「コミュニケーションが苦手」なメンバーを巻き込むチーム作りとは？

あなたのチームに、コミュニケーションが苦手なメンバーはいませんか？「進捗報告ができていない」「問題発生時にすぐ相談してこない」「アイデアがあるのに積極的に共有しない」など、コミュニケーションの問題はどれもよく耳にする話。同時に、こうしたコミュニケーションの問題が原因で仕事が滞ったり、新たな機会が埋もれたりすることは、企業にとって大きな損失にもつながりかねません。

「コミュニケーションが苦手」は特別ではない

コミュニケーションに関するある調査では、会社員の回答者のうち 58% が「コミュニケーションが苦手」と回答。つまりコミュニケーションに苦手意識がある人は多数派で、そう感じることはまったく珍しくありません。また日本経団連の調査によると、企業が新卒採用の選考時に重視することの 1 位は 16 年連続で「コミュニケーション能力」。裏を返せば、それだけコミュニケーション能力を備えている人材が貴重だということです。こうした結果を踏まえると、企業はコミュニケーションに苦手意識を持つ人がいる前提で意思疎通しやすい環境作りをした方が良さそうです。

また当然のことですが、コミュニケーションは 1 人ではなく複数人でするもの。同じ人でも、やりとりする相手やコミュニティの文化によって対応は大きく変わるはずです。「コミュニケーションが苦手なのかな」と思っていた人も、実はチームでのコミュニケーションのあり方や職場文化に苦手意識を持っていることがその原因かもしれません。働きかけるべきなのはその人だけでなく、チームのコミュニケーションのあり方でもあるのです。

さらに、10 代、20 代を対象にしたある調査では「オンラインの方が自信を持って発言できる」という人が約 2 割いることがわかっています。彼らにとってオンラインの場では余計な緊張をせず、リラックスして必要なやりとりに集中できるようです。デジタルネイティブ世代が社会の中心になるにつれて、ビジネスにおいての理想的な、また標準的なコミュニケーションのあり方自体も今後変化していくと言えるでしょう。

こうした状況を踏まえ、今回はコミュニケーションが苦手な人を巻き込むためにチームで見直すべきこと、またコミュニケーションを促すアイデアを紹介します。

職場文化が偏っていないか見直す

人は環境によってコミュニケーションが苦手になることもあります。そして社風や職場文化は、その会社で働いてみるまでわからない部分が大きいもの。「コミュニケーションが苦手」だと思われている人でも、その人が職場文化に違和感を抱えていることがコミュニケーションがうまくいかない原因かもしれません。まず職場文化がメンバーにとってコミュニケーションしやすいものかを見直してみましょう。

全員にとって完璧な職場文化の実現は難しくても、防ぎたいのは偏った一部のメンバーを中心とした職場文化にチームの雰囲気がのまれてしまうことです。例えば、似たような背景の人を中心として盛り上がる雰囲気や、仕事とプライベートの境界なく付き合うことを当然とする職場文化など、一部の人のためだけの職場文化にならないようチームのまとめ方に配慮が必要です。コミュニケーションを促す前提として大切なのは、「フラットにコミュニケーションを取れる」とメンバーが安心できること。これを踏まえた上で、次に具体的なコミュニケーションのアイデアを見てみましょう。

オンラインでコミュニケーションのハードルを下げる

コミュニケーションが苦手な人も巻き込んだチーム作りで積極的に取り入れたいのが、オンラインでのコミュニケーションです。同じオフィスで働いていても「忙しいオーラが出ている」「打ち合わせで離席が続いている」といった理由で話すタイミングがなかなか見つからないのはよくあること。コミュニケーションが苦手な人に、そうした状況でも相手をなんとかつかまえて話をする、という行動を期待するのは現実的とは言えません。必要な報告や相談が難しい状況なら、アイデアを共有するのはもっとハードルが高く感じるはずでしょう。

チームでのコミュニケーション手段の中心としてオンラインツールを使えば、コミュニケーションに苦手意識があっても必要な時に随時、報告や相談をしやすくなります。報告や相談を受ける側にとっても、時間がある時に対応できた方がよいはずなので、双方にとってメリットがあるでしょう。さらに、プロジェクト管理ツールを活用すればステータスを変えておくだけで進捗報告のステップ自体を省くこともできます。つまりコミュニケーションを楽にすれば、業務効率化にもつながるのです。

負荷が低めの遊びあるコミュニケーションを取り入れる

コミュニケーションに苦手意識がある場合、オンラインツールをコミュニケーションの中心にしたとしても、すぐに自発的な発言が出てくるとはとは考えづらいでしょう。そのなかで、気軽な話題で遊びのあるやりとりを皆を巻き込む形で投げかけてみるのもおすすめです。

その一例が、テーマを決めたバトンリレーです。新しいアイデアを共有するのが得意ではない人でも、「おすすめ TED トーク」や「最近興味を持ったニュース」など「どのようなことに刺激を受け、興味を持っているか」という内容なら共有しやすいのではないでしょうか。また、もっと気楽でくだけたコミュニケーションには、絵文字を活用した絵しりとりなど文章以外の表現を取り入れてみるのも、個々の新たな一面が垣間みえておもしろいかもしれません。

こうした遊びがあるやりとりは、仕事に直結する話題とは別の場を設けて進めると良いでしょう。話が混乱せずにコミュニケーションが取れますし、また仕事とそれ以外の線引きも明確にすることができます。

コミュニケーションに苦手意識がある人には、苦手意識をもつ理由があるはずです。まずは、職場文化に居心地の悪さを感じさせる要因はないかを見直した上で、オンラインコミュニケーションを活用しながら、焦らず少しずつつながりを深めていきましょう。