Salling Group es el mayor grupo minorista de Dinamarca y uno de los más grandes de los países nórdicos. Posee la cadena de supermercados de descuento Netto, las cadenas de alimentación føtex y Bilka, los grandes almacenes Salling, la cadena de jugueterías BR y tiendas online asociadas. También gestiona las franquicias estadounidenses Starbucks y Carl's Jr. en el mercado danés, floristerías online y el servicio de reparto de comida a domicilio Skagenfood. Salling Group cuenta con unas 2000 tiendas y 50 000 empleados.
Para responder a los cambiantes hábitos de compra y trabajo de estos últimos años, que se vieron acelerados a causa del confinamiento durante el COVID-19, la empresa ha puesto un mayor énfasis en Internet fijándose el objetivo de alcanzar a través de las ventas online la misma cuota de mercado que consigue con sus tiendas danesas (un 34,9 %). Al mismo tiempo, pretende apoyar a los equipos de trabajo híbrido con herramientas con las que optimizar la colaboración y la productividad.
Para Salling Group, Slack es justo esa herramienta. Al principio, la adoptó un grupo de desarrolladores del departamento de Tecnología Digital a quienes les frustraban las limitaciones de otras herramientas de colaboración a la hora de facilitar los intercambios en grupo. Para ellos, la función de las juntas de Slack fue todo un éxito inicial para la sincronización. Desde entonces, el uso de la plataforma en Salling Group ha ido aumentando cada vez más hasta convertirse en un recurso imprescindible para más de 200 personas y ser reconocida por su potencial casi ilimitado.
“Tuvimos un gran aumento de la productividad al principio de la pandemia del COVID-19, ya que el personal estaba muy por la labor de comunicarse a través de Slack.”
Hacia el futuro de la colaboración
Al principio, solo cinco personas sentían curiosidad por Slack, aunque esta situación no tardó en cambiar a partir del momento en el que el personal descubrió que la herramienta le permitiría comunicarse en tiempo real, colaborar de forma asíncrona y disfrutar de numerosas posibilidades en forma de integraciones, automatización de procesos, recepción de notificaciones y conexión de operaciones. “Seguimos usando Slack porque ofrecía funciones que no teníamos en ningún otro lugar de nuestra infraestructura corporativa”, señala Ismael Garcia, jefe de Tecnología Digital de Salling Group.
El equipo digital de Salling Group, compuesto por personal de desarrollo de software, gestión, arquitectura, diseño y propietarios de productos, corresponde a aproximadamente el 70 % de los miembros de Slack que pertenecen a Salling Group. “Casi todo el equipo usa Slack para los flujos de trabajo y las aplicaciones. Enviar mensajes a varias personas no es lo único que puedes hacer”, explica Garcia.
El equipo se decanta cada vez más por las integraciones y automatizaciones, lo cual le ofrece claras ventajas. Puede conectarse a sistemas de registro externos para que cuando falle alguno se notifique en tiempo real a los equipos adecuados. Gracias a contar con una visión general clara y concisa de su tecnología de supervisión y con la capacidad de reaccionar directamente, ya no se enfrentan a la incomodidad de depender del correo electrónico para hacer modificaciones y comunicarse tal y como ocurría en el pasado.
Por ejemplo, en vez de contar con largas cadenas de correos electrónicos con explicaciones de los proyectos, el equipo utiliza los canales de proyectos, donde todas las partes implicadas están representadas. Dos personas pueden dedicarse a determinados asuntos fácilmente en un hilo de la conversación, mientras que otras pueden ver el flujo de la comunicación e intervenir solo cuando sea necesario. Gracias a la función de búsqueda con IA, es muy sencillo saber cuándo, cómo y por qué se tomó una decisión con respecto a un proyecto, lo que evita que el equipo pierda el tiempo buscando el correo electrónico concreto de una larga cadena. En consecuencia, los tiempos de respuesta son mucho más rápidos.
El hecho de contar con numerosos canales definidos para distintas conversaciones dentro del espacio de trabajo, así como grupos sociales y privados, ha animado a otros miembros de Salling Group a unirse a Slack. “Vemos que la gente se pasa a Slack muy fácilmente”, comenta Christian Moller Pedersen, responsable de Desarrollo de Software en Salling Group. “También podemos usar Slack Connect con una serie de consultorías y proveedores externos. Al invitarles a la plataforma como invitados multicanal o individuales, disponemos de una gran flexibilidad para intercambiar información, lo cual supone otra importante ventaja para la empresa”.
Fomento de la creatividad digital con integraciones
El equipo digital de Salling Group ha integrado varias aplicaciones en Slack, como, por ejemplo, Datadog. Los miembros del grupo que se encargan de supervisar los servicios de Salling están conectados directamente a Slack. De esta forma, en lugar de tener que depender de que alguien les responda a un correo electrónico, las advertencias y alertas van directamente a los canales de Slack. Cada subdivisión del equipo digital tiene sus propios canales de alerta. El equipo ha configurado Datadog para enviar alertas de los proyectos de cada división a esos canales, lo que permite notificar de inmediato al equipo al completo y que todo el mundo contribuya, sin el engorro que supone poner al día al personal.
También han añadido integraciones divertidas, como el canal del almuerzo, que cuenta con un bot que escribe todas las mañanas el menú del día, el cual aparece en pantalla cinco minutos antes de que empiece el servicio en la cafetería. Slack despierta un espíritu de investigación, descubrimiento y entusiasmo en Salling Group, pues el equipo crea sus propios bots y aplicaciones a su gusto y prueba flujos de trabajo.
En cuando a los equipos de desarrollo de software, enviar código se ha convertido en un proceso ágil y rápido. Quienes colaboran pueden compartir un canal abierto y usarlo para recopilar toda la información relevante en un lugar concreto que permite un acceso rápido y una comunicación sencilla. Las automatizaciones y funciones están estrechamente vinculadas para que los equipos de desarrollo puedan ver el progreso de las implementaciones o, en caso de error, puedan asegurarse de que se avise a las personas adecuadas con celeridad.
“Cuanto más podamos integrar en Slack, más podremos evitar los cambios de contexto propios de pasar de una tarea a otra, que reducen la productividad de los equipos de desarrollo”, explica Moller Pedersen. “La funcionalidad y visibilidad permanentes que ofrece Slack hacen que no haya que cambiar de un programa a otro y que la comunicación fluya de manera constante”.
“Si se produce algún error, podemos abordarlo en Slack de manera simple y directa”, señala Garcia recordando la situación de antes de Slack, que conllevaba numerosos correos electrónicos, llamadas telefónicas y poner al día del problema a todas las personas implicadas. “Con Slack, puedes intervenir en una incidencia, ver todo el historial y ponerte manos a la obra”.
“Es evidente que Slack simplifica gran parte de nuestras operaciones, pero también nuestros procesos de desarrollo diarios. Todo está ahí y es muy fácil colaborar en distintas tareas. Desde el principio, ha quedado claro que aporta valor.”
Fomento de la flexibilidad y la productividad
En un equipo cuyos miembros trabajan tanto desde casa como en la oficina, “Slack nos permite comunicarnos igual que si estuviéramos frente a frente. Nuestra forma de trabajar no tiene límites siempre y cuando tengamos Slack y conexión a Internet”, comenta Garcia. Al tener toda la información en los canales, contar con registros en los que se puede buscar y poder iniciar juntas, el equipo tiene todas las herramientas que necesita para trabajar con eficacia.
El hecho de que el departamento digital de Salling Group adoptara Slack antes del COVID-19 hizo que trabajar durante el confinamiento no le resultara tan duro, ya que, básicamente, el equipo seguía trabajando igual que antes. “Nuestro equipo no podía salir a tomar café, pero podía colaborar de todas formas”, señala Garcia. “Desde el punto de vista de la productividad, el confinamiento no nos afectó demasiado; los equipos pasaron de tener reuniones de sincronización presenciales por las mañanas a reunirse en juntas en las que un miembro abría una pizarra y el resto usaba la función de dibujo en la pantalla de alguien. De esta forma, todo siguió igual”.
Expansión de las ventajas más allá del plano digital
Tras haber descubierto todo lo que puede hacer Slack, Garcia y Moller Pedersen no tienen ninguna duda de que el equipo digital de Salling Group seguirá usándolo como herramienta principal de comunicación y colaboración y que, además, empleará los flujos de trabajo, canvas e integraciones. La meta es ahora expandir el uso de Slack a otras unidades empresariales.
“Ya hacemos un gran uso de Slack, lo que nos aporta muchísimo valor”, comenta Moller Pedersen. “Pero ese valor no tiene por qué ser limitado. Cuanto más integre una organización Slack, sobre todo a la hora de automatizar y de que todo el mundo esté conectado, más valor obtendrás. Eso es lo que queremos conseguir”.
