Das in Tokio ansässige Einzelhandelsunternehmen Askul Corporation entwickelt sich immer weiter, um seinen Kunden noch besseren Service zu bieten. Für Yosuke Uchiyama, Chief Technology Officer bei Askul, ist die Basis von Spitzenprodukten für moderne Unternehmen eine starke interne Kommunikation.
E-Mails konnten mit dem Tempo der Innovationen schlichtweg nicht mehr Schritt halten, deshalb haben sich Uchiyama und Askul an Slack gewandt, um die Zusammenarbeit und den digitalen Wandel im gesamten Unternehmen auszubauen. Mit Slack sind Projekt-Teams bei Askul in der Lage:
- entscheidende Informationen und Daten sofort anzufordern, zu teilen und abzurufen
- Daten und Dokumente einfach zu finden
- schnelle Iterationen und Benutzertests von Original-Software, Apps und Integrationen vorzunehmen
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr wertvolle Zeit zu verschaffen
„Digitale Transformation bedeutet, dass Systeme digitalisiert werden und Ineffizienz beseitigt wird. Dazu gehört aber auch, dass wir selbst komplett digital arbeiten. Ich hab nach einem Tool gesucht, das beide Elemente vereint.“
Durch den Wechsel von E-Mails zu Slack Effizienz und Transparenz zu steigern
Die Askul Corporation betreibt Askul, einen auf Unternehmen ausgerichteten Einzelhandelsbereich, und Lohaco, einen Einzelhandelsbereich der sich direkt an Verbraucherinnen und Verbraucher richtet. Als die Entwicklungsabteilung von Askul intern noch über E-Mails kommuniziert hat, sind wichtige Informationen oft in vollen Posteingängen hängen geblieben, was dazu geführt hat, dass Teammitglieder Probleme nur mit Verzögerung angehen konnten. Erschwert worden ist die Situation noch dadurch, dass man erst die richtigen Empfängerinnen und Empfänger, Titel und Grußformeln finden musste.
Der Wechsel von E-Mails zur Channel-basierten Nachrichtenübermittlung im Jahr 2016 hat die Kommunikation in der Entwicklungsabteilung erheblich beschleunigt und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wertvolle Zeit zurückgegeben. Auf einfache Anfragen können Teammitglieder seitdem mit Emojis antworten, was die „Antwortschwelle“ bei E-Mails, wie Uchiyama sie nennt, niedriger macht. Seit der Implementierung von Slack hat das aus 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bestehende Entwickler-Team bei Askul pro Monat fast 300 Arbeitsstunden gespart.
Nach den Erfolgen in dieser Abteilung hat Askul Slack auch in anderen Abteilungen eingeführt. 2019 hat Askul #pj_bigpromotion, einen groß angelegten Channel für Marketing gestartet. In diesem Channel finden Teammitglieder Marketing-bezogene Informationen und sie können bereits laufenden Marketing-Initiativen beitreten, bei denen sie mit einem Blick auf den Zeitverlauf sofort im Bilde sind. Uchiyama sagt, dass es durch den Channel „keine Situationen mehr gibt, in denen es heißt ‚Das wusste ich gar nicht‘, und der Fokus liegt darauf, dass alle im Marketing-Team dieselben Informationen haben.“
Slack trägt auch dazu bei, dass die Personalabteilung ihr Einstellungsverfahren optimiert. Vorher hatte die Vorauswahl über einen E-Mail-basierten Prozess stattgefunden. Seit der Einführung von Slack nutzt das Personal-Team den Channel #team-eng-career-interview, wenn das Projekt-Team für die Dokumentenprüfung benachrichtigt werden soll.
„Bei der Rekrutierung für die Entwicklungsabteilung ist Schnelligkeit besonders wichtig. Zuerst mussten wir die Kommunikation zwischen allen Beteiligten beschleunigen“, sagt Uchiyama.
„Aus den Abteilungen hören wir, dass sich niemand mehr vorstellen kann, ohne Slack zu arbeiten. Mit dem Tool lassen sich Informationen viel schneller teilen, sodass mehr Zeit für Kreativität geschaffen wird.“
Schnellere Reaktion auf Störfälle und 365 Stunden Zeiteinsparung pro Jahr
In einem der großen Distributionszentren von Askul haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Produkte vorher manuell auf Abweichungen untersucht. Diese Methode ist sehr zeitaufwendig gewesen und hat die Lösung von Problemfällen nach deren Aufdeckung verzögert.
Askul hat testweise ein Netzwerk von Geräten zur Fehlerprognose entwickelt, die an 20 unterschiedlichen Stellen im Askul Value Center im Distributionszentrum Kansai verteilt worden sind. Bei jedem aufgedeckten Fehler sollte das Prognosegerät die zuständige Partei über Slack kontaktieren. Durch dieses System mussten keine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr vor Ort sein, was die Effizienz erhöht und zeitnahe Reparaturen ermöglicht hat. Außerdem hat der Test ergeben, dass durch die automatische Fehlerzuweisung in Slack jährlich 365 Arbeitsstunden eingespart werden können.
„Wir haben Slack mit diversen unserer Tools verknüpft, um operative Prozesse zu optimieren. Dadurch haben wir mehr Zeit, um unser Geschäft mit maximaler Geschwindigkeit weiterzuentwicken und zu transformieren.“
Wichtige Informationen teilen und schnelle Entscheidungen fördern
Für die Zukunft hofft Askul, noch mehr Tools in Slack integrieren zu können, mit denen Anforderungen wie z. B. Genehmigungen für schnellere Entscheidungsfindungen vorangebracht werden. Darüber hinaus möchte Uchiyama Slack so schnell wie möglich im ganzen Unternehmen implementieren, damit die abteilungsübergreifende Nutzung gefördert und Informationen aus der Führungsebene leichter im gesamten Unternehmen bekannt gemacht werden. Außerdem setzt Uchiyama Hoffnungen in die Nutzung der Suchfunktion in Slack durch Projekt-Teams.
„Je mehr unserer Kommunikation in Slack stattfindet, desto mehr Informationen können wir sammeln und auf der Plattform teilen“, sagt Uchiyama. „Wir betrachten das als ‚chemische Reaktion‘, bei der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die etwas suchen, sich schnell mit denen vernetzen können, die die Informationen haben.“
Seitdem sie Slack nutzen, sind Projekt-Teams im gesamten Unternehmen schneller in der Lage gewesen, Probleme zu lösen, und sie konnten eine stärkere Unternehmenskultur aus transparentem Teamwork und transparenter Zusammenarbeit aufbauen. Askul möchte einen Ort zur Verfügung stellen, an dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedenkenlos kommunizieren können. Dazu soll eine Atmosphäre geschaffen werden, in der nicht nur bestimmte Personen und die Führungsebene, sondern alle einzelne Informationen und Ideen teilen können.
„Ich möchte gern die Kommunikation öffnen und so ein transparentes Umfeld schaffen“, sagt Uchiyama. „Slack hilft uns bei dieser Mission, und zwar in höchstem Tempo.“
