Askul Corporation, une entreprise de vente au détail basée à Tokyo, est en constante évolution pour satisfaire au mieux ses clients. Selon son directeur technique, Yosuke Uchiyama, une solide communication interne est indispensable pour fournir des produits haut de gamme aux entreprises.
À un moment, les emails ont montré leurs limites dans la course à l’innovation. Yosuke Uchiyama et Askul se sont alors tournés vers Slack pour développer la collaboration et accélérer la transformation numérique dans l’entreprise. Grâce à Slack, les équipes d’Askul ont pu :
- Demander, partager et accéder immédiatement à des informations ou des données essentielles
- Partager facilement des données et des documents
- Tester et corriger rapidement l’expérience utilisateur des logiciels, des applications et des intégrations
- Libérer du temps utile aux salariés
« La transformation numérique consiste à numériser les systèmes et limiter les pertes, mais cela implique aussi pour l’entreprise de passer au numérique. Je cherchais un outil qui puisse prendre répondre à ces deux aspects. »
Augmenter l’efficacité et la transparence en passant des e-mails à Slack
Askul Corporation détient Askul, un espace de vente pour les entreprises, et Lohaco, à destination des particuliers. Quand le département d’ingénierie d’Askul utilisait les e-mails pour sa communication, certaines informations importantes se perdaient dans les boîtes de réception. Cela provoquait des retards, avant même que les équipes ne puissent prendre en charge les problèmes. En outre, sélectionner les bons destinataires, rédiger l’objet des mails et les formules de politesse faisaient perdre encore plus de temps.
En passant des e-mails à la messagerie par canaux Slack en 2016, nous avons significativement accéléré la communication au sein du département d’ingénierie. Les collaborateurs ont ainsi récupéré du temps. Les équipes peuvent désormais utiliser des émojis entre collègues pour répondre à des demandes simples, ce qui supprime le côté fastidieux de devoir répondre à un mail. Depuis l’adoption de Slack, Askul a fait gagner près de 300 heures par mois à son équipe d’ingénierie de 50 salariés.
Fort de ce succès, Askul a commencé à déployer Slack dans ses autres services. En 2019, Aksul a lancé #pj_bigpromotion, un canal marketing à grande échelle. Dans ce canal, les collaborateurs trouvent des informations marketing pertinentes. Ils peuvent aussi rejoindre un projet en cours de route et consulter le planning pour se mettre à jour. Pour Yosuke Uchiyama, ce canal supprime les problématiques de type « je n’étais pas au courant » et permet de se concentrer sur la commercialisation, avec les mêmes informations pour tous.
Slack a également aidé l’équipe des ressources humaines à optimiser son processus de recrutement. Auparavant, elle sélectionnait les candidats par e-mails. Depuis le lancement de Slack, l’équipe des ressources humaines utilise le canal #team-eng-career-interview pour vérifier les documents.
Yosuke Uchiyama explique « [que] recruter des ingénieurs exige une grande réactivité. Nous avons d’abord accéléré la communication entre les deux parties. »
« Nos services affirment aujourd’hui qu’ils ne s’imaginent plus travailler sans Slack. La plateforme leur permet de partager plus rapidement les informations, ce qui leur laisse plus de temps pour être créatifs. »
Réduire le temps de réponse aux incidents et gagner 365 heures par an
Dans l’un des plus grands centres de distribution d’Askul, les salariés avaient l’habitude de vérifier chaque produit pour détecter les anomalies. Avec cette méthode chronophage, les délais entre la détection des incidents et leur résolution étaient longs.
Askul a mené un essai en créant un réseau d’outils de prédiction des anomalies répartis dans 20 endroits différents au sein du centre de distribution Askul Value Center Kansai. Quand une anomalie était détectée, l’outil de prédiction contactait la personne concernée via Slack. Avec ce système, il n’est plus nécessaire d’avoir des salariés sur site. Cela permet de gagner en efficacité et de réduire les délais de résolution. Cet essai a aussi révélé que l’automatisation de la détection des anomalies dans Slack faisait gagner 365 heures par an.
« Nous avons intégré un grand nombre de nos outils dans Slack pour optimiser les opérations. Cela nous laisse davantage de temps pour faire évoluer notre entreprise et la transformer à vitesse grand V. »
Partager des informations essentielles pour accélérer la prise de décision
À l’avenir, Askul espère pouvoir intégrer plus d’outils dans Slack pour répondre à des besoins spécifiques tels que les approbations et accélérer la prise de décision. Yosuke Uchiyama espère aussi lancer le déploiement de Slack au niveau de l’entreprise dès que possible. Il souhaite stimuler l’utilisation de l’outil entre les services et favoriser la circulation de l’information entre le management et le reste de l’entreprise. Yosuke Uchiyama est également impatient de voir les équipes utiliser la fonctionnalité de recherche dans Slack.
« Plus nous communiquerons dans Slack, plus nous disposerons d’informations à consulter et partager sur la plateforme » ajoute Yosuke Uchiyama. « Nous pensons qu’il y a une sorte de symbiose qui se crée quand un collaborateur qui recherche une information peut rapidement entrer en contact avec le collaborateur qui la lui fournit. »
Depuis l’adoption de Slack, les équipes d’Askul résolvent les problèmes plus rapidement. Elles ont aussi construit une politique plus solide et transparente du travail en équipe. En fournissant un espace pour tous, qui n’est pas réservé à certains postes ou certaines fonctions, Askul crée un environnement où chacun peut partager des informations, faire entendre sa voix et ses idées.
« Je veux favoriser la communication pour créer un environnement transparent » continue Yosuke Uchiyama. « Slack nous aide à avancer dans notre mission à vitesse grand V. »
