ビジネスに最適なファイル共有の方法とは?シーン別にポイントを解説
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ビジネスに最適なファイル共有の方法とは?シーン別にポイントを解説

ファイル共有は、今や多くのビジネスシーンで当たり前になってきています。ファイル共有の方法のほか、課題やシーン別に見る最適な方法の選び方について解説します。

Slack チーム一同作成2022年6月29日

今やほとんどの企業では、従来の「紙」のデータから、 PDF や表計算ファイル、ドキュメントファイルといった電子データでのやりとりが当たり前になりました。そうした時代の中で組織内の連携性向上や IT 戦略推進を図っていくためには、「ファイル共有」が欠かせないものとなっています。

そこで本記事では、ファイル共有が求められるビジネスシーンや、ファイル共有における課題、各シーンに応じた効果的なファイル共有方法などについて解説し、ビジネスを円滑に進めるためのヒントとなるものを紹介していきます。

ファイル共有とは手軽かつ安全にファイルを共有すること

ファイル共有とは、ネットワークを通じてチーム内や組織内のメンバーがファイルを閲覧したり、編集したりすることを意味します。特に、本社と支社など、事業拠点が離れている場合や、昨今のリモートワーク(テレワーク)の普及などで従業員同士がオフィスに集えない状況などでは、特にこうしたファイル共有が重要になります。

パソコンやスマートデバイスなどの普及により、今日のオフィスではこれらの情報端末を用いて仕事をすることが当たり前になっています。総務・経理などの間接部門はもちろん、開発や製造、営業をはじめとした直接部門でもパソコン・スマートフォン・タブレットが欠かせません。

組織内におけるデータのやりとりも旧来の紙の資料ではなく、ドキュメントファイルや表計算ファイルなどでのファイル共有が当たり前となっています。業務資料を作成するためのドキュメントファイル、データ管理をするための表計算ファイル、プレゼン資料を作成するための PowerPoint ファイル、 PDF ファイル、さらには、画像ファイルや動画ファイルなど、仕事を行う上では、実にさまざまな形式のファイルでデータのやりとりが行われています。

こうしたファイルは、社内だけではなく、社外ともやりとりする場面が多くあります。そこで重要となるのが、手軽かつ安全にファイルのやりとりを行う「ファイル共有」なのです。

どのようなファイル共有方法があるのか

ファイル共有には、具体的にどのような方法があるのでしょうか。もちろん、ファイル共有の方法はひとつだけではありません。比較的ポピュラーなメールによる方法はじめ、チャットツール、ウェブ会議ツール、クラウド経由などさまざまな方法があり、それぞれ特徴が異なります。

続いては、さまざまなファイル共有の方法から、特に代表的なものを7つピックアップし、それぞれの特徴について解説します。

メール添付によるファイル共有

メール添付によるファイル共有とは、メールにファイルを添付し、メールアドレスで指定した宛先に送信する方法です。

日頃使い慣れているパソコンのメールソフトやスマートフォンのメールアプリなどを用いて、共有したいファイルを添付し、特定の人もしくは「 CC 」や「 BCC 」で複数人に対してメール送信を行うことでファイル共有を行うことができます。

ただし、送信できるファイルサイズに制限がある、セキュリティ対策のために重要なファイルは暗号化などを施す必要があるなど、利用の際に注意すべき点もあります。

共有フォルダによるファイル共有

共有フォルダによるファイル共有は、社内ネットワークのサーバーや特定のパソコンに複数ユーザーがアクセス可能な「共有フォルダ」を作成し、そこにファイルを保存することでファイル共有を行う方法です。手軽に、そしてコストをかけずにファイル共有することができます。

しかし、クラウドではなくローカルネットワーク上でファイル共有を行うため、 OS が異なるパソコンが混在するネットワーク環境においては、少し特殊な設定を行わなければならない場合があります。

ビジネスチャットツールによるファイル共有

近年、多くの企業で導入されているビジネスチャットツールには、ファイル共有機能を搭載しているものも多く、こうした機能を使うことで手軽にファイル共有を行うことが可能です。

チャットツールの多くは、操作も直感的でわかりやすく、 IT に不慣れな人でも難しさを感じることなくさまざまなファイルをメンバーと共有することができます。また、スマートデバイス向けのアプリが用意されているビジネスチャットツールも多く、パソコン・スマートフォン・タブレット間でシームレスにファイル共有を行うことができるのも大きなポイントです。

チャットとファイル共有をひとつのツール上で行えるため、会話の流れの中で必要なファイルを手軽に送ることができる点もビジネスチャットツールならではのメリットでしょう。また、データ保護はもちろん、端末認証によるアクセスコントロールを行うため、セキュリティも高いといえます。

ウェブ会議ツールによるファイル共有

テレワークで欠かせない Zoom などのウェブ会議ツールの多くにも、ファイル共有機能が搭載されており、手軽にファイル共有を行うことができます。

ウェブ会議ツールは、ビジネスチャットツールと同様に、参加メンバーとの会話の流れの中でファイル共有できるので、共有したファイルを確認しながら、会話を進めていくこともできます。こうした特性は、会議や商談などの場で大きく生きてくることでしょう。

ただし、映像+音声でのコミュニケーションが前提となるため、一定レベル以上の通信環境や端末性能が求められます。

ファイル転送サービスによるファイル共有

インターネット上にはファイルの送受信を行ってくれるファイル転送サービスが豊富にあり、これらのサービスを利用することでファイル共有ができます。

特に、メール添付では不可能な大容量ファイルを送受信したい時に有効で、重要なファイルにはパスワードを施すことも可能です。

ただし、サーバーにファイルデータをアップロードした上で、相手にメール通知という形で通達を行い、ダウンロードしてもらうという手順は、手間や時間がかかります。また、ファイル転送サービスによっては、無料で使用できてもアップロードの速度やファイルサイズに制限がかけられている場合があります。

クラウドストレージ経由によるファイル共有

インターネット上に、データ保管用のストレージ(保管場所)を開設するクラウドストレージサービスを利用したファイル共有方法もあります。

クラウドストレージに共有したいファイルを保存し、そこにほかのメンバーがアクセスすることでファイルの共有が可能です。クラウドストレージには、費用やファイルを保存する容量など、条件によってさまざまなタイプがあり、用途やビジネスの規模に応じて最適なものを選ぶことができます。

USBメモリーなどの記録媒体によるファイル共有

共有したいファイルをUSBメモリーなどの記録媒体に保存し、直接、相手に手渡ししてファイルを共有する方法もあります。ですが、ネットワーク経由ではないため、遠隔地など離れた場所にいる相手とのファイル共有には向いていません。また、そうした外部記録媒体によるファイル共有にはウイルス感染のリスクがあるほか、その記録媒体自体を紛失してしまう可能性もあります。

企業によっては、USBメモリーや外付けHDD、CD、DVDといった外部記録媒体の利用を原則禁止としていることもあるので、使用には注意が必要です。

ビジネスシーン別・最適なファイル共有の方法とは?

ファイル共有の方法にはさまざまありますが、ビジネスにおいては、どのようなシーンでファイル共有が必要で、どのようなファイル共有方法が最適なのでしょうか。一口にビジネスといっても、その内訳はさまざまあります。オフィスワークの場合もあれば、営業などで外出する場面もあり、顧客との商談を前提としたやりとりなども考えられるでしょう。

ここでは、特にファイル共有が重要となるビジネスシーンにおいて、最適なファイル共有方法をシチュエーション別に解説します。

オフィスワークでのファイル共有

総務・経理などのバックオフィス業務や自社内での開発業務など、社内での業務がメインとなる場合は、先に挙げたすべてのファイル共有方法から、業務の性格に合ったものを選ぶことができます。

1 ~ 2 回程度のやりとりで済むものならばメール添付でもいいですし、社内ネットワークがある場合はフォルダ共有もいいでしょう。また、頻繁に部署内や部署間でコミュニケーションをとる必要がある場合は、ビジネスチャットツールがおすすめです。

また、離れた場所にある事業拠点間で連携して仕事を行う場合は、直接的に会話を行いながらファイルを共有できるウェブ会議ツールなども有効です。

外出先やテレワークでのファイル共有

営業などで外出先から社内のメンバーとファイル共有を行いたい場合は、スマートフォンと親和性の高いビジネスチャットツールがベストです。どのようなファイルでも、スマートフォンから簡単にファイル共有が行えます。

また、そのファイルに付随する特記事項なども添えることができるので、受け取る側にとってもわかりやすいというメリットがあります。

社外の顧客や外部パートナーとのファイル共有

社外の顧客や、外部のビジネスパートナーとのやりとりが多い場合も、ビジネスチャットツールがおすすめです。例えば Slack のようなビジネスチャットツールなら、直感的に操作しやすくわかりやすいので、「 IT が苦手」という人でもすぐに使いこなすことができ、高いセキュリティを持っていますので社外の人との重要ファイルのやりとりも安心して行うことができます。

共有したいファイルのサイズがそれほど大きくなければ、メールへのファイル添付という方法もいいでしょう。メールは、ビジネスパーソンなら誰もが慣れ親しんだ方法であり、簡単に使うことできるため、対外的なやりとりに向いた方法といえます。

ファイル共有を行う上でのポイント

ファイル共有を安全・快適に行うには、セキュリティ面はもちろん、レスポンス、わかりやすさなど、さまざまな要素を理解した上で、最適な方法を選ぶ必要があります。

続いては、ファイル共有を行う上で特に重要となる 5 つのポイントについて解説します。

セキュリティ

ビジネスにおけるファイル共有では、秘匿性の高い重要なデータをやりとりする場面もあることから、セキュリティは何にも増して重要な要素だといえます。

そのため、重要ファイルの共有に関してはパスワード保護を行ったり、セキュリティの高いツールを用いたりするのがいいでしょう。特に、ビジネスチャットツールとしても人気の Slack は、デフォルトで保存データと送信データを暗号化してくれるので、安全に重要データのやりとりを行うことができます。

レスポンス

ビジネスにおける IT の積極活用や、あらゆるデータのデジタル化により、今日のビジネスでは、以前とは比べようもないほどにスピードが求められるようになりました。

ファイルを共有して終わりではなく、そのファイルをもとに、チャットやウェブ会議などで議論を行い、新たな展開へとつなげていく。そんな IT 時代ならではのスピード感が求められる場面も少なくないでしょう。

ファイル共有においてもそうしたスピーディーなやりとりが行えるツールや方法を選ぶことが大切です。例えば、ビジネスチャットツールやウェブ会議ツールのようなコミュニケーションとファイル共有がいっしょに行えるツールなどは、レスポンスにおいて理想的だといえるでしょう。

使いやすさとわかりやすさ

社内外問わず、さまざまな人とファイルを共有する上では、使いやすさやわかりやすさも重要なポイントとなります。共有し合う人が増えれば増えるほど IT リテラシーの差が広がることとなり、 IT 関連のツールを使うのが得意な人もいる一方で、 IT は苦手、難しい操作はできないという人も出てくるでしょう。

そうした場合でも、直感的に操作ができるビジネスチャットツールなら、誰でも簡単に操作することができるので、 IT が苦手という人にとっても使いやすく、簡単にファイル共有できます。

検索性

ファイル共有をする際には、その方法を限定し、検索性を保つことも重要です。メール添付やビジネスチャットツール、クラウドストレージをはじめ、ファイル共有にはさまざまな方法がありますが、これらの方法を同時に用いてファイル共有を行うと検索性が低くなり、かえって混乱を招いてしまう可能性があります。業務の特性や用途、組織の規模に応じて最適な方法を選ぶ必要があるでしょう。

管理性

ファイルを共有することで、チームのメンバーたちが共有したファイルにそれぞれ、加筆・修正などを行うことも可能です。その場合は、「いつ、誰によってどのファイルが変更されたか」という履歴の管理が重要となります。

この履歴管理を怠れば、ファイルがいつ変更されたのかわからなくなり、「変更内容が反映されていない」「いつの間にか何日か前のファイルに“先祖返り”していた」といった事態を招く可能性が生じます。

こうした履歴管理に強いのが、 Slack です。例えば、ファイル共有やドキュメント管理を行うためのビジネス用アプリケーションである「 Box 」と組み合わせることで、共有されたファイルの履歴管理を行ってくれたり、全ファイルを暗号化してセキュリティを高めたりします。

さらに、Google ドキュメントのようなオンライン ドキュメントとも連携しています。これを用いることで、共有されたファイルの管理性は大きく向上することでしょう。

シーンに応じて最適なファイル共有の方法を選ぼう

IT 化、デジタル化が進む今日のビジネスの現場では、さまざまな場面でファイル共有を行う必要が発生します。そのような状況において、シーンに応じた最適なファイル共有方法を選ぶことがビジネスを加速させ、組織をさらなる発展へと導くことになります。

もし、自身が携わるビジネスにおいて、ファイル共有に何らかの課題を感じているのであれば、本記事を参考に、あらためてシーンに応じた最適なファイル共有方法について考えてみてはいかがでしょうか。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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