La meilleure plateforme de visioconférence pour les équipes à distance et hybrides

Le travail à distance est synonyme de flexibilité, de praticité et d’autonomie. Mais que faire lorsque la collaboration asynchrone ne suffit pas ?

Même les équipes les plus favorables au travail à distance ont parfois besoin de se réunir en face à face, et un logiciel de visioconférence fiable est donc nécessaire. Sélectionner la meilleure plateforme de réunion en ligne pour votre entreprise n’est pas une mince affaire : ce choix influence les habitudes de votre équipe en matière de réunions, conditionne les relations professionnelles et peut soit favoriser, soit compromettre la productivité de votre entreprise. Il s’agit d’une décision extrêmement importante, et vous avez le choix entre des dizaines de plateformes (mais pas de stress !).

Si vous ne savez pas par où commencer, pas de panique : dans cet article, vous découvrirez différentes plateformes de vidéoconférence et comment elles peuvent s’intégrer à Slack pour améliorer la productivité de l’équipe.

Qu’est-ce que la visioconférence ?

Grâce à la visioconférence, vous pouvez organiser des réunions en ligne et en direct avec vos collègues, un atout indispensable pour les équipes à distance et hybrides.

Même si la communication asynchrone est au cœur du travail à distance, la collaboration en face à face ne disparaîtra pas. La visioconférence intègre les réunions dans l’espace virtuel afin de favoriser un travail flexible et indépendant du lieu de travail de chacun.

Les avantages de la visioconférence : la possibilité du présentiel avec la flexibilité du distanciel

La visioconférence est essentielle dans n’importe quel environnement de travail, et quelle que soit la culture d’entreprise. Les appels en ligne reproduisent les réunions en présentiel au sein d’un environnement de travail flexible. Les réunions vidéo peuvent faire intervenir des collaborateurs à distance, faciliter les téléconsultations médicales et développer la communication à un niveau international.

Pour chaque type de visioconférence : appel de groupe ou appel individuel

Il existe deux types principaux de visioconférences : l’appel individuel et l’appel de groupe. Voici la différence entre les deux :

Les appels vidéo individuels réunissent deux personnes et leur permettent d’échanger depuis des lieux différents. Si vous avez déjà eu rendez-vous avec votre médecin via téléconsultation, si vous avez participé à une réunion en visio avec votre supérieur hiérarchique ou si vous avez organisé une session entre un client et un membre du service d’assistance client, vous avez fait l’expérience d’un appel vidéo individuel.

Les visioconférences de groupe utilisent le même logiciel que les appels individuels, sauf qu’elles rassemblent plus de deux personnes et qu’un intervenant ou un présentateur attitré est souvent présent. Les participants peuvent se trouver chez eux, dans une salle de cours ou de conférence et partager une même caméra. Les réunions de bilan à l’échelle de l’entreprise, les conférences en ligne et les cours virtuels ne sont que quelques exemples de ce type de visioconférence.

Davantage de réunions inclusives, davantage de fatigue liée aux écrans

La visioconférence fait partie intégrante de tout système de collaboration à distance efficace, mais elle présente malgré tout divers inconvénients. Commençons par les avantages de la visioconférence :

• Une meilleure communication : les expressions du visage sont un plus lors des réunions virtuelles. Il est plus facile de communiquer clairement lorsque vous percevez le langage corporel de vos coéquipiers.
• Une portée internationale : grâce à la visioconférence, vous pouvez rencontrer des clients, des partenaires et d’autres parties prenantes aux quatre coins du monde, ce qui élargit la portée potentielle de votre entreprise.
• L’inclusivité : la visioconférence contribue à la mise en place de lieux de travail numériques inclusifs. Certains collègues peuvent avoir des difficultés à se rendre physiquement à une réunion à cause d’un handicap ou d’autres circonstances personnelles. La visioconférence rend les réunions plus adaptées et plus accessibles.

Néanmoins, les inconvénients de la vidéoconférence existent aussi, comme :

• La fatigue liée aux écrans et aux réunions : rester les yeux rivés sur un écran en visio toute la journée peut vous amener à vous demander si vous avez pris l’air ne serait-ce qu’une fois dans la journée, sans compter qu’une exposition prolongée aux écrans d’ordinateur peut entraîner une fatigue oculaire, des maux de tête et une fatigue spécifiquement liée aux visioconférences.
• Les difficultés techniques : les conférences en ligne sont dépendantes de la connexion internet et des plateformes logicielles, ce qui expose votre équipe à des problèmes techniques. Qui plus est, les utilisateurs doivent avoir une certaine maîtrise de la technologie pour participer à des réunions en ligne.
• Les déséquilibres d’idées : la visioconférence peut être un frein à l’expression de l’opinion de tous les participants. Lors d’une visio, vous n’aurez pas accès aux signes subtils de communication, tels que l’échange de regards. Et comme tout le monde est silencieux, à l’exception de la personne qui s’exprime, il peut être difficile ou gênant de faire entendre sa voix. Les collaborateurs les moins extravertis ou les moins à l’aise avec la technologie de visioconférence risquent donc de s'effacer davantage.

Comment choisir la meilleure plateforme de visioconférence pour votre équipe

Le choix du logiciel de visioconférence le mieux adapté à votre entreprise dépend de votre budget, de l’ensemble des outils existants au sein de votre entreprise, de la taille de votre équipe et de la liste des fonctionnalités souhaitées. Demandez-vous si les participants de la visio pourraient bénéficier :

• Des réactions émoji pour une communication plus dynamique
• Du partage d’écran pour les présentations en direct et les supports visuels
• D’un tableau blanc virtuel pour une collaboration en temps réel lors des réunions
• D’appels d’équipe pour des visioconférences simples et spontanées
• D’intégrations API, telles que l’API Slack Calls

Applications de visioconférence populaires

Voici quelques-unes des applications de visio les plus prisées par les entreprises de toutes formes et tailles. Elles s’intègrent toutes à Slack, ce qui signifie que vous pouvez créer, modifier et rejoindre des réunions depuis votre espace de travail Slack.

Zoom

La popularité du logiciel de visioconférence Zoom a explosé en 2020 et il est devenu depuis une référence. Zoom offre un chiffrement de bout en bout, des niveaux d’abonnements pour convenir à toutes les tailles d’entreprise, ainsi qu’une assistance pour ses versions mobile et ordinateur. Très répandu, Zoom est un choix judicieux pour les entreprises qui se réunissent régulièrement avec des clients et des partenaires externes.

Google Meet

Toute personne possédant un compte Google peut profiter de Google Meet pour organiser des visioconférences, un atout qui rend cette plateforme avantageuse pour les petites entreprises. La version gratuite du logiciel de visioconférence Meet prend en charge jusqu’à 100 participants par réunion. En cas de besoin, vous pouvez souscrire à l’un des forfaits payants Google Workspace, qui offrent un accès à des fonctionnalités supplémentaires, telles que des outils de tableau blanc et des intégrations de médias sociaux.

GoTo Meeting

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités de sécurité, GoTo Meeting est particulièrement adapté aux entreprises qui exigent des niveaux de sécurité plus poussés pour leurs réunions virtuelles. GoTo Meeting est un logiciel de visioconférence qui offre une connexion unique, des sessions chiffrées et la possibilité d’exclure certains participants pour que vos réunions se déroulent en toute sécurité.

Appels d’équipe Slack

Les appels d’équipe sont une fonctionnalité de visioconférence au sein de Slack qui vous permet d’avoir des conversations spontanées en face à face. Vous pouvez discuter, partager votre écran et réagir avec des émojis. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez utiliser le fil de discussion dédié à l’appel d’équipe pour assurer le suivi et partager des fichiers via l’application de visio

Découvrir comment Slack peut faire évoluer vos visioconférences

Inutile de jongler avec les invitations du calendrier, de courir après les liens de réunion et de faire des pieds et des mains pour lancer un appel vidéo de dernière minute. Si vous utilisez Slack comme plateforme de collaboration, vous pouvez facilement intégrer votre outil de visioconférence préféré et créer des commandes barre oblique, ou raccourcis clavier, à l’aide de l’API Slack Calls. Par exemple, les utilisateurs de Zoom qui le souhaitent peuvent lancer rapidement des réunions via la commande /zoom.

Associer l’outil de visioconférence de votre choix à l’espace où se déroule le travail (Slack) peut donner un coup de pouce de productivité supplémentaire à votre entreprise.