팀과 투명하게 업무 일정을 공유하세요!

팀은 공통의 비즈니스 목표를 향해 달려갑니다. 그렇다고 해서 모든 팀원이 업무 시간에 똑같은 일을 수행하지는 않습니다. 직무, 직급, 업무 성향, 긴급도, 외부 일정, 프로젝트 등 다양한 요인이 개인의 업무 상황에 영향을 미치기 때문이죠. 그래서인지 유독 생산성이 높은 팀을 살펴보면 상호 간에 업무 일정을 성실히 공유하는 습관을 지닌 경우가 많습니다. 

팀원에게 일정을 공유해야 하는 이유 

 

개발자, 디자이너, 마케터, 인사 담당자 등 다양한 구성원이 함께 일하는 팀을 생각해봅시다. 만약 그들이 서로 업무 일정을 공유하지 않는다면 어떻게 될까요? 우선 의사결정 속도가 느려질 겁니다. 팀의 리더는 팀원들이 무슨 일을 하고 있는지, 어떤 일을 우선순위에 두고 업무에 임하는지, 같은 일을 중복하여 수행하는 팀원은 없는지, 균형 잡힌 업무 분배가 이뤄졌는지 등을 알 길이 없습니다. 이런 상황에서 리더는 반복적으로 조바심이 나고 불필요한 질문들을 계속할 수밖에 없습니다.

팀원들의 업무 효율성도 낮아집니다. 누가, 무슨 업무를 수행하고 있는지 확인하기 위해 소중한 업무 시간을 할애해야 하기 때문입니다. 심지어 업무 일정을 공유하지 않는 팀은 동료의 휴가 일정조차 모르는 일이 잦습니다. 동료가 자리를 비웠다는 소식을 입에서 입으로 전달받는 해프닝이 벌어지기도 합니다.

업무 일정을 공유하지 않는 문화는 원격 근무가 일상이 된 지금 더욱더 큰 문제로 이어집니다. 리더는 팀원의 업무 상황을 파악하고자 불필요한 화상 회의를 늘리고, 팀원들의 업무 흐름은 수시로 깨지죠. 결국 원격 근무 자체에 불만을 표출하는 팀원들도 생겨납니다.

업무 일정, 이렇게 공유해보세요

 

그렇다면 업무 일정은 어떻게 공유하는 것이 바람직할까요? 업무 일정 공유의 핵심은 투명성입니다. 여기서 투명성이란, 직무와 직급에 관계없이 팀원이라면 누구든 업무 일정을 확인하고 이해할 수 있어야 한다는 것을 말합니다. ‘보여 주기식’이라는 표현은 흔히 부정적으로 사용되지만, 성공적인 업무 일정 공유를 위해서는 어느 정도의 ‘보여 주기’가 필요합니다. 대신 ‘잘 보여 주는 것’이 중요하죠. 아래 업무 일정 공유의 원칙을 따라 팀의 생산성을 올려보세요. 

 

• 업무 일정 미리 공유하기

투명하게 업무 일정을 공유하는 문화를 만들어보세요. 앞으로 수행 예정인 업무부터 연락이 불가능한 외부 일정, 곧 있을 휴가 일정 등을 공유하는 겁니다. 핵심은 ‘미리’입니다. 어떤 일이 일어나기 직전에 일정을 공유하는 것은 아무 소용이 없습니다. 팀원들이 일정을 숙지하고 이에 대응할 수 있도록 충분한 여유를 두어야 합니다. 

효과적인 업무 일정 공유를 위해서는 팀 내에서 공통으로 사용할 언어를 정립하는 것이 좋습니다. ‘결산 보고서 작성’ 업무를 두고, 누군가는 ‘결산 보고’, 또 다른 누군가는 ‘보고서 작업’이라고 표현한다면 어떨까요? 사소한 차이지만, 누군가는 충분히 오해할 수 있는 부분이기도 하죠. 애매모호한 표현보다는 모든 직원이 이해할 수 있는 구체적이고 직접적인 표현을 사용해야 하는 이유입니다.

매일 아침 간단한 회의를 열어 일정을 공유하는 것도 한 방법이지만 이것 또한 누군가에게는 불필요한 회의가 될 수 있습니다. 원격 근무가 잦은 오늘날에는 Google 캘린더, Outlook 캘린더와 같이 언제 어디서든 일정을 확인할 수 있는 협업 툴을 사용하는 것이 좋습니다. Slack에서는 Google 캘린더, Outlook 캘린더를 비롯한 다양한 일정 관리 툴을 연동해 Slack을 떠나지 않고도 모든 팀원의 일정을 한눈에 살펴볼 수 있습니다. 

 

• 업무 진행 현황 공유하기

업무 일정 공유는 단순히 업무 계획을 보고하는 것에서 그치지 않습니다. 업무 진행 현황을 공유하는 것도 업무 일정 공유의 연장선이죠. 진행 현황을 보고할 때도 역시 구체적일수록 좋습니다. 하지만 보수적인 문화가 남아있는 한국에서는 업무 진행 현황을 세세하게 공유하는 문화를 낯설어할 수도 있습니다. 중요하지 않은 것처럼 보이는 업무 내용을 높은 직급의 팀원에게까지 공유하는 것에 의구심을 가질 수도 있죠. 그러나 팀원의 직급에 따라 정보를 달리 공유하는 것은 좋지 않습니다. 공유의 핵심은 ‘누구에게나 투명하게’라는 점을 잊지 마세요. 

이는 특히 동료가 휴가, 외부 일정 등으로 자리를 비울 때 빛을 발합니다. 팀원 모두가 해당 팀원이 어떤 업무를, 어느 정도까지 진행했는지 알고 있기에 조금만 내용을 살펴보는 것만으로도 빠르게 대응할 수 있죠. 따라서 업무 진행 현황을 공유할 때는 업무와 관련된 정보를 함께 공유하는 습관을 들이는 것도 좋습니다. 

Slack의 공개 채널에서는 메시지를 보내듯이 간편하게 업무 현황을 공유할 수 있습니다. 워크플로 빌더를 이용해 업무 진행 현황을 스레드로 편리하게 관리해보세요. 일상적인 프로세스를 자동화하는 워크플로 빌더는 진행 현황 보고 요청과 같이 매일 반복해서 진행되는 프로세스를 빠르게 수행할 수 있습니다. 

 

• 유연하게 업무 일정 조정하기

업무 일정은 결국 ‘이렇게 하겠다’라는 계획에 불과합니다. 늘 그렇듯이 계획대로 되지 않을 수도, 계획보다 빨리 마무리할 수도 있죠. 팀의 리더라면 팀원들이 일정에 따라 업무를 차질 없이 수행했는지를 확인하고, 그들의 업무 일정을 조정할 필요가 있습니다. 

리더는 이 과정을 통해 다른 사람에 비해 업무가 과중한 팀원은 없는지, 팀원 개인의 역량에 비해 업무 일정이 빠듯하지 않았는지 등을 검토할 수 있습니다. 이를 토대로 하는 리더의 세심한 피드백은 팀원들이 업무 일정을 더욱더 성실히 공유하는 동기가 됩니다. 

 

Slack과 함께 투명한 커뮤니케이션 문화를 만드세요 

사무실 근무 환경에서도 업무 일정 공유는 팀의 생산성을 좌우하는 요인이었습니다. 원격 근무 환경이 자리 잡은 지금은 더 말할 필요도 없습니다. 그러나 여전히 많은 팀이 업무 일정 공유에 어려움을 겪습니다. 그렇다면 지금이야말로 간편하게 업무 일정을 공유하는 협업 툴을 도입할 때입니다. Slack을 활용해 투명한 커뮤니케이션 문화를 만들고, 팀원들의 역량을 최대한으로 끌어올려 달라진 팀워크와 생산성을 직접 체험해보세요.