Salling Group è il più grande rivenditore al dettaglio in Danimarca e uno dei più grandi nei paesi nordici. Comprende la catena di supermercati discount Netto, le catene di negozi alimentari føtex e Bilka, i Salling Department Stores, la catena di negozi di giocattoli BR e i negozi online associati. Inoltre, gestisce i franchising americani Starbucks e Carl’s Jr. sul mercato danese, fioristi online e il servizio di consegna pasti Skagenfood. Salling Group ha circa 2.000 negozi e 50.000 dipendenti.
Per rispondere ai cambiamenti nelle abitudini di shopping e di lavoro degli ultimi anni accelerati dai lockdown dovuti al Covid-19, l’azienda ha concentrato l’attenzione sulle operazioni online, prefissandosi l’obiettivo di raggiungere la stessa quota di mercato del 34,9% che già copre con i negozi danesi tramite le vendite online. Allo stesso tempo, mira a supportare i team che lavorano in modalità ibrida con strumenti per ottimizzare collaborazione e produttività.
Per Salling Group, Slack rappresenta proprio quello strumento. Inizialmente adottato da pochi sviluppatori nel reparto di tecnologia digitale, frustrati per i limiti imposti da altri strumenti di collaborazione negli scambi di gruppo, la funzione degli incontri di Slack è stata il primo grande successo per la sincronizzazione. Da allora, l’utilizzo della piattaforma è aumentato in modo organico fino a diventare una risorsa indispensabile per oltre 200 utenti ed è riconosciuta per il suo potenziale quasi illimitato in tutta l’azienda.
“In realtà, all’inizio della pandemia di Covid-19 abbiamo rilevato un aumento della produttività perché le persone tendevano a comunicare in modo esteso tramite Slack.”
Accogliere il futuro della collaborazione
Dopo aver iniziato con soli cinque utenti, la curiosità intorno a Slack è aumentata poiché il personale si è rapidamente reso conto che lo strumento consentiva conversazioni in tempo reale e collaborazione asincrona e offriva numerose possibilità in termini di integrazioni, automatizzazione dei processi, gestione delle notifiche e connessione delle operazioni. “Abbiamo continuato a usare Slack perché offriva delle funzionalità che non trovavamo in nessun altro componente della nostra configurazione aziendale”, afferma Ismael Garcia, direttore delle tecnologie digitali in Salling Group.
Sviluppatori di software, dirigenti, architetti, progettisti e proprietari di prodotti, ovvero il team digitale di Salling Group, rappresentano circa il 70% degli utenti di Slack in azienda, che collaborano quotidianamente sulla piattaforma. “La maggior parte del team usa Slack per workflow e applicazioni. Puoi fare davvero molto più che scambiare messaggi di gruppo”, spiega Garcia.
Il team si sta sempre più affidando a integrazioni e automazioni, con vantaggi evidenti. Possono connettersi a sistemi di registrazione di terze parti in modo che quando uno dei sistemi salta, i team giusti vengono informati in tempo reale. La disponibilità di una panoramica chiara e succinta dello stack tecnologico di monitoraggio e la possibilità di reagire direttamente sono in netto contrasto con il precedente utilizzo macchinoso delle e-mail per modifiche e comunicazioni.
Ad esempio, invece di avere interminabili scambi di e-mail con chiarimenti sui progetti, il team usa dei canali di progetto dove sono rappresentate tutte le parti interessate. Due persone possono facilmente discutere i dettagli in una conversazione, mentre altre possono vedere il flusso di comunicazione e intervenire solo quando è necessario. La funzione di ricerca basata sull’IA consente di individuare in modo estremamente semplice quando, come e perché è stata presa una decisione su un progetto, liberando il tempo che altrimenti verrebbe impiegato per individuare l’e-mail corretta in una lunga catena. Di conseguenza, i tempi di risposta sono decisamente più rapidi.
La disponibilità di più canali definiti per conversazioni diverse in tutta l’area di lavoro, oltre a gruppi privati e social, ha incoraggiato altri dipendenti di Salling Group a unirsi. “Vediamo che le persone entrano in Slack molto facilmente”, dichiara Christian Moller Pedersen, un responsabile di sviluppo software in Salling Group. “Possiamo anche usare Slack Connect con una serie di società di consulenza e fornitori esterni. Invitandoli nella piattaforma come ospite multicanale o di un canale singolo possiamo far circolare le informazioni con un’enorme flessibilità, il che è un’altra grande vittoria per noi.”
Potenziare la creatività digitale con le integrazioni
Il team digitale di Salling Group ha integrato diverse app in Slack. Un esempio è Datadog. I monitor del gruppo per i servizi di Salling sono connessi direttamente a Slack, quindi invece di dover aspettare che qualcuno risponda a un’e-mail, avvisi e allarmi vanno direttamente nei canali di Slack. Le varie sottodivisioni all’interno del team digitale hanno ognuna il proprio canale di avvisi. Il team ha configurato Datadog per inviare gli avvisi per i progetti di ogni divisione in questi canali, consentendo all’intero team di essere informato immediatamente e a tutti di dare il proprio contributo, senza il gravoso compito di dover aggiornare le persone.
Lo staff ha anche aggiunto delle integrazioni divertenti. Un’aggiunta molto apprezzata è il canale del pranzo con un bot che ogni mattina scrive il menu del giorno, apparendo a schermo cinque minuti prima che apra la mensa. Slack genera uno spirito di sperimentazione, scoperta ed entusiasmo in Salling Group, con lo staff che personalizza applicazioni e bot e prova nuovi workflow.
Per gli sviluppatori di software, la distribuzione di codice è diventata più semplice e veloce. I collaboratori possono condividere un canale aperto e usarlo per raccogliere tutte le informazioni rilevanti in un unico posto per un accesso immediato e comunicazioni agili. Le automazioni e le funzioni sono strettamente collegate in modo che gli sviluppatori possono vedere come procedono le implementazioni o, se si verificano problemi, assicurarsi che le persone giuste siano informate in modo rapido ed efficiente.
“Più riusciamo a fare in Slack, più possiamo evitare di cambiare contesto passando da un’attività all’altra, che è il maggior ostacolo alla produttività per gli sviluppatori”, evidenzia Moller Pedersen. “La visibilità e la funzionalità sempre attiva di Slack ci permettono di non cambiare mai programma e il flusso di comunicazione è costante.”
“Se qualcosa non funziona, possiamo gestirlo tramite Slack, in modo semplice e diretto”, precisa Garcia, ricordando uno scenario precedente a Slack che implicava numerose e-mail, telefonate e la necessità di dover aggiornare tutte le persone coinvolte con la storia di una situazione. “Con Slack, puoi andare in un incidente, scorrere l’intera cronologia e intervenire immediatamente.”
“È evidente che Slack semplifica notevolmente le nostre operazioni, ma anche i nostri processi di sviluppo quotidiani. Tutto è a portata di mano ed è estremamente semplice collaborare in diverse situazioni. È stato chiaro sin dall’inizio che apporta valore.”
Ottimizzare flessibilità e produttività
Per un team i cui membri tendono a lavorare a casa come in ufficio, “Slack ci consente di comunicare in modo semplice come se fossimo seduti uno accanto all’altro. Non ci sono limiti al modo in cui lavoriamo se abbiamo Slack e una connessione Internet a disposizione”, dichiara Garcia. Tenendo tutto all’interno dei canali, con dei registri ricercabili, e avviando gli incontri, il team ha tutti gli strumenti che servono per lavorare in modo efficace.
L’adozione iniziale di Slack da parte del reparto digitale di Salling Group, prima del Covid-19, ha semplificato il lockdown perché il team essenzialmente ha continuato a lavorare come faceva prima. “Il nostro team non poteva prendere un caffè insieme, ma poteva comunque collaborare”, sottolinea Garcia. “Dal punto di vista della produttività, non abbiamo risentito del lockdown: i team sono passati da una breve riunione di persona ogni mattina a un incontro, in cui un membro apriva una bacheca e gli altri usavano la funzione di disegno sullo schermo di qualcuno. Tutto procedeva come al solito.”
Estendere i vantaggi oltre il digitale
Dopo aver sperimentato tutto quello che Slack può fare, per Garcia e Moller Pedersen non vi è alcun dubbio che il team digitale di Salling Group continuerà a usarlo come strumento chiave per le comunicazioni e le collaborazioni, oltre che per utilizzare workflow, canvas e integrazioni. Ora l’obiettivo è estendere l’uso di Slack ad altre business unit.
“Utilizziamo già Slack in modo esteso e ne traiamo enormi vantaggi”, conclude Moller Pedersen. “Ma non deve essere un valore finito. Più un’organizzazione riesce a usare Slack, specialmente per le automazioni e le connessioni tra tutti i membri, maggiore è il valore che si ottiene. Questo è il nostro scenario ideale.”
