Flujos de trabajo: ¿qué son y cuál es su utilidad?

Implementar flujos de trabajo puede ayudar a mejorar la eficiencia operativa hasta en un 30%, según cifras de McKinsey. En un mundo cada vez más dinámico y competitivo, su relevancia es clara, sobre todo, si también consideramos que su objetivo principal es optimizar la eficiencia, la productividad y la calidad del resultado final.
No obstante, los flujos de trabajo incluyen la participación de diferentes personas, departamentos o sistemas de una compañía, por lo que surge la necesidad de establecer una secuencia lógica de pasos y definir claramente las responsabilidades y los plazos, con el objetivo de que el trabajo se lleve a cabo de manera coordinada y sincronizada.

Qué son los flujos de trabajo y qué tipos hay

Los flujos de trabajo hacen referencia a la secuencia ordenada de pasos, actividades o tareas necesarias para completar un proceso o alcanzar un objetivo específico. De este modo, para que los flujos de trabajo funcionen, hay que establecer una estructura y una secuencia ordenada de las actividades que hay que realizar.

Ahora bien, los flujos de trabajo no son todos iguales, ya que varían según su estructura y características:

• Flujo de trabajo secuencial: en este tipo de flujo de trabajo, las tareas se realizan en una secuencia lineal, esto es, una después de la otra. Cada actividad debe completarse antes de que pueda comenzar la siguiente. Es útil cuando las tareas deben realizarse en un orden específico y dependen del resultado de la tarea anterior.
• Flujo de trabajo paralelo: aquí las tareas se realizan simultáneamente en diferentes ramas o etapas. Esto permite que múltiples actividades se realicen al mismo tiempo, lo que acelera el tiempo de ejecución global del flujo de trabajo. Es útil cuando las tareas no tienen una dependencia directa entre sí.
• Flujo de trabajo basado en reglas: como su nombre indica, se utilizan reglas o condiciones para determinar qué actividades se deben realizar y en qué orden. Las decisiones se toman en función de eventos específicos o criterios predefinidos. Por ejemplo, una tarea puede desencadenarse solo si se cumple una cierta condición.
• Flujo de trabajo ad hoc: las tareas se definen y asignan de manera flexible según las necesidades y circunstancias cambiantes. No hay una secuencia fija, y las actividades se crean y asignan según sea necesario. Es útil en situaciones impredecibles o proyectos no estructurados.
• Flujo de trabajo cíclico o repetitivo: las tareas se repiten en ciclos regulares. Una vez que se completa una serie de actividades, se repiten nuevamente, siguiendo una secuencia definida. Es común en procesos de producción y fabricación que implican pasos repetitivos.
• Flujo de trabajo basado en eventos: se activa por eventos o disparadores específicos. Cuando se produce un evento, se desencadenan ciertas acciones o tareas. Por ejemplo, recibir un correo electrónico puede activar un flujo de trabajo para procesar y responder al mensaje.
• Flujo de trabajo basado en aprobación: las tareas deben pasar por un proceso de aprobación antes de continuar. Cada actividad requiere la aprobación de una persona o un grupo específico antes de que se pueda avanzar al siguiente paso.

6 elementos a considerar al implementar flujos de trabajo

Cuando hablamos de flujos de trabajo, existen 6 elementos que hay que considerar:

1. Actividades o tareas: cada uno de los pasos que deben realizarse para completar el flujo de trabajo.
2. Participantes: las personas, departamentos o sistemas involucrados en el flujo de trabajo. Cada participante debe tener un rol específico y responsabilidades asignadas.
3. Secuencia: cada flujo de trabajo tiene un orden lógico a la hora de realizar las diferentes tareas. Por ejemplo, la finalización de una tarea puede desencadenar automáticamente el inicio de la siguiente.
4. Reglas y condiciones: estas reglas determinan qué acciones se deben realizar, quién las realiza y en qué momento.
5. Automatización: se puede involucrar el uso de software, herramientas colaborativas, integraciones de sistemas, etc., para agilizar el proceso. De hecho, la automatización de procesos contribuye a reducir los errores humanos hasta en un 90%, en comparación con los procesos manuales, según la Association for Information and Image Management.
6. Gestión y supervisión: para asegurar que se cumple con los plazos, se solucionan los posibles problemas y se logran las metas y objetivos establecidos.

Cómo implementar flujos de trabajo efectivos

Los flujos de trabajo efectivos tienen una relación directa con elementos como una comunicación efectiva, un compromiso por parte del equipo y una mentalidad de mejora continua.

¿Cómo implementar estos flujos de trabajo efectivos?

• Identifica los procesos clave dentro de tu organización. Identifica los procesos o actividades dentro de tu organización que podrían beneficiarse de un flujo de trabajo. Elige áreas que sean propensas a errores, ineficiencias o que requieran una mayor colaboración.
• Documenta los procesos actuales. Examina, analiza y mapea detenidamente el proceso actual y documenta cada etapa, tarea y actividad involucrada. Identifica las dependencias, los cuellos de botella y las oportunidades de mejora; esto te permitirá comprender completamente el proceso y determinar qué cambios son necesarios.
• Diseña un flujo de trabajo claro y estructurado. Define las tareas, las dependencias entre ellas, los roles y las responsabilidades de los participantes, y los puntos de decisión o aprobación.
• Define reglas claras y estándares para cada etapa del flujo de trabajo. Esto incluye plazos, criterios de calidad, comunicación entre los participantes y cualquier otro requisito relevante. Esto garantiza una ejecución coherente y evita malentendidos.
• Capacita a los miembros del equipo involucrados en el flujo de trabajo. Asegúrate de que comprendan el propósito del flujo de trabajo, cómo se implementará y cómo se espera que realicen sus tareas dentro del flujo de trabajo. Brinda orientación sobre el uso de herramientas o software relacionados si es necesario.
• Realiza pruebas y ajustes. Antes de implementar completamente el flujo de trabajo, realiza pruebas para identificar posibles problemas y realizar ajustes. Prueba diferentes escenarios y asegúrate de que el flujo de trabajo funcione sin problemas. Recopila comentarios de los participantes y realiza los ajustes necesarios.
• Introduce el flujo de trabajo de manera gradual en la organización. Comienza con un grupo o departamento piloto y monitorea su rendimiento. Realiza ajustes adicionales si es necesario antes de expandir la implementación a toda la organización.
• Monitorea y evalúa el flujo de trabajo en curso. Recopila datos y retroalimentación para identificar áreas de mejora. Realiza ajustes y mejoras de manera continua para optimizar el flujo de trabajo a lo largo del tiempo.

Beneficios de los flujos de trabajo efectivos

Los flujos de trabajo son herramientas valiosas para optimizar la eficiencia, la productividad y la calidad en la gestión de procesos y tareas. Ayudan a organizar el trabajo, mejorar la colaboración y minimizar los errores, lo que resulta en una mayor satisfacción del cliente y mejores resultados empresariales. Por ende, si pensamos en sus principales beneficios, podemos destacar lo siguiente:

Eficiencia mejorada

Los flujos de trabajo ayudan a optimizar los procesos al definir una secuencia lógica de actividades. Esto evita la duplicación de esfuerzos y el tiempo perdido en tareas innecesarias, lo que conduce a una mayor eficiencia en la ejecución de tareas y procesos.

Reducción de errores y riesgos

Los flujos de trabajo bien definidos ayudan a minimizar los errores y riesgos. Al establecer reglas y condiciones, se pueden implementar controles de calidad y asegurarse de que se sigan los procedimientos correctos en cada etapa del flujo de trabajo.

Seguimiento y supervisión

Las herramientas de gestión de flujos de trabajo proporcionan funcionalidades para realizar un seguimiento del progreso, establecer plazos, asignar tareas y monitorear el rendimiento. Esto facilita la supervisión del flujo de trabajo y permite identificar cuellos de botella o áreas de mejora.

Automatización de tareas repetitivas

Algunas herramientas de flujo de trabajo permiten la automatización de tareas rutinarias y repetitivas. Esto reduce la carga de trabajo manual, ahorra tiempo y permite que los miembros del equipo se centren en actividades más estratégicas y de mayor valor.

Mejora en la productividad

Al optimizar los procesos y proporcionar una estructura clara, los flujos de trabajo mejoran la productividad general. Los plazos se cumplen de manera más consistente, lo que conduce a una mayor eficacia en la entrega de proyectos y resultados.

Mejora visibilidad y la toma de decisiones

Los flujos de trabajo bien gestionados proporcionan una mayor visibilidad de los procesos y permiten recopilar datos sobre el rendimiento y el tiempo dedicado a cada actividad. Esto facilita la toma de decisiones informadas y la identificación de áreas de mejora.

Colaboración y comunicación efectiva

Al establecer un flujo de trabajo claro, se mejora la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. Cada persona tiene una comprensión clara de sus roles y responsabilidades y puede coordinarse de manera más efectiva con otros participantes del flujo de trabajo.

En este punto, pueden ser de gran ayuda las diversas herramientas disponibles para facilitar la creación, gestión y seguimiento de flujos de trabajo. Es aquí donde Slack se convierte en una gran herramienta para desarrollar de forma correcta los flujos de trabajo, ya que destaca como una plataforma de comunicación y colaboración empresarial que puede ayudar en diversos aspectos de los procesos gracias a sus distintas soluciones: comunicación en tiempo real, canales temáticos, notificaciones y recordatorios, búsqueda de conversaciones o archivos y mucho más.