新しい働き方を実現する「新しい仕事の進め方」の秘訣 3

新しい働き方と聞くと、「テレワーク」「フレックス」、また「さまざまな雇用形態」などが思い浮かぶのではないでしょうか。時間や場所に縛られず、自分の状況やライフスタイルに合わせて働けることは大きな魅力です。また企業にとっては、多様な人材を活用するために検討が欠かせない部分であるとも言えます。

時間や場所の制約の少ない新しい働き方を取り入れるためには、まず「新しい仕事の進め方」を考えるのがおすすめです。なぜなら、従来の働き方には「時間や場所の制約」を前提としたプロセスが存在していたはずだからです。そのプロセスを変えなければ、いくら新しい働き方を形の上で取り入れても、問題が起こり「ほらやっぱり無理だ」といったことになりかねません。

今回ご紹介する 3 つの「新しい仕事の進め方」のアイデアは、新しい働き方の実現を大きく支えるものです。しかしそれだけでなく、ビジネスそのものを活性化できる可能性を持つアイデアでもあります。事例を交えてご紹介していきましょう。

1. 会議をベースにプロジェクトを始めない

会議には、何かと手間がかかります。場所の確保、日程調整、出席者確認といった準備に加え、事前の議題確認とその周知、さらには議事録の共有も欠かせません。新しい働き方を考えた時に立ちはだかる壁の 1 つとも言えます。しかし、会議の目的さえ達成できれば、その形にこだわる必要はないはずです。まず「会議ありき」で考えるのではなく、「やりたいこと」から考え、その方法として集まる必要があるのかどうかを考えましょう。

そんな新しい仕事の進め方に成功している企業の例がメルカリです。同社ではオンラインでの何気ない会話からプロジェクトが立ち上がることがよくあるとのこと。オープンなツールを使うことで、発言や提案がカジュアルに目に止まり、良いアイデアがあれば会議や特別な承認プロセスなくプロジェクトがスタート。そうした軽さがビジネスの推進力を助けているそうです。また定例会議もチャットツール上で行い、参加メンバーは自分に関係があるところで発言。合理的かつ生産的な働き方が実現しています。

また、ハフポスト日本版編集部でもチャットを活用することで会議が減ったそうです。従来のメディア編集部では企画会議で記事案を話し合うのが一般的でしたが、同社編集部では、日々の出来事や感じたことをツールを使い日常的にシェア。そこから企画が生まれ、チャット上で練り込まれながら記事の公開に至るそうです。従来の企画会議の内容がすべてオンラインで完結すると、メディアとしてスピーディな情報発信が可能に。そして、そうした新しい仕事の進め方によって、メンバーは移動時などのスキマ時間を活用できたり、忙しい時でも自宅から対応したりするなど、新しい働き方を実現しています。

2. マネージャーとメンバーの役割を見直す

従来のマネージャーとメンバーの関係は、マネージャーがメンバーに情報を提供して意思決定を行う役割で、メンバーは任された業務を行う役割、というのが一般的でした。しかしこうした指示系統に縛られていると、ことあるごとにマネージャーに確認や承認をとる必要があるため「できるだけ同じ時に、同じ場所で作業していた方が安心」と思ってしまうかもしれません。

そこで見直したいのが、マネージャーとメンバーの役割です。旧来の役割にとらわれず、メンバーが自分で判断して動くことを前提に考えてみましょう。そうすることで、チームから物理的に離れた場所で働いていても、また時間がずれていても、問題なく仕事が進められるからです。そのようにメンバーが自律的に動くために必要なのが、十分な情報共有。判断材料となる情報をメンバーが持つことで、その都度自分で判断し、適切に動けるようになるのです。

実際にインフォバーングループでは、プラットフォーム上でコミュニケーションや情報共有をオープン化することで、メンバーが積極的に発言、提案することが増えたそうです。それによりマネージャーの役割は「新しいことを生み出すための環境を整えること」へと変化。こうした役割の見直しは、時間や場所の制約を減らす助けにもなりますが、さらにビジネスや組織の活性化という大きなメリットにもつながっていると言えます。

3. リモート前提でコミュニケーションの決まりを作る

メンバーが色々なロケーションから時間的にも柔軟に働くことを考えたとき、「なんだか大変そう」と思ってしまう理由の 1 つとして、コミュニケーションや情報共有の方法が整理されていないことが考えられます。

整理されていないコミュニケーションの例を挙げれば、「同じ相手と複数のトピックでメールのやりとりをしている」「時にはメールの後に電話がくる」「資料共有は添付ファイルの時もあれば、オンラインドキュメントの時もある」など、いくつも浮かびます。これでは何が最新情報なのか、どこにどの情報があるのかがわからなくなってしまいます。これは同じオフィスで働いていてもありがちなことですが、同じ場所にいれば「とりあえずわからなかったら聞きに行こう」という最終手段が身近に感じられることで、なんとなく安心できる部分はあるかもしれません（でもコミュニケーションが整理されていないと、聞きに行ってもわからない場合もあるかもしれません…怖いことです！）。

そこでおすすめなのが、リモートで働くことを前提に、社内でのコミュニケーションの決まりを作ること。例えば社内コミュニケーションのツールを決めて、連絡はそこに一本化し、資料の共有もそのツール上で行うなどの決まりを作ったら、それを徹底するのです。実際にこうしたコミュニケーションの決まりを導入した Sansan では「社内メールの禁止」を宣言。社内 SNS を導入し、メール確認に奪われる時間をなくして、より効率的な情報共有を進めています。コミュニケーション方法に対する理解が統一されていれば、進捗確認から業務報告まで、もれなく共有できます。またオープンなツールを使えば、メンバー同士で進捗を把握し合うこともできますし、最新の情報が何かもわかりやすくなります。

こうした新しい仕事の進め方は、時間や場所の制約の少ない新しい働き方を叶えるだけではありません。より有機的にビジネスを進め、一人ひとりの自律性を促し、コミュニケーションをスムーズにするという意味でも、仕事のあり方を進化させることができるでしょう。