Hace unos años, el Departamento Editorial de Nine, una de las empresas de comunicación a nivel nacional más importantes de Australia, emprendió una drástica transformación digital. El departamento se encarga de producir algunos de los medios de comunicación de mayor renombre del país, como The Sydney Morning Herald, The Age y The Australian Financial Review. No obstante, la era del ciclo informativo de 24 horas exige una nueva estrategia. Al alejarse de su entorno editorial heredado, el departamento acudió a Slack para aumentar el nivel de transparencia en torno a los procesos de la redacción y mejorar la colaboración en todos los equipos, husos horarios y reportajes de noticias.
En el pasado, el correo electrónico era la herramienta de comunicación principal del Departamento Editorial. Sin embargo, los interminables intercambios de correos y las enormes listas de distribución generaban una desconexión frecuente entre los periodistas de la redacción y los reporteros a pie de calle. Los altos cargos se convertían en obstáculos cuando se amontonaban preguntas, problemas y solicitudes de revisión en las bandejas de entrada desbordadas. Ahora los equipos editoriales, de producto, tecnológicos, de operaciones y los altos cargos de todo el departamento pueden colaborar a través de Slack.
”La forma más eficiente de comunicarse es cara a cara. Si esto no es posible, diría que la siguiente forma más eficiente es Slack”.
Mantenerse al día con las noticias de última hora en canales de Slack
Los procesos editoriales y las operaciones de la redacción ya no son un flujo de trabajo manual y basado en el correo electrónico. En lugar de ello, los equipos del Departamento Editorial de Nine utilizan Slack para todo: desde coordinar la cobertura de noticias de última hora hasta realizar un seguimiento de los análisis de rendimiento de las muchas publicaciones de la empresa.
Como ejemplo, Slack ha cambiado la manera en que los periodistas de The Age afrontan las noticias de última hora. En lugar de enviar correos masivos para solicitar ayuda, ahora la piden en el canal #ed-age-breaking de Slack. Por ejemplo, si se produce un incendio en el centro de Melbourne, un periodista podría publicar "¿hay alguien más disponible cerca?". Esa llamada a la acción la reciben todos los periodistas del canal, quienes pueden responder casi al instante y comunicar su disponibilidad.
I’m seeing police reports of a fire in downtown Melbourne. Is anyone nearby?
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Fernando Garcia. I’m at Fed Square now. Can you send me the cross streets? Will head that way.
1Lonsdale St. and Elizabeth St. Let me know if you need any newsroom support.
1"Este tipo de visibilidad se extiende más allá de hechos aislados", afirma Damian Cronan, director técnico del Departamento Editorial de Nine. "Slack se ha convertido en una manera de distribuir la información con mayor facilidad. También permite a la redacción mantenerse al tanto de los reportajes que se están realizando en toda la organización".
”Lo que antes podría habernos llevado un par de días ahora solemos hacerlo en 30 minutos. Eso ha contribuido en gran medida a la transparencia sobre aquellos asuntos que nos incumben y en los que los empleados puedan necesitar ayuda”.
Las aplicaciones e integraciones optimizan las operaciones de la redacción
Aparte de en sus equipos editoriales, el Departamento Editorial de Nine utiliza Slack para gestionar las operaciones comerciales internas. El equipo de marketing ha sustituido los correos electrónicos por el canal #marketing-news cuyo fin es el de compartir lo que se comenta sobre las marcas de la empresa.
También hay canales específicos para realizar un seguimiento de las estadísticas sobre qué campañas están impulsando el aumento de suscriptores. "Ahora ya no se tiene que rebuscar entre las presentaciones de diapositivas para encontrar las estadísticas más recientes", añade Cronan. "Puedes pasarte por el canal #subscriptions y ver los informes automáticos semanalmente".
El departamento también ha integrado su sistema de gestión de contenidos en Slack. Esto permite que los miembros del equipo compartan datos y busquen información sobre contenidos publicados de forma eficiente. Así se les ofrece a los empleados una mayor visibilidad de qué se está publicando en las muchas plataformas de la empresa y el rendimiento de dichos contenidos.
En caso de que surgiera un problema, el departamento cuenta con un canal de asistencia específico para los equipos editoriales llamado #ed-tools (#herramientas-editoriales). En él, los miembros del equipo pueden publicar problemas que están experimentando con las herramientas internas o el CMS, además de plantear preguntas sobre cómo hacer algo en concreto.
Cronan y su equipo también han automatizado varios procesos para ayudar a los miembros del equipo a obtener la información que necesitan cuando la necesitan. A través de sencillos comandos de barra diagonal e integraciones de Slack personalizadas, los empleados pueden informar de incidencias, solicitar transcripciones, acceder a paneles de datos y mucho más.
Entre los comandos de barra diagonal personalizados del departamento se encuentran los siguientes:
- @incident-monster: informa de nuevas incidencias y ayuda al equipo a gestionarlas.
- /transcribe: permite que los periodistas soliciten transcripciones de archivos de audio de forma rápida y sin salir de Slack.
- /dashboards: muestra una biblioteca de paneles disponibles para que los empleados tengan acceso a datos e información sobre el rendimiento de los contenidos.
- /roster: proporciona una lista de los ingenieros y miembros del equipo técnico de guardia para un servicio determinado.
Slack permite una colaboración más sólida en todo el departamento
Reunir equipos, datos y procesos en un único espacio de trabajo de Slack ha derivado en un departamento mejor integrado y más productivo, asevera Cronan. Desde que dejamos el correo electrónico para pasarnos a Slack se ha fomentado una comunicación más rápida entre los equipos, además de posibilitar que los empleados colaboren más a menudo.
Además, con el trabajo organizado a la perfección en canales, los directores pueden supervisar diferentes conversaciones y participar cuando sea necesario en lugar de estar en copia de cientos de correos que podrían requerir o no su atención.
Slack también ha mejorado la visibilidad de todo el departamento. Esto les proporciona a los altos cargos un nivel de información sobre la salud de la organización impensable en tiempos pasados, además de darles a los empleados la libertad de actuar sin tener que esperar las aprobaciones. "Slack reduce la sobrecarga administrativa, ya que las cosas no necesitan pasar por mí o por mi equipo de dirección para sacar el trabajo adelante", destaca Cronan.
Al eliminar los obstáculos de gestión, vincular las redacciones y agilizar las operaciones comerciales, Slack ha permitido que el Departamento Editorial de Nine impulse sus contenidos en la era digital.
