コラボレーションツールとは?便利な機能やメリットを紹介
コラボレーション

コラボレーションツールとは?便利な機能やメリットを紹介

コラボレーションツールは、ファイル共有やプロジェクトの進捗管理、チャット機能などを持っています。ビジネスの生産性向上に役立つ機能や、導入メリットを解説します。

Slack チーム一同作成2022年5月25日

市場環境の変化に伴う働き方改革や業務効率化の対策として、コラボレーションツールが注目を集めています。多様な働き方を実現する上で、組織における共同作業をより良くすることは重要なことです。

ここでは、共同作業を円滑にするコラボレーションツールの役割について解説し、その導入のメリットと組織改革のヒントについて解説します。

コラボレーションツールが注目される背景

「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」や「育児や介護との両立などといった、働き手のニーズの多様化」など、働き方を取り巻く環境は大きく変化しつつあります。この状況を踏まえ、政府も「働き方改革」を推進し、現在、多くの企業が改革に向けて取り組み始めています。

リモートワーク(テレワーク)やフレックスタイム制度、時短勤務制度などの導入はもちろん、就業機会の拡大のために環境を整備し、働き手が多様な働き方を選択できるようにする。このイノベーションを促進するための技術を、積極的に採用する動きが活発化しています。

このような背景から、柔軟かつ効率的なコミュニケーションを実現するテクノロジーとして、コラボレーションツールの導入に注目が集まっているのです。

コラボレーションツールが求められる理由

コラボレーションツールは、簡単にいえば「組織・チーム内のコミュニケーションや情報共有を楽にするツール」のことです。続いては、コラボレーションツールが求められる理由をいくつかご紹介しましょう。

組織内におけるコミュニケーションの重要性の高まり

日本では、労働者を取り巻く環境が目まぐるしく変化しています。新しい働き方をより良いものにするには、業務の無駄をなくして効率化させ、誰もが働きやすい環境を構築することが重要です。

そして、業務効率向上には、円滑なコミュニケーションの仕組みが必要不可欠です。この仕組みを支えるものとして、コラボレーションツールの活用が注目を集めています。

働き方改革による業務効率化の必要性の高まり

政府主導で推進されている働き方改革を実現するには、これまでの「オフィスに全社員が集まって仕事をする」というワークスタイルとは違った環境を想定した、より良いコミュニケーション方法が必要です。

コラボレーションツールは、多様な働き方を実現する新たな手段としてクローズアップされています。

チームの共同作業を円滑にするコラボレーションツールの機能

Slack や Zoom などのコラボレーションツールには、社内の共同作業(コラボレーション)を円滑にする、便利な機能が搭載されています。代表的な 3 つの機能を詳しく紹介しましょう。

チャット機能

Slack などのコラボレーションツールには、チーム内でのコミュニケーションに使う「グループチャット」、グループチャット内で特定の相手に話しかける「メンション」、 1 対 1 でのコミュニケーションに特化した「ダイレクトメッセージ」といった機能があります。

一方、 Zoom のようなビデオ会議ツールでは、複数人でのビデオ会議はもちろん、カメラオフによる音声通話機能、会議中のチャット機能、会議の録画機能など、ウェブ会議に関する多彩な機能があり、異なる拠点間でもリアル会議に近いダイレクトな意見交換が可能です。

ファイル共有機能

ファイル共有機能も、コラボレーションツールの代表的な機能のひとつです。 Slack などのコミュニケーションツール、 Zoom に代表されるビデオ会議ツールともに、ファイルの共有機能が搭載されています。会議中に資料を画面共有したり、参加メンバーに資料を送信したりできることから、会議や業務連絡をよりスムーズにする機能だといえるでしょう。

また、コラボレーションツールはビジネス目的の利用を想定しており、高度なプライバシー保護やセキュリティが担保されているため、機密文書などのビジネス資料を共有する際も安心です。

管理機能

コラボレーションツールの中には、外部のプロジェクト管理ツールやタスク管理ツールと連携する機能があります。

例えば Slack では、 Trello のような無料のタスク管理ツールや、 Asana のようなプロジェクト管理ツールと組み合わせて、業務フローを一元化できます。このように、外部のサービスと連携して使うと、組織内の共同作業の効率を上げることができるのです。

コラボレーションツールのメリット

コラボレーションツールの導入は、情報共有スピードの向上や業務の効率化といった点でも有益です。ここでは、コラボレーションツールを導入するメリットについて、具体的に見ていきましょう。

コミュニケーションの促進

コラボレーションツールなら、プロジェクト内容や状況に応じて、ビデオ会議、チャット、メッセージなどから適切な方法を選択できるため、コミュニケーションが活性化します。メールと比べると、用件のみのクイックなやりとりが可能です。

また、スレッドを用いて議題を管理すれば、過去のやりとりを探しやすくなるというメリットも。スムーズな意見交換や情報共有、検索性などが、メールとの差別化のポイントだといえます。

管理性の向上

コラボレーションツールには、プロジェクト管理機能やタスク管理機能のほか、外部のプロジェクト管理ツールとの連携機能を持ったものもあります。これらのコラボレーションツールを導入することで、別々のツールで管理していた業務を集約してチェックできるため、業務全体の管理性向上が期待できます。

特に、複数のメンバーが集まって業務にあたるプロジェクトの場合、プロジェクトにまつわるさまざまなタスク管理を一元化してくれるツールは、強力な味方となるでしょう。

業務の効率化と無駄の削減

コラボレーションツールの導入でチームの共同作業の効率が向上すれば、製品やサービスの品質の向上が期待できます。

また、コラボレーションツールの活用は、メールや電話といった旧来型のコミュニケーションの良さを継承しつつ、よりスピーディーなコミュニケーションを可能にするため、時間的な無駄を減らす効果が期待できます。

場所を問わない働き方の実現

IoT の進展で登場したコラボレーションツールは、リモートワークやフレックスタイム制度など、多様な働き方を実現するうえで大きな役割を果たしています。このことからも、コラボレーションツールは、現代の働き方を具現化するための、“時代が求める道具”だといえるでしょう。

ボーダレスな組織づくりに、コラボレーションツールの導入を

組織内で作業を行ううえでの連携性を高め、多様化する働き方をサポートするコラボレーションツールは、今後、より重要性が高まっていくことが予想されます。

チーム連携や生産性などに課題を感じているのであれば、コラボレーションツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

この記事はお役に立ちましたか?

0/600

助かります!

ご意見ありがとうございました!

了解です!

ご意見ありがとうございました!

うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

読み進める

生産性

チャットとメールの違いとは?使い分けのポイントも併せて解説

日常的に使っているメールやチャットは、その特徴が異なるため、シーンに合わせて適切な方法を選ぶことが大切です。この 2 つの違いと使い分けのポイントを解説します。

生産性

コミュニケーションコストが高いとどうなる?その理由と解決法を解説

コミュニケーションコストは、情報伝達や意思疎通に要する時間・労力を表す言葉です。コミュニケーションコストが高くなる原因や解決するための方法を紹介します。

生産性

情報収集でビジネスに差をつけるコツとは?情報活用のプロセスも解説

情報収集は以前よりもずっと簡単ですが、目的に合致した有用な情報を得ることは難しくなっています。情報を活用するための 4 つのプロセスや、情報収集の 7 つのコツを紹介します。

コラボレーション

リマインドとは?活用するシチュエーションや方法、ポイントを解説

リマインドは会議の予定や作業の期日などを相手に知らせて、再確認したいときに役立ちます。リマインドするときに押さえておくべきポイントなどについて解説します。