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Collaboration

組織を越えたチームワークを!企業コラボを成功させる 3 つのポイント

準備時、開始時、開始後のポイントを押さえて組織間の連携をスムーズに

Author: Slack チーム一同January 18th, 2020

企業コラボの魅力は、他社と協力することによって自分たちだけでは実現できないアイデアを形にできること。企業が発想や技術を合わせることで、革新的な商品やサービスを生み出すことができます。また企業コラボで得られる幅広いリソースは、移ろいやすい顧客のニーズに対応し、またその一歩先を行く新たなニーズを生み出すという視点からも大きな魅力として映ります。

しかし、企業コラボを考えるときに頭をよぎるのが「そもそも違う会社同士なのに、うまくやり取りしながらチームとして仕事ができるだろうか?」という疑問です。異なる企業文化、異なる仕事の常識を持つメンバーで構成されるチーム。うまくチームワークを引き出すためには、さまざまな背景を持つメンバー同士がしっかりコミュニケーションできる必要があります。

そこで今回は、組織を越えて集まったメンバーがチームワークを発揮し、企業コラボを成功させるために押さえておきたい 3 つのポイントを段階別にご紹介します。

企業コラボ準備段階:コミュニケーション環境を整える

企業コラボの準備段階にまず整えておきたいのが、組織を越えたスムーズなコミュニケーションができる環境です。そもそもコミュニケーションスタイルは企業文化によって異なるもの。違いを想定しないまま連携を進めようとしても、うまくいかなくなるのは時間の問題かもしれません。あらかじめ企業間でルールを決めるなど、コミュニケーションの取り方についてすり合わせておいた方が良いでしょう。

そこで、まずおすすめしたいのがコミュニケーションのハブとして使うツールを 1 つ決めること。すべての会話だけでなくデータの共有もそのツール上で行い、やりとりの場を一元化しておきます。そうすれば、そのプロジェクトに関するすべての会話が集約されてすべてのメンバーが流れを把握しやすくなるほか、必要な情報を見つけやすくなるため、メンバー同士の認識のずれも起こりづらくなります。

ツールを選ぶ際のポイントは、トピック別にスレッドを立てられるものにすること。トピックごとに整理して話を進めることで、情報錯綜を防ぎ、議論の目的もいっそう明確になるからです。また内容の分類方法やスレッドの名づけ方も、整理しやすいように事前にルールを決めると良いでしょう。例えば「開発」のカテゴリーの中に「開発 – デザイン」「開発 – セキュリティ」といったサブカテゴリーを設けるのも一案。プロジェクト内容に合わせ、最適なカテゴリー分けを考えてみましょう。

こうしたルールに加え、コミュニケーションの方針を決めて浸透させるのも大切です。例えば「必要最低限の情報共有をする」というポリシーの組織から来たメンバーと、「どんな情報でも積極的に共有する」というポリシーの組織から来たメンバーが、それぞれのやり方を貫いていては当然ながらスムーズな情報共有は望めません。「このプロジェクトではすべて細かな情報も気軽に共有する」「気がかりなことがあれば必ず指摘する」など、事前に方針を決め、周知しておくと良いでしょう。

企業コラボ開始時: 連帯感が生まれるきっかけを作る

せっかく企業コラボするなら、企業の枠を越え連帯感を持って働くのが理想的。業務連絡もしやすくなりますし、何より「一緒に成功させたい」というモチベーションも上がります。でも、企業コラボではメンバーが異なるロケーションから作業をするケースが多いはず。直接会って 1 人ひとり親睦を深める、というのは現実的とは言えません。

そこで、企業コラボが始まる段階でおすすめしたいのが、最初に決めたコミュニケーションツール上で各メンバーの自己紹介を掲載すること。内容としては、 2 種類に分けてみると良いでしょう。 1 つ目は仕事関連の内容、 2 つ目はそれ以外の内容です。仕事関連の内容では、自身のプロジェクトでの担当分野、また社内での役割など、コラボ先の相手に各自の専門性を伝えることがポイント。また仕事以外のことでは、「最近挑戦したこと」「毎日でも飽きない食べもの」など、少しでも人柄が見えるようなお題がおすすめです。社内メンバーからの他己紹介なども面白いかもしれませんね。

さらなるアイスブレイクとしては、例えば各メンバーから 1 つずつオリジナル絵文字のアイデアを出してみること。個々人のカラーを反映した絵文字は、実務でもコミュニケーションツールとして役立てることができます。

企業コラボ開始後:目指す方向を揃える

いよいよプロジェクトが本格的に始まったら、メンバーが常に同じビジョンを共有し、同じ方向を目指すことが重要になってきます。しかし企業コラボでは、メンバーが別々の場所で作業することも当たり前で、足並みを揃えるのが難しく感じることも多いもの。さらにプロジェクトには変更や調整がつきものです。そうした変更や調整をタイムリーに共有し理解を一致させることが、企業コラボのもうひとつの難関、と言えるかもしれません。

そんな状況でも、常にメンバーの理解を一致させるには、情報をできるだけオープンにしておくことがおすすめです。メンバーが担当外の会話やデータにもアクセスできることで、全員が常に同じ最新情報を手に入れ、同じ前提で話ができるからです。メンバーの活動する場所や時間がバラバラでも、オンラインツール上でやりとりを行えば、いつでもどこでも進捗共有、進捗確認が可能です。

たとえ担当者に直接確認や質問をしたいときでも、オープンな場でコミュニケーションをしておけば、誰が担当なのかは一目瞭然。ツール上で確認を済ませることもできるでしょう。またメンバーが自分の担当外の進捗を知りたいときでも、情報がオープンになっていれば自分で進捗をチェックできます。さらに、それぞれが最新情報に基づいて効率的に動けるうえ、プロジェクトの全体像を常にリアルタイムで更新し続けることが可能に。加えて、万が一プロジェクトが間違った方向に進みそうな時でも、オープンな場でやりとりしていれば他のメンバーが気づいて軌道修正することもできます。

組織の垣根を越えて新しい価値を生み出そうとする企業コラボ。チームワークを十分に発揮し、企業コラボの実りをできるだけ大きいものにするためにも、コミュニケーションがスムーズに進むような準備や対策を各ステップで意識してみましょう。

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