Adaptar nuestra forma de trabajar cuando las oficinas deben cerrar

Haz clic aquí para consultar recursos rápidos sobre cómo trabajar de forma remota con Slack

No sorprenderá a nadie saber que aquí, en Slack, usamos mucho Slack. Muchísimo, de hecho. Todos los días usamos Slack para conectar oficinas de todo el mundo, desde Nueva York hasta Múnich, Pune y Tokio. Nuestro modo de dirigir la empresa se centra en nuestro propio producto.

En este momento, al igual que todos, estamos pensando en la salud de nuestros empleados, sus familias y sus comunidades, y en cómo esto cambia la manera en que trabajamos juntos para ayudar a reducir la propagación de infecciones. Como muchas empresas, actualmente tenemos compañeros de equipo que trabajan de forma remota y que normalmente estarían juntos en una oficina. A menudo nos preguntan cómo usamos Slack en Slack, por lo que esta es una buena oportunidad para compartir lo que hemos aprendido sobre cómo el trabajo remoto modifica la forma en que usamos nuestro producto.

A continuación se describe una serie de hábitos y trucos de Slack (la mayoría son pequeños y fáciles de adoptar) que hacen que el trabajo en equipo funcione para los compañeros que ahora deben trabajar de forma remota. Y, si buscas aún más información sobre el trabajo remoto en Slack, además de estos puntos en particular, puedes encontrar una colección completa de consejos, artículos e historias en nuestra biblioteca de recursos. 

El cambio al trabajo remoto puede alterar la forma en que funcionan las organizaciones. Estamos aquí para ayudarte. Al final de esta publicación encontrarás información sobre seminarios web y consultas individuales que te ayudarán a gestionar tu propia transición hacia una fuerza laboral remota.

1. Crea un canal de anuncios

Cada oficina de Slack tiene un canal de anuncios, es decir, un canal configurado como de solo lectura para la mayoría de los empleados, pero que los administradores, gerentes de oficina y equipos de comunicaciones internas pueden usar para publicar información importante. En momentos como este, estos canales se vuelven fundamentales e indispensables; la información deja de centrarse en el menú compartido del almuerzo y pasa a incluir novedades sobre el cierre de oficinas, avisos sobre viajes y servicios, y enlaces a los recursos de apoyo que tenemos disponibles para nuestros empleados, así como para sus familias ampliadas y comunidades. 

Descubre cómo administrar los permisos de publicación en canales.

2. Usa estados personalizados

En la sede central de Slack ya usamos mucho los estados personalizados (y los emojis asociados) para que las personas sepan de un vistazo si estamos de vacaciones, en tránsito, en reuniones o, por ejemplo, trabajando de forma remota. Cuando todos trabajan de forma remota, claro está, esta última opción deja de ser relevante y cambia la forma en que usamos los estados. Nuestros compañeros de trabajo ya no pueden ver cuándo no estamos en nuestros escritorios, así que configuramos un estado personalizado para que todos sepan que nos hemos ausentado, que estamos desconectados o que estamos en llamadas y podemos tardar en responder. Además, puedes configurar estos estados para que venzan automáticamente; por ejemplo, «almorzando» es uno que probablemente quieras que desaparezca después de una hora. 

Descubre cómo configurar tu estado y disponibilidad en Slack.

3. Traslada las reuniones a los canales

Trasladar las reuniones a los canales no solo es una excelente práctica para el trabajo remoto, sino también una excelente manera de descubrir qué reuniones podrías eliminar por completo. Para una reunión semanal de seguimiento, establecemos una hora específica del día antes de la cual todos deben publicar su estado en un canal de ese proyecto. Las preguntas pueden hacerse en un hilo (si son solo para esa persona) o en el canal (si son para todos o para la mayoría). Todos pueden ponerse al día sobre lo que están haciendo los demás y, además, obtenemos automáticamente las actas de la reunión.

Contenido relacionado: Twitter organiza una reunión general virtual con una audiencia global mediante Slack y Google Meet. El veredicto del director ejecutivo Jack Dorsey: «Funcionó a la perfección». La responsable de RR. HH. de Twitter le dice a un periodista que la experiencia ya está cambiando las perspectivas. 

Obtén más información sobre las reuniones que funcionan (y las que no) en Slack.

4. No te olvides de los mensajes directos

Los mensajes directos también desempeñan un papel importante. En Slack hacemos la mayor parte de nuestro trabajo en los canales, pero cuando estamos en persona solemos girar la silla y decir: «Oye, ¿puedes mirar esto un momento?». Cuando no podemos resolver un problema en persona, nos enviamos mutuamente trabajos sin terminar por mensaje directo para recibir comentarios e ideas (de hecho, hicimos mucho esto mientras escribíamos esta publicación del blog). Trabajamos mucho en Google Docs, y Slack nos permite compartir fácilmente trabajos en curso. Simplemente, pegamos el enlace en Slack, que nos pedirá que ajustemos los permisos de visualización si la otra persona no tiene permiso para ver el documento.  

5. Haz borradores de tus ideas y súbelos a Slack

Escribir en una pizarra… con marcador permanente: una idea pésima en la vida real, pero perfecta cuando trabajamos de forma remota. Y usamos papel. Porque, para quienes piensan de forma visual por naturaleza, puede ser difícil abandonar este hábito cuando trabajan fuera de la oficina. Hacemos bocetos de nuestras ideas en una hoja de papel, luego les tomamos una foto con el teléfono y la subimos directamente a un canal de Slack para que la conversación siga avanzando. Con el tiempo, hemos descubierto que crear diapositivas para comunicar una idea de forma visual puede llevar demasiado tiempo (entre ajustar tamaños de fuente, anchos de cuadros y alineaciones de flechas) y, cuando solo necesitamos transmitir una idea, el papel y el bolígrafo (y la cámara) cumplen su función. 

Obtén más información sobre cómo agregar archivos a Slack.

6. Comunícate cara a cara, estés donde estés

Comunicarse por escrito puede ser difícil, especialmente en situaciones más delicadas o con más matices. A veces, simplemente necesitas ver la cara de la otra persona y hablar en voz alta. Para una llamada rápida, puedes usar la función integrada de llamadas de voz y videollamadas de Slack. También hemos integrado muchos de los servicios de voz y video más populares; puedes configurarlos como servicio predeterminado para usarlo cuando hagas clic en el ícono Llamar en Slack. Usamos mucho Zoom para reuniones más grandes y recurrimos con frecuencia al comando /zoom para iniciar reuniones espontáneas, pero también encontrarás funciones similares para los demás proveedores integrados.

 Obtén más información sobre las aplicaciones de voz, video y uso compartido de pantalla en Slack. 

7. Comparte canales con proveedores, socios y clientes

Cuando no podemos viajar para reunirnos en el mismo lugar, seguimos trabajando juntos en Slack. Un canal compartido es exactamente lo que parece: un canal que existe tanto en nuestro espacio de trabajo como en el de ellos y que nos permite usar Slack para comunicarnos entre empresas. En este momento usamos mucho los canales compartidos para seguir avanzando con socios, clientes y proveedores pese a la cancelación de nuestros viajes.

Consulta nuestra guía sobre canales compartidos. 

8. Dilo con emojis

Cuando no podemos decir «gracias», «buen trabajo» o «muy bien» en persona, usamos una reacción emoji. Poco después de publicar esta entrada del blog, uno de nosotros publicará un mensaje en un canal para avisarle a toda la empresa que ya está disponible. Recibirá una avalancha de :tada:, :100: y muchos otros emojis personalizados de felicitación; incluso puede aparecer por ahí el loro de fiesta. ¡A todos nos gusta sentir que reconocen nuestro trabajo! Una reacción emoji (o reacji como abreviatura en inglés) es una forma rápida y sencilla de comunicarte con tus compañeros de equipo.

Obtén más información sobre cómo usar reacciones emoji en Slack.

9. Recursos adicionales

Nuevamente, encontrarás más consejos y sugerencias en la página Slack para el trabajo remoto de nuestra biblioteca de recursos. Algunos son pequeños y fáciles de implementar, como los anteriores. Otros son más completos y están pensados para ayudarte a considerar las bases que necesitarás para una fuerza laboral distribuida. Si tienes algún consejo o estrategia importante sobre el trabajo remoto que no hayamos abordado aquí, nos encantaría conocerlo. Usa el comando de barra diagonal /feedback en Slack o escríbenos en Twitter a @Slackhq.

Por último, sabemos que una lista de consejos y artículos no siempre es suficiente. Ya sea que estés usando Slack por primera vez o que tu equipo esté lleno de expertos, queremos ayudarte durante esta transición inesperada hacia una fuerza laboral distribuida. Si quieres nuestra ayuda:

• A partir de la próxima semana, organizaremos una serie de seminarios web centrados en el trabajo remoto. Serán sesiones en vivo con oportunidades para hacer preguntas y obtener respuestas. Puedes obtener más información e inscribirte para participar aquí. 
• Si quieres recibir ayuda personalizada para usar Slack con tu equipo que tuvo que comenzar recientemente a trabajar de forma remota, estaremos encantados de hacer una breve llamada contigo. Haz clic aquí para programar una llamada.