Adaptar nuestra manera de trabajar a la necesidad de cierre de las oficinas

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Nadie se sorprenderá de que en Slack usemos mucho Slack. Muchísimo, de hecho. Usamos Slack todos los días para conectar oficinas de todo el globo, de Nueva York a Múnich y de Pune a Tokio. Nuestra manera de dirigir la empresa se centra en nuestro propio producto. 

En este momento, como todo el mundo, pensamos en la salud de nuestros empleados, sus familias y sus comunidades, y también en cómo ello afecta a nuestra forma de colaborar para reducir la propagación de la infección. Como muchas empresas, tenemos compañeros que habitualmente estarían juntos en una oficina y que ahora trabajan de forma remota. A menudo nos preguntan cómo usamos Slack en Slack, y esta nos parece una buena oportunidad para compartir lo que hemos aprendido sobre la influencia del trabajo remoto en la manera en que usamos nuestro producto.

A continuación se especifican algunos hábitos y consejos de Slack (la mayoría son pequeños y fáciles de adoptar) que hacen que el trabajo en equipo funcione para los compañeros que ahora trabajan de forma remota. Si buscas información adicional sobre el trabajo a distancia en Slack aparte de estos consejos, encontrarás multitud de sugerencias, artículos e historias en nuestra biblioteca de recursos. 

Sabemos que puede ser un cambio muy drástico para el funcionamiento de tu organización y podemos ayudarte al respecto. Al final de esta publicación, encontrarás información sobre seminarios web y consultas individuales para ayudarte a gestionar tu propia transición hacia una plantilla remota.

1. Crea un canal de anuncios

En Slack, cada oficina tiene un canal de avisos, establecido como un canal de solo lectura para la mayoría de los empleados, pero que los administradores, los directores de oficina y el personal de comunicaciones internas pueden usar para la publicación de información importante. En circunstancias como la actual, estos canales son vitales y obligatorios; la información deja de ser el menú del día que se comparte para centrarse en las novedades sobre los cierres de oficinas, las advertencias sobre viajes y servicios, y los enlaces que complementan las medidas que hemos tomado para nuestros empleados, así como para sus familias y comunidades. 

Obtén información sobre cómo gestionar los permisos de publicación en los canales.

2. Utiliza estados personalizados

En la sede de Slack, ya usamos con mucha frecuencia los estados personalizados (y los emojis asociados) para que los usuarios puedan saber de un vistazo si estamos de vacaciones, en tránsito, en reuniones o trabajando de forma remota. Obviamente, cuando todo el mundo trabaja de forma remota, el último estado es irrelevante y la manera en que lo utilizamos cambia. Nuestros compañeros ya no pueden ver si estamos fuera de nuestro escritorio. Por eso, establecemos un estado personalizado para que todo el mundo sepa que nos hemos alejado, que estamos desconectados o en una llamada, por lo que podríamos tardar en responder. Punto extra: los puedes configurar para que caduquen automáticamente (por ejemplo, "almorzando" es uno de los estados que se puede hacer desaparecer al cabo de una hora). 

Obtén información sobre cómo configurar tu estado y disponibilidad en Slack.

3. Traslada las reuniones a los canales

Trasladar las reuniones a los canales no es solo una excelente práctica de trabajo a distancia, sino un método genial para descubrir ciertas reuniones que podrías eliminar directamente. Para las reuniones de estado semanales, se establece una hora del día concreta en la que todo el mundo debería publicar su estado en un canal del proyecto en cuestión. Las preguntas se pueden seguir en el hilo de la conversación (si son solo para una persona) o en el canal (si son para todos o para la mayoría de los miembros). Todo el mundo puede saber en qué trabajan los demás e, incluso, obtenemos resúmenes de las reuniones automáticamente.

Contenido relacionado: Twitter organiza reuniones generales virtuales con el público global mediante Slack y Google Meet. Opinión del director general, Jack Dorsey: "funcionó a la perfección". El director de RR. HH. de Twitter explica al periodista que la experiencia ya está cambiando los puntos de vista. 

Obtén más información sobre las reuniones que funcionan (y las que no) en Slack (en inglés).

4. No te olvides de los mensajes directos

Los mensajes directos también desempeñan un rol importante. Hacemos la mayor parte de nuestro trabajo en los canales de Slack, pero, en persona, giraremos la silla a menudo para pedir a un compañero que eche un vistazo rápido a lo que estamos haciendo. Si no podemos resolver un problema en la vida real, nos enviamos el trabajo sin terminar en un mensaje directo para obtener comentarios e ideas (algo que hicimos muchísimo al redactar esta entrada del blog). Trabajamos mucho en Documentos de Google, y Slack nos permite compartir las tareas que tenemos entre manos fácilmente. Solo tenemos que pegar el vínculo en Slack, que nos pedirá que ajustemos los permisos de visualización si los destinatarios no tienen permisos para ver el documento.  

5. Esboza tus ideas y súbelas a Slack

Escribir en una pizarra… con un rotulador indeleble: una idea horrible en la vida real, pero perfecta para el trabajo a distancia. Y el uso de papel. Para los creativos visuales inveterados puede ser un hábito difícil de romper cuando trabajan fuera de la oficina. Esbozamos ideas en un trozo de papel, hacemos una foto con el teléfono y la subimos directamente a un canal en Slack para que la conversación siga fluyendo. Con el tiempo, hemos notado que crear diapositivas para comunicar una idea visualmente puede requerir demasiado tiempo (manipulando tamaños de fuente, anchos de cuadros y alineaciones de flechas). Cuando solo queremos explicar una idea, basta con lápiz y papel (y con la cámara). 

Obtén más información sobre la adición de archivos a Slack.

6. Comunicaos cara a cara, estéis donde estéis

Comunicarse por escrito puede ser difícil, especialmente en situaciones más delicadas o complejas. A veces, solo necesitáis veros la cara y hablar, en voz alta. Para hacer una llamada rápida, puedes utilizar la función de llamada de voz y vídeo integrada de Slack. También hemos integrado muchos de los servicios de voz y vídeo populares. Puedes configurar el que quieras como predeterminado para usarlo al hacer clic en el icono Llamar en Slack. Somos usuarios masivos de Zoom para reuniones más grandes y confiamos plenamente en el comando /zoom para iniciar reuniones específicas, aunque también encontrarás funciones similares de otros proveedores integrados.

 Obtén más información sobre las aplicaciones de audio, vídeo y para compartir pantalla de Slack. 

7. Comparte canales con proveedores, socios y clientes

Si no podemos viajar para reunirnos, podemos seguir trabajando juntos en Slack. Un canal compartido es exactamente lo que parece, un canal que existe en nuestro espacio de trabajo y en el de otra empresa, y que nos permite usar Slack para comunicarnos más allá de los límites de cada empresa. En estos momentos, estamos utilizando los canales compartidos de forma intensiva para que todo siga funcionando con nuestros socios, clientes y proveedores mientras se cancelen nuestros planes de viajes.

Consulta nuestra guía sobre los canales compartidos. 

8. Dilo con emojis

Cuando no podemos decir “gracias” o “buen trabajo” en persona, usaremos una reacción emoji en su lugar. Poco después de publicar esta entrada de blog, uno de nosotros publicará un mensaje en un canal para notificar a la empresa que ya está disponible. Se cubrirá con un flujo de :tada:, :100: y otros emojis personalizados de felicitación. Es posible que el loro de fiesta irrumpa aquí. A todo el mundo le gusta que le reconozcan. Una reacción emoji o reacji, palabra en cuya existencia insistimos, es una manera rápida y ordenada de comunicarse con los compañeros.

Obtén más información sobre el uso de reacciones emoji en Slack.

9. Recursos adicionales

De nuevo, encontrarás más consejos y sugerencias sobre la página Slack para el trabajo a distancia en nuestra biblioteca de recursos. Algunos son pequeños y se implementan fácilmente, como los mencionados anteriormente. Otros son más importantes y están orientados a ayudarte a pensar en las bases que necesitarás para una plantilla distribuida geográficamente. Si tienes un consejo o una estrategia importante en relación con el trabajo a distancia que no hayamos tratado aquí, estaremos encantados de que nos lo expliques. Ponte en contacto con nosotros en la dirección feedback@slack.com.

Por último, sabemos que una lista de consejos y artículos no siempre es una buena opción. Tanto si usas Slack por primera vez como si tu equipo cuenta con expertos, nos gustaría ayudarte con la transición imprevista a una plantilla distribuida. Si quieres que te ayudemos:

• Impartiremos una serie de seminarios web centrados en el trabajo a distancia a partir de la semana que viene. Serán sesiones en directo con turnos de preguntas y respuestas. Puedes obtener más información y registrarte para participar aquí (disponible solo en inglés). 
• Si deseas obtener ayuda personalizada en relación con el uso de Slack con tu equipo repentinamente remoto, nos encantará mantener una conversación telefónica contigo. Haz clic aquí para programar una hora (disponible solo en inglés).