複数の仕事を効率的にこなすには、タスク管理をいかに上手に行うかが大切です。タスク管理は業務の優先度を可視化し、管理することを意味し、チームで業務に取り組む際に作業をスムーズに進めるカギとなります。
ここでは、タスク管理が求められる理由や具体的な進め方のほか、実務に役立つタスク管理の方法について解説します。
タスク管理とは、業務の優先順位をつけてスケジュールを守ること
タスク管理とは、仕事を進めるために必要な課題を洗い出し、優先順位や期限を考えて管理することです。タスクとは一般的に、業務や仕事を細かく分解した「期限までに行うべき小さな単位の作業」を指します。
仕事をする時、「今行うべき作業」を考えて順番に片付けていくというのは、誰もが普段から行っていることです。タスク管理はそれを意識的に見える化し、効率化する方法といえます。
なお、業務上管理すべきタスクには、個人で行う「個人タスク」と、チームで行う「チームタスク」の2 種類があります。それぞれどのようなものか、詳しく見ていきましょう。
個人タスク
一人ひとりが与えられた仕事をこなしていく際に行うのが、個人によるタスク管理です。自身が行うべき課題を洗い出し、優先順位に従って作業の順番を決め、期限内に作業が終わるようタスクの処理を進めていきます。
手順や手続きが決まったルーティンワークの場合、行うべきタスクもすでに明確化されている場合がほとんどです。しかし、新しい仕事や柔軟な対応を求められる業務の場合、みずからタスク管理をする必要があります。
例えば、営業担当者であれば、顧客との商談や打ち合わせ、提案書や見積書の作成、メールのやりとり、社内会議への参加、日報作成といった複数のタスクを常に抱えています。そこで、タスク管理を行えば、それぞれの作業にかかる時間や優先順位が見えるため、業務を効率良く処理していくことができるようになります。
チームタスク
プロジェクトをスムーズに進行するためにチームで行う作業を管理するのが、チームタスク管理です。
全体のスケジュールと進捗状況を見据えて、各メンバーの役割分担、作業の割り振り、共同作業も含めた大小さまざまなタスクを管理していきます。チームタスク管理は、主にプロジェクト管理の一環として行われます。
タスク管理と To Do 管理の違いは？
タスク管理とよく似たものに、 To Do 管理があります。タスク管理とTo Do 管理には、具体的にどのような違いがあるのでしょうか。
To Do とは、「いつか行うべきこと」「まだやり終えてないこと」を意味する言葉です。タスクも To Do も、仕事で発生する「行うべき作業」を指すのは同じです。ビジネスシーンで用いられる場合は、タスクは期限が設定されている作業を、 To Do は期限が設定されていないものの行うべき作業と定義される場合が多いようです。
To Do 管理は、期限の有無や優先順位に関係なく、行うべきことをリストアップして管理しておくと意識するといいかもしれません。
タスク管理の具体的なメリット
タスク管理は、業務効率向上に対してどのようなメリットがあるのでしょうか。タスク管理で得られるメリットを、具体的に見ていきましょう。
作業内容と流れをしっかり把握できる
人間が一度に覚えられることは、それほど多くありません。また、集中力もそう長くは続きません。行うべきことが多い人ほど、そのことを実感しているはずです。
作業の内容と順番、期限を洗い出して整理すれば、今行うべきことや次に行うべきことがわかりやすく、効率的に作業を進めることができます。
進捗状況を可視化できる
タスクを洗い出し、処理する順番をあらかじめ決めておけば、その日の仕事が予定通り進行できているかどうかを確認しやすくなるのもメリットのひとつです。
進捗状況を把握しつつタスクをこなしていけば、「今日はこれだけ仕事をやりきった」という達成感が得られるのも大きなポイント。予定通り複数のタスクを処理できたという実感を持てると、自信やモチベーションアップにつながります。
作業の抜け・漏れを防げる
タスク管理や To Do 管理をしっかりと行うと、作業の抜け・漏れを防ぐことができます。最初の洗い出しの時点でタスクを管理できていれば、業務で優先度や重要度が高いタスクが突発的に差し込まれた場合でも、次に行うべきことが明確になり、抜け・漏れ防止につながるのです。
業務を平準化し、業務量の偏りをなくす
チームタスク管理は、プロジェクトの進捗状況把握のほか、メンバーの役割分担・作業配分の確認や見直しに役立ちます。
例えば、経理部などの出納を管理する部署は、月末や月初めに仕事が集中することがあります。このような業務量が集中している状態を改善することは、業務効率向上や生産性アップにおいても重要です。タスク管理は、業務負荷や業務量の偏りを可視化する意味でも有効だといえます。
チームワークの向上に役立つ
メンバー間でタスクを共有すれば、それぞれの担当作業や業務負荷を互いに把握でき、遅延している作業を早期発見できるというメリットもあります。また、メンバー間での助け合いやフォローアップ体制が構築できれば、チームワーク向上やプロジェクトをスムーズに進める環境づくりにつながります。
業務効率向上につながるタスク管理の方法とは？
タスク管理は、具体的にどのように行っていけばいいのでしょうか。ここでは、個人タスクを管理する方法について、順を追って見ていきましょう。
1. すべてのタスクを洗い出してリスト化する
まず、現在抱えている仕事のタスクをすべて洗い出してリスト化します。「行うべきこと」を頭の中だけで捉えるのではなく、実際に書き出して目視できるように整理することが大切です。
2. タスクを細分化する
次に、洗い出したタスクを細分化し、具体的に行うべきことを明確にしましょう。ざっくりとした作業内容をタスクとして一括りにすると、作業をする段階になって何を行うのか、どういう順番で処理するのかを考えなければならず、タスク管理による効率化が発揮されません。
細分化しすぎてもタスク数が増えていくばかりですが、少なくともタスクリストを見れば行うべきことがひと目でわかり、すぐに作業に取りかかれるよう落とし込むことが大切です。そうすれば、一番効率的な作業順序を考えやすくなります。
3. 作業の重要度・緊急度を振り分け、タスクに優先順位をつける
洗い出したタスクに優先順位をつける際は、重要度の高低を縦軸に、緊急度の高低を横軸に示した「 4 象限マトリクス」を使うと便利です。
4 象限の右上にあたる A は、重要かつ緊急な、まず手をつけるべき最も優先順位の高いタスクです。右下の C も、なるべく早めに片付けるべきタスクであるといえます。左上の B は必ずやらなくてはならないけれど翌日などに持ち越しても OK なタスク。左下の D は、時間のある時にやれば良い（ほかに優先度の高いものがあれば今すぐにはやらなくても良い）タスクに該当します。
4. タスクの作業時間や工数を算出し、スケジュールを組む
一般的に、タスクは優先順位の高い順に処理していきます。その際、それぞれのタスクに必要な作業時間や工数を見積もってスケジュールに組み込みましょう。
重要かつ緊急度の高いタスク（上図の A に分類される作業）が多すぎて期限内に終わる見込みがない場合は、キャパシティをオーバーしている可能性があります。期限を延ばすか、期限内に作業を完了させたいなら、ほかのメンバーに協力を依頼するといった調整が必要ということも可視化されます。
5. 想定外の新しいタスクに対応する
タスク管理でよく問題になるのが、急に舞い込んでくる想定外のタスクへの対応です。
仕事はすべてが計画通りにはいかないもの。トラブルが発生することもあれば、突発的に別の仕事が降ってきて、対応の優先順位を変更せざるをえない場合もあります。
舞い込んできた突発的なタスクが重要かつ緊急度の高い作業で、もし 30 分程度の短時間で終わる見込みがつく作業なら、率先して片付けてしまうのがいいでしょう。 30 分以上時間を要すると判断した場合は、ほかのタスクとの優先度や全体のスケジュールを鑑み、タスクリストのどこに追加するかを検討しましょう。
Slack でタスク管理をする方法
ビジネスチャットツールとしても人気の Slack は、ちょっとした工夫でタスク管理に使える便利な機能があることをご存じでしょうか。続いては、 Slack のタスク管理に使える便利な機能をご紹介します。
ポスト作成する機能でタスクリストを作る
Slack には、「ポストを作成する」という機能があります。ポストは書式付きの文書を作成できる機能で、メモや議事録などに活用することもできます。これを、タスクリスト作成に利用します。
ポストを作成するには、 Slack のパソコン用のデスクトップアプリを使います。メッセージフィールド左下の「 ＋ 」アイコンをクリックして、ショートカットメニューから「ポストを作成する」をクリックしてください。
開いたウインドーの「タイトルを追加」部分にタイトルを入力し、その下の「ここにテキストを入力します…」部分にタスクリストを入力していきます。
入力したテキストを選択すると、上に書式を選ぶメニューが現れます。ここで「チェックリスト」を選びます。表示されたチェックボックスにチェックを入れれば、自動的にその項目に罫線が引かれます。
作成したタスクリストは右上の「共有」をクリックして、ほかのメンバーと共有することができます。
詳しい操作方法は、下記のページで確認できます。
リマインダーを設定する
Slack の「リマインダー」機能もタスク管理に利用可能です。
メッセージフィールドに「 /remind 」と打ち込むことで、「リマインダーを作成する」というメッセージフィールドが開きます。「いつ」「時間」「説明」の項目を入力して、リマインダーを設定しましょう。
リマインダーは自分宛だけではなく、ほかのメンバー、チャンネル宛にも設定できます。タスクを忘れずに処理する必要がある時に、リマインダー機能を利用するといいでしょう。
詳しい操作方法は、下記のページで確認できます。
外部連携タスク管理ツール・アプリを使う
Slack には、外部ツールやアプリと連携する機能が用意されています。下記のようなタスク管理ツールを Slack 上から起動して、チームタスク管理などに役立てることもできます。
実務を効率的に進めるには、タスク管理が必要不可欠
行うべきことを可視化して把握しやすくし、抜け・漏れなどのミス防止やチームマネジメントにも役立つタスク管理。個人タスクやチームタスク管理のコツがわかれば、今以上に仕事を効率化することができるはずです。
Slack は、タスク管理に役立つ機能を備えています。また、各種タスク管理ツールと連携することも可能です。ご自身のスタイルに合った便利なタスク管理ツールを見つけてご活用ください。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。