind einige Beispiele:
- #kudos bietet Raum, um lobenswerte Beispiele bei Canva an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbreiten
- #polyglots bietet Hilfe in mehr als 50 Sprachen, die das globale Projekt-Team beherrscht
- #internal-infra-team ist für alle, die sich über einen Offenen Channel an das Projekt-Team für interne IT-Infrastruktur von Canva wenden möchten
- #team ist für unternehmensweite Kommunikation und Mitteilungen
- #sydney ist für unternehmensweite Bekanntmachungen, die nur die Niederlassung in Sydney betreffen
- #karaokeclub (und 360 weitere soziale Channels), ermöglicht es allen, Clubs beizutreten und über gemeinsame Interessen ins Gespräch zu kommen
Die Unternehmenskultur der Canvanauten durch Slack-Emojis unterstützen
Canva steht in den Ranglisten der besten Arbeitsgeber in Australien mit an der Spitze, und Slack trägt dazu bei, dass seine unterstützende, vielfältige und eigenwillige Unternehmenskultur mit Leben gefüllt wird.
Die Anerkennung guter Arbeit ist eines der Team-Rituale, die durch Disco ermöglicht werden, eine Online-Plattform für Unternehmenskultur in geografisch verteilt arbeitenden Projekt-Teams. Die App lässt sich in Slack einbinden und bietet Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, Kolleginnen und Kollegen wohlverdientes Lob zukommen zu lassen.
Canva geht mit einer zusätzlichen Anpassung noch einen Schritt weiter. „Wann immer jemand Anerkennung bekommt, zeigt die App unsere sechs Werte, und wir können unser Lob für die gute Arbeit mit ihnen verbinden“, erläutert McKenzie.
Slack ist unternehmensweit das Tool der Wahl und wird von den Gründern und Gründerinnen von Canva, beim Coaching, von Führungskräften, Team-Leads und einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt. Die Plattform hilft dem Unternehmen dabei, jeden Tag seine Hauptwerte, wie z. B. „Das Komplizierte vereinfachen“, mit Leben zu füllen.
„Ein Tool wie Slack funktioniert nur, wenn alle es verwenden und das gesamte Unternehmen sich darauf einlässt“, sagt McKenzie. „Die Plattform wird ein Teil von uns, eine Form der Anerkennung und des Lobes für Kolleginnen und Kollegen.“
