Témoignage client

La communication d'équipe en salle de rédaction

« Slack, c’est comme une réunion en continu. Vous vous arrêtez quand les sujets qui concernent directement votre travail apparaissent dans la discussion, et vous quittez la salle de réunion virtuelle quand vous en avez terminé. Libre à vous d’aller et venir selon vos besoins. Si quelqu’un a besoin de vous, il lui suffit de vous inviter à rejoindre la salle de réunion. »

Matthew TaylorRédacteur de contenus numériques, The Times (UK)

Résultats de l’utilisation de Slack :

« Slack, c’est comme une réunion en continu. Si quelqu’un a besoin de vous, il lui suffit de vous inviter à rejoindre la salle de réunion. »

Intégrations principales utilisées avec Slack :

  • Google Drive
  • Google Calendar
  • GitHub
  • Donut
  • Twitter
  • AppFollow

Le Times, quotidien le plus ancien de la Grande-Bretagne, est bien plus connu en tant que pilier de la presse écrite traditionnelle que pour ses innovations dans le domaine des médias numériques. C’est précisément cet à priori que l’équipe chargée du développement et de la stratégie numérique du Times et du Sunday Times essaie de changer. L’équipe est chargée de la conception et du développement d’outils open source qui doivent permettre à tous les intervenants du Times et du Sunday Times de produire un contenu journalistique numérique de niveau international.

Alors que des informations cruciales ressortaient des nombreuses réunions éditoriales quotidiennes, les conversations qui s’ensuivaient étaient de simples échanges de personne à personne par e-mail ou en face à face dans un bureau. Personne ne soupçonnait alors que ces conversations pouvaient être plus rapides, mieux partagées et surtout se produire en temps réel.

Dans l’équipe même des contenus numériques, la communication, qui consistait en une réunion debout de 30 minutes, au cours de laquelle les chefs d’équipe étaient débriefés sur l’évolution des processus en cours, laissait fortement à désirer. L’équipe se sentait elle-même peu productive et son mode de supervision laissait peu de place aux initiatives individuelles. Tout le monde avait besoin d’un système de communication qui aurait simplifié les échanges avec les chefs d’équipes et facilité les contacts entre les différents départements.

« Nos bureaux sont installés sur deux étages. Mais avec Slack, heureusement, tout le monde est réuni dans un même espace virtuel. »

Matthew TaylorRédacteur de contenus numériques

L’équipe de développement numérique utilisait déjà des outils de messagerie simples pour communiquer à l’intérieur de l’équipe, mais, espérant mettre la main sur un outil plus performant, un petit groupe de développeurs a décidé d’essayer Slack. La possibilité d’intégrer à Slack les outils qu’ils utilisaient au quotidien les a vite convaincus. Les commits de BitBucket, le suivi des bogues dans JIRA et le suivi des tâches dans Trello étaient directement acheminés sur des chaînes Slack spécialisées. Tous les membres de l’équipe avaient accès à ces mises à jour et pouvaient même y ajouter des commentaires. Avec des informations en accès libre, il suffisait aux directeurs d’équipe de parcourir les chaînes pour se tenir au courant des dernières activités. Plus besoin de déranger toute l’équipe et de la convoquer pour une réunion.

Petit à petit, de plus en plus d’équipes, de projets et de conversations ont migré dans l’environnement Slack. De nombreux groupes privés ont été convertis en chaînes, car les équipes ont rapidement compris que la transparence des processus et des discussions était en fin de compte un atout pour le travail à l’échelle individuelle et à l’échelle de l’entreprise. M. Taylor remarque que « 40 % des conversations ont actuellement lieu dans des chaînes publiques. Sans Slack, ces mêmes 40 %, n’auraient tout simplement pas été publics ». Les membres de l’équipe de rédaction qui se joignaient à l’équipe accédaient à la stratégie produits, à leur conception et à l’évolution en continu des processus dans Slack, et ils pouvaient y ajouter leurs commentaires et leurs recommandations.

La communication de l’équipe de développement numérique avait lieu exclusivement dans l’environnement Slack, et certains membres sélectionnés d’autres équipes utilisaient la nouvelle plateforme pour se tenir au courant de son activité et des priorités qui avait été fixées. Les e-mails internes ont rapidement disparu, remarque M. Taylor, et le nombre de réunions consacrées aux à l’état d’avancement des projets en cours a pratiquement été divisé par trois. Alors que les flux de communication de l’équipe de production de contenus numériques étaient centralisés dans Slack, l’équipe de rédaction n’a pu que constater le temps gagné lors de la recherche d’informations et elle a vite décidé de rejoindre la nouvelle plateforme. L’équipe des nouvelles nationales est aujourd’hui la dernière en date à avoir rejoint Slack.

« Slack est un pont entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Il est naturel de disposer d’un espace dans lequel vous pouvez contacter tous vos collègues et d’où vous pouvez suivre l’activité de toute votre entreprise. Vous n’êtes cependant pas tenus de discuter exclusivement et en permanence de sujets liés au travail. »

Matthew TaylorRédacteur de contenus numériques

Sans même parler des gains de productivité, l’équipe des contenus numériques trouve son travail plus agréable, car en marge des conversations liées au projets importants de l’entreprise, elle peut discuter de façon informelle du nouveau bébé d’un collègue, ou encore du meilleur endroit pour aller boire un verre après le bureau. Selon M. Taylor, « Slack nous a permis d’avoir des relations plus cordiales entre collègues. Et en même temps, nous disposons maintenant d’un outil grâce auquel notre productivité a augmenté de façon spectaculaire ».

En faisant migrer leurs conversations et leurs flux de travail dans l’environnement Slack, le Times et le Sunday Times ont démarré un processus qui permet à terme d’harmoniser les modes de communication et de combler les écarts de culture qui subsistent entre les différents départements. La réduction du volume des e-mails et du nombre de réunions dans l’organisation permet d’optimiser les processus et de faire des gains de productivité. L’équipe de développement numérique dispose enfin d’un environnement dans lequel elle peut librement créer sa propre culture.