チャットとメールの違いとは?使い分けのポイントも併せて解説
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チャットとメールの違いとは?使い分けのポイントも併せて解説

日常的に使っているメールやチャットは、その特徴が異なるため、シーンに合わせて適切な方法を選ぶことが大切です。この 2 つの違いと使い分けのポイントを解説します。

Slack チーム一同作成2022年7月27日

普段ビジネスで当たり前のようにメールが使われていますが、近年ではチャットを活用する企業も増えてきています。チャットやメールは、それぞれの特徴を踏まえて、正しい使い方をすることでビジネスにおける強力な武器となるでしょう。

この記事では、チャットとメールの違いをテーマに、それぞれの特徴や使い分けのポイント、双方のいいとこ取りをできるビジネスツールについて解説します。

チャットとメールの主な違い

ビジネスやプライベート含め、私たちは日常的にチャットやメールを使っています。この両者の違いや特徴を正しく理解することは、チャットやメールの効果的な活用とビジネスの効率化へとつながっていきます。では、その違いはどこにあるのでしょうか。まずは、チャットとメールの主な違いを 5 つ挙げて解説します。

リアルタイム性の違い

チャットとメールの違いとして、まずはリアルタイム性の違いが挙げられます。

チャットは送りたいメッセージを瞬時に相手に届けることができますし、相手からのメッセージもすぐに受け取ることができます。チャットはこのリアルタイム性があるからこそ、会話を成立させることができるといえます。さらに、多くのチャットツールは、相手が在席しているのか、外出などで不在にしているのかといった、ログインの状態がひと目でわかるようになっていることもポイントです。

対してメールは、メールサービスの種類やメールサーバーの性能、メールソフトの設定によっては、相手が確認するまで時間を要する場合もあります。

コミュニケーション内容の違い

メールには「 CC 」や「 BCC 」といった複数の宛先を指定して一斉送信する機能があります。この機能は、数百人、時には数万人という大量の宛先に対してメール送信を行いたい場合によく使われており、メールというコミュニケーションにおける大きな特徴のひとつとなっています。例を挙げれば、メーカーの製品発表に関連したプロモーション資料やメルマガなどを多数のユーザーに送信したい場合などに有効です。

一方で、チャットは、リアルタイムなコミュニケーションに主眼が置かれているため、数百人という単位でのやりとりには向いていません。リアルな会議でも、多くても20人程度、通常は15人未満で行う場合がほとんどでしょう。メールは一方的な通達になってしまいがちなのに対し、チャットツールは双方向のコミュニケーションが可能です。さらに、ビジネスに特化したチャットツールはファイルの共有機能を備えていますので、会話の流れの中で相手に確認してもらいたい大容量の資料を共有するといった、メールにはできないようなコミュニケーションが行えます。

対応スピードの違い

チャットは会話形式のコミュニケーションですので、例えば、重要事項などの共有を受けた際、絵文字などを使えば、自分が確認したことを瞬間的に相手に伝えることが可能です。

対してメールは、送信した重要な情報に対しての受信に時間がかかる場合があるうえ、返信メッセージを書く手間がかかります。

利用するツールの違い

チャットとメールの大きな違いのひとつがツールです。

多くの場合、チャットはアカウントや ID を作成し、そのアカウントに向けてメッセージを送りますが、お互いに同じチャットツールに登録されている必要があります。

対して、メールはメールアドレスを利用します。メールアドレスさえ正しければ、お互いに利用しているメールソフトが異なっていてもメッセージを送ることが可能です。

チャットとメールを使い分けるポイント

チャットとメールにはいくつか違いがあり、ビジネスシーンによって上手に使い分けていく必要があります。ビジネスの現場では、さまざまな場面でパソコンやスマートフォンなどの情報端末を用いたコミュニケーションが行われています。チャットとメールを上手に使い分けることで、ビジネスの効率はより高まっていくのです。

続いては、ビジネスの現場で想定されるさまざまなシーンでの、チャットとメールの使い分けについて解説します。

返信のスピードを重視するならチャット

仕事の中では、返信のスピードを重視したい場面も多々あります。

例えば、プロジェクトチームのメンバーから意見を募りたい時や、クライアントに対して確認を行いたい時など、すぐに返信が欲しい場合、チャットならばリアルタイムに相手からの反応を確認できるので、スピードを損なうことなくビジネスを進めることができます。

簡単な確認事項や報告ならチャット

チームで仕事をしている場合、ちょっとしたことをメンバーに通達したり、確認を求めたりしたい場面があります。

例えば、「明後日は●●さんの誕生日です」といった部署内のライトな事柄の通達や、「明日のクライアント訪問の待ち合わせ場所って1Fエントランスでいいんだよね?」といったちょっとした確認を求めたい時のコミュニケーションはチャットが向いています。内容によっては、わざわざ返信せずともスタンプを使って「確認した」というリアクションで、スムーズなコミュニケーションが可能となり、時間の節約や業務効率化につながります。

複数人が確認・共有すべき内容ならチャット

プロジェクトや所属部署などにおいて、複数人で情報の確認・共有を行いたい場合もチャットが最適です。

チャットメンバー全員に情報の一斉送信を行えることはもちろん、返信メッセージや絵文字によるリアクションで、誰がその内容を把握しているのかを把握しやすいというメリットがあります。

メールにも CC や BCC といった機能で一斉送信を行うことができますが、「メッセージを受け取った場合のアクションの返しやすさ」「相手の反応の確認のしやすさ」という点では、チャットのほうが優れているといいえるでしょう。

また、メールの場合は、メールアドレスのグループを作らない限り、 CC 欄や BCC欄に、いちいちメールアドレスを記載しなければなりません。しかし、チャットなら、その手間は必要ありません。例えば Slack なら、「 @here 」と入れるだけでグループメンバーの全員宛にメッセージを送ることが可能です。

さらに、重要なメッセージはピン止めしておくことで、必要なメッセージを見つけやすくすることができます。期限のある社内手続きに関するお知らせをピン止めしておけば、グループメンバーがリマインドしやすくなるでしょう。

やりとりの記録を残すならメール

メッセージのやりとりの記録を残したい場合は、メールのほうが向いています。

例えば、クライアントとの商談プロセスや重要書類のやりとりの経緯、プロジェクトメンバーに対する通達とその返信などを記録として残し、後からそれらを確認して参考にするような場合は、メールのほうがおすすめです。

チャットも、会話のやりとりを記録として残すことは可能ですが、送信後もメッセージを編集したり、メッセージ自体を削除したりすることができます。対して、メールは、原則として送信したメールを削除したり編集したりすることができません。そのため、やりとりの記録を残したい場合はメールが適しているといえるでしょう。

長文を送るならメール

重要な資料や通達事項など、長文のメッセージを送りたい場合もあることでしょう。そうした場合はメールが向いています。

メールはその名が示すように、手紙のような感覚で文章を書いて送ることができるので、長い文章を送る場合に向いています。チャットでも長い文章を送ることはできます。しかし、チャットは、会話を重視したツールのため、読みやすさを考慮するとメールのほうがふさわしいといえます。

チャットとメールの違いを踏まえたおすすめのコミュニケーションツール

チャットもメールもコミュニケーションツールですが、その特徴は異なります。社内外のコミュニケーション効率をアップさせたい場合は、メールだけではなく、ビジネスチャットツールの導入を検討するといいでしょう。近年では、ビジネスで使うことを想定したチャットツールも多くあります。

ビジネスチャットツールなら、 DM (ダイレクトメッセージ)、音声チャット、ウェブ会議など、多彩なコミュニケーション機能が可能になります。さらに、データの共有機能、タスク管理ツールをはじめ、ビジネスに必須の機能を合わせ持っており、ビジネスの新たなプラットフォームとなるコミュニケーションツールです。

続いては、ビジネスチャットツールとして人気のある、 Slack についてご紹介します。

Slack ならメールとチャットのいいとこ取りが可能

Slack のチャット機能は、あらゆる業務と会話をチャンネルごとに整理することができるので、メールソフトよりもわかりやすく効率的なメッセージ管理を行うことができます。

メールソフトの「受信トレイ」は、デフォルトのままだと、あらゆるメールがフラットに管理され、特定のメールを探すのに手間や時間がかかります。そのため、クライアントごとや仕事ごとに整理するにはフィルタ設定を行い、メールの振り分けを行う必要があります。しかし、 Slack の場合は最初からプロジェクトや部署に分けてグループ(チャンネル)を設定するので、特定のメッセージをすぐに見つけることができます。

また、 Slack はビジネスのプラットフォームとして設計されているため、さまざまな外部サービスと連携することも可能です。例えば、 Gmail と連携させることで、 Slack 上でメールを一元管理するというような使い方もできます。 Slack は、メールの長所も取り入れることができるチャットツールといえるでしょう。

気軽なコミュニケーションから重要な情報のやりとりまで対応

Slack は、特定の相手とやりとりを行うダイレクトメッセージのほか、プロジェクトや部署ごとにグループチャットを作ることができます。さらに、グループごとに参加可能なメンバーの認証を行うため、重要なデータのやりとりも安全に行うことが可能です。

その一方で、仲間と休日に遊びにいったり、ランチの予定などを話し合ったりするようなコミュニケーションも気軽にできます。メッセンジャーアプリと同じような感覚で、絵文字やスタンプを送り合うことで、メンバー同士の親密度も上がり、チームワークの向上も期待できるでしょう。

セキュリティが求められるコミュニケーションも安全

Slack は、ビジネスでの使用を想定したコラボレーションツールとして開発されています。そのため、高度なセキュリティ機能を備えており、重要なメッセージや機密性の高いファイルのやりとりも安心して行えます。

必要なメンバーと承認済みデバイスのみしか Slack 上の社内情報にアクセスできないような ID ・デバイス管理を行っているほか、保存データと送信データはデフォルトで暗号化されます。こうした高度なセキュリティは、企業経営における意思決定の場面や、新製品開発にあたっての情報交換など、特に重要な場面での情報のやりとりにおいて大きな武器になるでしょう。

チャットとメールを上手に使い分けて業務効率をあげよう

チャットとメールは、いずれもコミュニケーションツールですが、それぞれの特徴を踏まえて、ビジネスシーンに合わせて使い分けることで業務の効率を上げていくことができるでしょう。

Slack なら、高いセキュリティと、さまざまな外部サービスとの連携で、ビジネスに必要なコミュニケーションをスムーズにとることができます。使い勝手の良いビジネスツールの導入を検討している場合は、ぜひ Slack をご活用ください。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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