Kokuyo Corporation, una empresa japonesa líder en la fabricación de artículos de papelería y muebles y equipamiento de oficina durante más de un siglo, recibió nuestro Premio al fomento de la productividad de Japón por implementar Slack y agilizar el funcionamiento de su proyecto Hundred Yen Project, que implicó a varias organizaciones, además de reducir a la mitad el tiempo para completar los proyectos.
En noviembre de 2021, esta empresa trazó un plan para modernizar sus procesos, explorar nuevas oportunidades de negocio y mejorar la experiencia de los clientes. La sección internacional de artículos de papelería de Kokuyo se remodeló, al igual que su proyecto Hundred Yen Project. Esta iniciativa está liderada por Kotaro Kiyota, experto de la unidad de Promoción Empresarial de la oficina con el mismo nombre.
Kiyota describe el proyecto Hundred Yen Project, lanzado en enero de 2020, como “un proyecto experimental que parece una start-up en una empresa con una larga historia y una cultura en la que la estructura formal es importante”. Habitualmente, entre la planificación y la venta, los proyectos nuevos se lanzaban en unos seis o doce meses, pero el proyecto Hundred Yen Project formaba parte de una iniciativa para “administrar el doble de rápido”. A los compradores se les propone un plan. Si lo aceptan, se comercializa enseguida. Si no lo aceptan, la empresa comienza a trabajar en el siguiente de inmediato. El departamento decidió implementar Slack por primera vez en la historia de la empresa y usar esta plataforma de productividad para comunicarse con socios de diferentes funciones en distintas zonas horarias, por ejemplo, de los departamentos de Ventas, Producción o Desarrollo.
El proyecto Hundred Yen Project puede tener más de 30 proyectos activos en diferentes fases. Antes, Kiyota administraba todas esas conversaciones por correo electrónico y en servicios de redes sociales, pero el proceso era incómodo e ineficaz, ya que la información estaba aislada y se perdía rápidamente. Por eso creó un canal de Slack principal y comenzó a crear un hilo para cada proyecto. Ahora puede administrar sin problemas cada proyecto, y las personas que recién se incorporan pueden ponerse al corriente fácilmente leyendo el historial del hilo correspondiente.
“Slack ayuda a las organizaciones verticales a superar obstáculos”.
Kokuyo también usa Slack como centro de conocimiento e información. Antes, solo el departamento de Ventas podía obtener y compartir información acerca de la competencia. Ahora, gracias a Slack, Kiyota les pide a todos los miembros del equipo —no solo a los de Ventas— que visiten una tienda al menos una vez al mes, tomen fotos y publiquen sus conclusiones en un canal de Slack dedicado. Así se diversifica la información sobre el terreno, y el equipo puede ver cosas que no vería de otro modo.
Gracias a estas prácticas recomendadas para usar Slack, Kokuyo redujo el tiempo de desarrollo a la mitad y logró unos resultados impresionantes: las ventas del proyecto Hundred Yen Project aumentaron un 138 % en comparación con el año anterior, un 388 % más que dos años antes. Además de estas cifras de crecimiento, Kiyota reconoce la capacidad de Slack para ayudar a todo el mundo: “Al conseguir que personas de diferentes funciones compartan su experiencia en proyectos de Slack que implican a varias organizaciones, hemos creado un entorno más innovador que nos permite aprovechar todo el potencial de cada participante”, afirma.
Aunque, al principio, Kokuyo no estaba dispuesta a hacer cambios, el equipo de Kiyota fue conociendo y dominando mejor Slack. Al reunirse en la plataforma, los equipos de diferentes funciones pudieron comunicarse de forma más relajada, conocerse mejor y brindarse consejos útiles. La eficiencia del funcionamiento y la productividad aumentaron, y todo el mundo mejoró sus habilidades. La directiva se fijó en estos esfuerzos, y el equipo recibió el premio Kokuyo Balance Award de la empresa.
“La palabra ágil se usa mucho últimamente, pero, para ser verdaderamente ágil, hay que comenzar agilizando la comunicación con herramientas como Slack”, explica Kiyota. “A las personas que tienen dudas, les recomiendo que prueben Slack hoy mismo”, agrega.
