仕事の効率化を図れる10の手順とは?役立つツールも紹介
生産性

仕事の効率化を図れる10の手順とは?役立つツールも紹介

仕事の効率化は、個人でも企業でも求められる課題です。効率良く仕事をしている人の特徴をもとに、個人で実践できる仕事効率化の手順を、役立つツールと併せて紹介します。

Slack チーム一同作成2022年12月5日

今、企業からもビジネスパーソンからも、「仕事の効率化」は大きな関心を集める対象となっています。毎日の仕事の効率を上げられたら、作業がスムーズに進み、大きな成果も得られると考える人も多いのではないでしょうか。

ここでは、仕事の効率化を成し遂げるには何をすればいいのか、主にビジネスパーソンの立場から、実践できる 10 の手順と、それに役立つツールを併せて紹介します。

仕事の効率化が注目されている理由

そもそもなぜ今、仕事の効率化が必要とされているのでしょうか。まずは、その理由について見ていきましょう。

人材不足から一人ひとりの効率性が求められている

仕事の効率化が注目されているのは、少子高齢化の進行による労働人口の減少が、一番の理由でしょう。

労働人口を示す言葉として、生産年齢人口( 15 歳以上 65 歳未満の人口)があります。内閣府が公表している「人口減少と少子高齢化」によると、 2065 年にはこの生産年齢人口が約 4,500 万人となる見通しです。これは 2020 年時点と比べて、約 2,900 万人もの減少となります。

2065 年には 65 歳以上の高齢者の人口は全人口の約 4 割を占め、生産年齢人口は約 5 割に低下すると予測されています。 2020 年時点の高齢者人口の割合は約 3 割、生産年齢人口の割合は約 6 割です。

これだけ働く人の数・割合が減るとなれば、今後は今よりももっと少ない人手で多くの業務をこなす方向へとシフトせざるをえません。一人ひとりの仕事の効率性を向上させるのが喫緊の課題となっていることがわかります。

働き方改革によって時間の有効活用も重視されるように

働き方改革は、「少子高齢化による生産年齢人口減少」への対応に加え、「育児や介護と仕事との両立(働く人のニーズの多様化)」「長時間労働の慢性化」といった、多くの課題の解決を目指すために国が推進している取り組みです。

その一環として、 2019 年 4 月から順次施行されている働き方改革関連法(働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律)では、長時間労働を是正するための時間外労働の上限規制が強化されています。

これにより、企業は従来の働く環境の見直しを図り、業務効率化を実現するための具体的取り組みをする必要に迫られています。同時に、従業員に対しても、決められた労働時間内に効率的に仕事をこなしていく能力や工夫が求められているのです。

ツールの活用によって効率化が可能な時代が到来

仕事を効率化するための IT ツールも、多数登場しています。それらを組み合わせるなどしてうまく活用すれば、仕事の効率化を図ることができます。

オフィスワークにおいて、これまで手作業でやっていたことを自動化するツールなどがその代表です。効率化に役立つツールを導入すれば迅速に作業を進められ、人的ミスも減らすことができるでしょう。

また、今まで電話やメールを使っていた情報伝達を、ビジネスチャットなどの新しいコミュニケーションツールで行うといった変化も起きています。こうしたツールの利用によって、以前よりも手軽で、緊密なコミュニケーションができるようになり、複数人での情報共有も容易になるといった効果が得られます。これらのツールの活用が、仕事の効率化を後押ししているのです。

仕事を効率的にこなす人の特徴

次に、仕事を効率的にこなす人の特徴について見ていきましょう。自分自身や周囲の人にあてはめて考えてみてください。

また、仕事を効率的にこなすには何をすれば良いのか、具体的な対策やポイントについても併せてご紹介します。

作業が重複しないよう工夫ができる

仕事を効率的にこなす人は、複数の人が同じような作業をしないような工夫をしています。

例えば、毎週作成しているデータの一部が他部門で作っているデータとほぼ同じだったり、時間をかけてまとめた資料と似たような内容の資料を過去にほかの人が作っていたりというような事態は作業の重複です。

こうした事態を避けるために重要なのが情報共有です。部署やチームに関係なく、これまでに社内で作成したデータや資料を含むすべての情報共有を検索可能なプラットフォーム上で完結することで、欲しい情報があれば検索をして探し出すことができます。

また、オープンな場で、「こういう資料が欲しい」「この件に関する資料を作成する」などとコメントしておけば、同じような資料を作成している人と協力できたり、過去に作った資料で参考にできそうなものがあると教えてもらったりすることもできるでしょう。作業の重複を避けるだけではなく、その作業自体を効率良く進めることができます。

業務の全体像を常に客観的に把握している

業務の全体像を俯瞰するように見ている人は、仕事を効率的にこなすことができます。なぜなら、何をどのような配分で進めれば仕事がスムーズにはかどるかを計算できるからです。

自身の業務内容を客観視することで、全体から逆算して今やらなければならないことを判断できます。そのためには、スムーズに情報収集できる環境を整えることが必要です。

業務を進めるうえで、ほかの誰かから情報をもらわなければならない場面もあるでしょう。そのようなときに、「あの担当者なら知っているかも」や「このデータはあのフォルダにあると思うよ」など、情報源の正確性に欠けるようでは、業務を進めることが難しくなります。こうした状況を防ぐためにも、情報収集しやすい環境が重要なのです。

マルチタスクをせず、集中してタスクをこなす

一般的に、さまざまな作業を並行してやろうとする人より、集中してまずひとつのタスクを遂行する人のほうが、効率的に物事を進められます。

今、行うべきタスクを見つけて集中して片付けてしまい、終わればまた次に取りかかるというのが、このタイプの人のやり方です。マルチタスクが求められる職種もありますが、あれもこれも同時進行させるやり方は、ひとつのタスクを終了するのに時間がかかってしまい、結果がすぐに出ないため、むしろ非効率になりかねません。

しかし、時には、ほかのタスクを急ぎで頼まれてしまうこともあるでしょう。こうした事態を避けるためには、チームのメンバーがそれぞれ自身のスケジュールや業務の進捗状況を公開しておくこともひとつの方法です。ほかのメンバーの仕事の状況がわかれば、急ぎのタスクを依頼したいときに、時間的に余裕のあるメンバーに依頼することができます。

ほかにも、オンラインで「作業に集中している」と自分の状況を公開したり、ほかからの通知で気が散らされたりしないように通知をオフにしておくなど、集中しやすい環境を作り出すことも作業効率を上げる助けとなります。

業務内容によってメリハリがつけられる

業務には集中力が必要なものと、ルーチンでできるものがあります。メリハリのつけ方がうまい人ほど、やるべきことをまず集中してやり終えて、あとは余力を残しながら作業をこなしているものです。

残念ながら人間の脳は、長時間集中力を継続できるようにはできていません。人が何かに集中できる時間は、大人の場合で 90 分といわれています。しかし、これは 90 分継続して集中しているのではなく、 深く集中できるのは 15 分程度で、この波を繰り返して 90 分程度といわれています。

だからこそ、重要で緊急の仕事に、集中力を発揮できる時間を費やすほうが合理的なのです。

各種ツールへの対応力が高い

効率化につながるツールをうまく使いこなせる人ほど仕事が早く、正確です。各種ツールの機能や操作を覚えるのが早い、ツールの効果的な使い方を知っている、自分の仕事に合わせてカスタマイズができるといった人は、それらの方法を駆使して効率的に仕事を進められるからです。

また、各種ビジネスツールを上手に活用することで、毎日のルーティンワークを省略することも可能になります。例えば、チーム内で日々の業務の進捗や情報共有を常にオープンにしておくことで、逐一、作業の進捗報告をする必要がなくなります。チームごとの定例会議や社内の報告資料といったような報告業務も、簡潔に済ませることができるようになるでしょう。

さらに、情報共有をオープンにすることで、プロジェクト全体の進捗を可視化できます。プロジェクトマネージャーなど、スケジュールを管理する立場にいる人は、進捗状況によって素早い対応が可能となるため、作業効率だけではなく、生産性の向上も期待できます。

仕事を効率化する 10 の手順

具体的に仕事を効率化するためには、どのような方法が有効なのでしょうか。続いては、仕事を効率化するための 10 の手順をご紹介します。

1. 目的を明確にする

まず効率化したい業務や作業の目的を明確化します。何のためにその仕事をするのか、何が達成できればゴールなのかをハッキリさせておくプロセスです。

2. 必要なタスクを洗い出す

次に、目的を達成するために必要なタスクを洗い出します。タスクはなるべく細分化して、具体的にリストアップするのがおすすめです。

例えば、「顧客管理・顧客対応」という業務を任された場合、業務内容は顧客管理・顧客分析・問い合わせ対応・クレーム処理・営業との連携といったものに分けられるでしょう。さらにそこから、「顧客からの問い合わせに対して情報を提供し、反応とタイミングを見計らってアプローチをかける」といった、自分自身が行うべきフローを組み立てて、タスクとしてリスト化していくのです。

3. 優先順位を決める

複数のタスクを洗い出したら、どのタスクを優先して行うのかを決めます。前述したように、マルチタスクで複数のことを同時並行的に行うよりは、状況が許す限り、優先順位の高いものから集中して片付けていくほうが効率性はアップします。

優先順位を決める作業は、実は後回しにできるタスクを決めることでもあります。それがわかっていれば、後からでもできることをついしてしまって、先にやるべきことが時間切れになるのを防げます。

4. スケジュールに組み込む

洗い出して優先順位をつけたタスクのフローを、いつまでにどのように進行させていくのかをスケジューリングします。

特に何かを制作する、文書にまとめて提出するといった、期限のある作業に携わる場合は、納期とアウトプットのイメージを描きつつ、そこに至るプロセスを明確にしておく必要があります。ゴールを意識しながら段階的に作業に取り組むことで、着実にタスクをこなすことが可能です。

5. ツールの活用方法を考える

タスクをこなすためにツールを使う場合は、どのツールをどのように活用するのかも決めておきます。すでに社内にツールが導入されていれば、それをどのように活用すれば最も効率的に作業が進むのかを考えます。

経営者的視点に立つなら、自社の業務効率化に結びつく新たなツールの導入を検討するケースもあるでしょう。

6. 目標設定をする

納期とは別に、具体的な数値目標も設定します。目標は目的に近づくための指標となるものです。例えば営業活動なら、商談数や新規リード獲得数、有望見込み客転換率などの目標数値( KPI )を定める方法が考えられます。

7. 必要に応じてコミュニケーションをとる

タスクを順調にこなしていくには、チームのメンバーとの連携も必要です。そのためのコミュニケーションも欠かさないようにします。上司に対し報連相を行う必要もあるでしょう。

ただし、こうしたコミュニケーションや情報共有のために、手間や時間をかけるのは本末転倒です。ここでもツールを利用して、効率的に情報をやりとりすることが重要です。

8. 進捗管理をする

業務を進めながら、その進捗も管理します。進捗管理のコツは、何がどこまで進んでいるのかを可視化しておくことです。管理表やタスク管理ツールを利用すれば、タスクの抜け漏れを防ぎつつ、必要な作業を進めやすくなります。チームで動いている場合は、ほかのメンバーの進捗状況もわかるようにします。

9. 問題点を特定して柔軟に調整する

最初に綿密な計画を立てたとしても、すべてがそのとおりに順調に進むとは限りません。何らかの問題が生じたときに柔軟に対応できるかも、効率化のポイントとなります。早めに問題点を特定して対処する意識と能力が求められます。

10. 振り返りをして PDCA を回す

一連の業務を終えたら、その業務を振り返って改善点をピックアップし、次回に活かします。こうした PDCA のサイクルを回すことで、より効率性の高い仕事のやり方が身についていくでしょう。

仕事の効率化に役立つツール

仕事の効率化に役立つツールについても整理しておきましょう。業務内容によっても異なりますが、多くの企業で下記のようなツールが仕事の効率化のために活用されています。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、テキストチャットによるコミュニケーションや情報共有をするためのツールです。

例えば、プロジェクトごとにチャンネルを作れば、チャンネル内でメンバー同士の報告や連絡のほか、疑問点や問題点の提出、進捗状況の把握、スケジュールの確認などができます。わかりやすく、記録に残る情報のやりとりができるため、仕事の効率化に役立ちます。

ワークフローツール

ワークフローツールは、複数のステップで構成されるプロセスを自動的化するツールです。社内の申請と承認をシステム化するのによく使われています。また、さまざまなタスクの着実な遂行にも役立てることが可能です。

ワークフローツールを使うと、事前に設定した手順でタスクが進むため、タスクフローをアナログで管理するよりも、はるかに効率良くステップを踏んでゴールにたどり着くことができます。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、タスクを可視化して一覧し、進捗確認ができるツールです。チームでの情報共有機能、通知機能なども備えています。

ほかにも、 ToDo 管理ツール、スケジュール管理ツール、プロジェクト管理ツール、進捗管理ツールなど、機能が異なる管理ツールがあります。

RPA

RPA (ロボティックプロセスオートメーション)とは、人間がパソコンを操作して行っている定型的な作業を、画面操作記録に従って再現することで自動化するツールです。

RPA を使えば、データの入力作業、データの収集と分析結果の出力作業などを、ほぼ完全に自動化できます。あるいは、電話がかかってきた顧客の情報を、システムを参照して取り出し、オペレーターに提示するといったことも実現可能です。近年では AI 機能と連携して、さらに複雑なことを自動化するシステムも登場しています。

CRM ・ SFA

CRM (カスタマーリレーションシップマネージメント)は、顧客情報を管理するツールです。顧客属性や行動履歴を分析し、顧客一人ひとりにとって適切なタイミングで、適切な情報を提供するといった機能を持ち、主にマーケティング施策を効率化します。

一方、 SFA (セールスフォースオートメーション)は、営業活動の自動化や支援をするツールです。商談などの案件の進捗、受注管理、営業活動のデータベース化などの機能を持ち、主に営業に関わる業務を効率化します。

MA

MA (マーケティングオートメーション)とは、企業のマーケティング活動を効率化するツールです。マーケティングには、見込み顧客の発掘・育成・管理など、煩雑な作業が多数あります。 MA ツールは、そうしたマーケティングに関連する活動を支援してくれます。

MA ツールを駆使して獲得した顧客情報を自社の営業担当と連携することで、より効率的に受注につなげることが可能です。

個人の仕事の効率化が、企業の仕事の効率化につながる

仕事の効率化には、企業として取り組む部分と、従業員が個人として取り組む部分があります。今回は、主に個人が仕事の効率化を実践するコツを紹介しましたが、企業もまた効率化のための環境を整えていくことが必要です。その中の大きなひとつの要素が情報共有です。適切な情報共有環境を利用し、従業員一人ひとりが工夫をしていくことで、企業全体の仕事が効率化されるというのが理想的でしょう。

コミュニケーションツールとして親しまれている Slack も、仕事の効率化に役立ちます。 Slack は、トピックごとにチャンネルを作り、情報やメンバーを 1 ヵ所にまとめることで、仕事の効率を劇的に向上させることが可能です。また、チャット機能に加えて、タスク管理やワークフローの機能を備えているのも特徴といえます。仕事の効率向上のためのツールとして、 Slack をぜひご活用ください。

よくある質問

まず効率化したい業務や作業の目的を明確化します。何のためにその仕事をするのか、何が達成できればゴールなのかをハッキリさせておくプロセスです。次に、目的を達成するために必要なタスクを洗い出し、タスクの優先度を決め、スケジュールに組み込みます。そして具体的な数値目標を設定します。業務を進めながら進捗管理をしたり、問題が発生したら柔軟に調整したりすることも大切です。業務を終えたら、振り返りをしてPDCAを回しましょう。タスクをこなすために必要なツールを活用したり、必要に応じてメンバーと連携を取ったりすることも重要な手順のひとつです。
仕事を効率化できるツールには、テキストチャットによるコミュニケーションや情報共有ができるビジネスチャットツールやコミュニケーションツールのほか、業務プロセスを自動化できるワークフローツール、タスクを可視化して進捗確認ができるタスク管理ツールのほか、データの収集と分析結果の出力作業などを自動化できるRPA、顧客情報を管理できるCRM、営業活動を自動化するSFAなど、業務内容によってさまざまなものがあります。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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